Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite ein dynamisches Büro und sorge für reibungslose Abläufe.
- Unternehmen: Zukunftsorientiertes Unternehmen mit flachen Hierarchien.
- Vorteile: Attraktive Anstellungsbedingungen und moderne Arbeitsmittel.
- Weitere Informationen: Kollegiales Umfeld mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse aktiv mit und entwickle dich in einer Schlüsselposition weiter.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Administration.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben
- Verantwortung für einen reibungslosen und professionellen Büroalltag sowie Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe
- Unterstützung der Geschäftsleitung in organisatorischen und administrativen Belangen
- Führung und Weiterentwicklung eines kleinen Administrationsteams
- Organisation und Koordination von Meetings, Terminen sowie internen Projekten
- Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen
- Unterstützung und Koordination sämtlicher administrativer HR-Prozesse (Eintritte, Austritte, Personalstammdaten, Versicherungen, Zeiterfassung und Dokumentationen)
- Unterstützung in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung inklusive Mahnwesen
- Prüfung, Kontierung und Verwaltung von Rechnungen sowie Unterstützung administrativer Finanzprozesse
- Überwachung offener Forderungen und Abklärungen bei Zahlungsverzögerungen
- Unterstützung und Koordination der administrativen Auftragsabwicklung
- Betreuung und Koordination von Lieferanten, externen Dienstleistern sowie der Büroinfrastruktur
- Ansprechpartner/in für IT-, Infrastruktur- und organisatorische Themen
- Pflege und Weiterentwicklung von Ablagesystemen sowie Erstellung und Verwaltung von Dokumentationen
- Optimierung bestehender Prozesse und Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses innerhalb des Unternehmens
Ihr Profil
- Kaufmännische Grundausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem Handelsunternehmen
- Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen, vorzugsweise SAP R/3; Kenntnisse in Microsoft Dynamics sind von Vorteil
- Gute Kenntnisse in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie Verständnis für HR- und Finanzprozesse
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Excel und PowerPoint)
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise
- Hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Dienstleistungsorientierung
- Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit stilsicherem Deutsch; Französisch und Englisch sind von Vorteil
- Flexibel, belastbar und Freude an einer vielseitigen Drehscheibenfunktion
- Erste Führungserfahrung oder die Motivation, ein kleines Team erfolgreich zu führen
Das dürfen Sie erwarten
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Schlüsselposition mit grossem Gestaltungsspielraum
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und kurze Entscheidungswege
- Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Verantwortung in den Bereichen Administration, HR, Finanzen und Organisation
- Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
- Moderne Arbeitsmittel sowie attraktive Anstellungsbedingungen
- Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
- Eine langfristige Perspektive in einem erfolgreichen und zukunftsorientierten Unternehmen
Office & Administration Manager/in 80% Arbeitgeber: Woma Workmanagement AG
Als Arbeitgeber bieten wir Ihnen eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Schlüsselposition als Office & Administration Manager/in, in der Sie direkten Einfluss auf die Gestaltung administrativer Abläufe haben. Unser kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld fördert Ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung, während moderne Arbeitsmittel und attraktive Anstellungsbedingungen für ein angenehmes Arbeiten sorgen. Bei uns erwarten Sie kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, aktiv an der Optimierung von Prozessen mitzuwirken, was Ihre Rolle besonders bedeutungsvoll macht.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office & Administration Manager/in 80% mit Bravour zu bestehen
Büroorganisation
Teamführung
Meeting-Organisation
Präsentationserstellung
Kreditorenbuchhaltung
Debitorenbuchhaltung
ERP-Systeme (SAP R/3, Microsoft Dynamics)
