Senior Customer Automation Specialist (d/f/m)

Personio's intelligente HR-Plattform hilft kleinen und mittelständischen Organisationen, die Kraft der Menschen zu entfalten, indem komplizierte, zeitaufwendige Aufgaben einfach und effizient gestaltet werden. Unser Team von 1.500 Personios entwickelt benutzerfreundliche Produkte, die unsere über 15.000 Kunden und deren Millionen Mitarbeiter begeistern.

Unser Customer Experience-Team gedeiht durch Zusammenarbeit und arbeitet eng mit Teams in ganz Personio zusammen, um sicherzustellen, dass die Stimmen der Kunden im Mittelpunkt unseres Handelns stehen. Wir setzen uns dafür ein, unsere Kunden zu verstehen und für sie einzutreten, indem wir datengestützte Erkenntnisse nutzen, um unsere Strategien zur Kundenerfahrung zu gestalten und Einfluss darauf zu nehmen, was wir entwickeln.

Der Senior Customer Automation Manager (m/w/d) ist dafür verantwortlich, die betriebliche Exzellenz in unseren kundenunterstützenden Funktionen: Professional Services, Support und Payroll Operations voranzutreiben. Er wird sich auch darauf konzentrieren, den Aufwand für die Kunden direkt zu reduzieren oder zu beseitigen. Sie werden Skalierbarkeitstools, fortschrittliche KI-Technologien und Automatisierungsexpertise nutzen, um Prozessverbesserungen zu entwerfen und umzusetzen, die effizientere Arbeitsabläufe schaffen und die Kundenerfahrung verbessern. Dies ist eine praktische Builder-Rolle an der Schnittstelle von KI, Automatisierung und Kundenerfahrung.

Diese Rolle erfordert 3 Tage pro Woche im Büro und ist in München, Berlin oder Dublin angesiedelt.

Was Sie tun werden:

• Prozessoptimierung & Automatisierung: Sie analysieren die Arbeitsabläufe im Kundenservice und -support, um Ineffizienzen zu identifizieren und administrative sowie betriebliche Prozesse zu automatisieren, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Prozessqualität zu erhöhen.
• Kundenorientierte Automatisierung: Sie arbeiten direkt mit Produkt- und Customer Journey-Teams zusammen, um Automatisierungen und KI-Agenten zu entwerfen und zu erstellen, die echte Arbeit für Kunden leisten - Datenimporte, Massenkonfigurationsänderungen, Dateiverarbeitung - damit diese nicht den Support kontaktieren müssen, um Dinge erledigt zu bekommen.
• Skalierbarkeit & Zuverlässigkeit: Sie bauen, warten und verbessern kontinuierlich Automatisierungslösungen, damit sie zuverlässig im großen Maßstab laufen und konsistente Ergebnisse liefern.
• Datengetriebenes Troubleshooting & Verbesserung: Sie untersuchen Automatisierungsprobleme, überwachen und iterieren KI-Workflows, analysieren wiederkehrende Muster und arbeiten mit CX-Teams zusammen, um Prozesse zu verbessern und Wiederholungen zu verhindern.
• Proaktive & selbstheilende Systeme: Sie erstellen erkenntnisgestützte Automatisierungen, die Reibungsspitzen erkennen und automatisch Reaktionen auslösen - damit CX von reaktiv zu proaktiv und von wiederholten Problemen zu selbstlösenden übergeht.
• Zukunftsorientiertes Design & Governance: Sie führen Gap-Analysen durch, priorisieren Chancen und entwerfen „To-Be“-Workflows, einschließlich klarer Lösungsarchitekturen, die die Betriebsabläufe zukunftssicher machen und die Anforderungsqualität verbessern.
• Adoption, Enablement & bereichsübergreifende Lieferung: Sie treiben die Abstimmung der Stakeholder voran, erleichtern UAT und Feedbackschleifen, erstellen Dokumentationen und Schulungen und leiten bereichsübergreifende Initiativen, um eine rechtzeitige Einführung und messbaren Mehrwert sicherzustellen.

Was Sie benötigen, um erfolgreich zu sein:

• Erfahrung: Sie haben mindestens 6 Jahre Berufserfahrung, darunter 2–3 Jahre in der Prozessautomatisierung, Systemintegration oder einer vergleichbaren technischen Rolle in einem schnell wachsenden Startup oder Scale-up. Erfahrung im Kundenservice oder in CX-Operationen ist von Vorteil.
• Ausbildung & Sprache: Sie haben einen Abschluss in Wirtschaftsinformatik, Informatik, Naturwissenschaften oder Betriebswirtschaft mit technischem Fokus (oder gleichwertige Erfahrung) und sprechen fließend Englisch.
• KI & aufkommende Technologien: Sie sind nah an den neuesten KI-Entwicklungen und haben praktische Erfahrung in der Implementierung von KI-unterstützten Workflows, LLMs oder autonomen Lösungen - idealerweise einschließlich kundenorientierter Anwendungen, nicht nur interner Tools.
• Automatisierungs- & Low-Code-Expertise: Sie haben praktische Erfahrung mit Automatisierungs- und Low-Code-Tools (z.B. n8n, Zapier) und ein solides Verständnis von APIs, JSON, Datenintegration und wie Systeme miteinander kommunizieren.
• Geschäfts- & Prozessverständnis: Sie besitzen ein tiefes Verständnis für Geschäftsprozesse und wirtschaftliche Zusammenhänge und erkennen, dass genaue Daten und zuverlässige Prozesse die Grundlage für Skalierung sind.
• Mindset für kontinuierliche Verbesserung: Sie haben einen unermüdlichen Antrieb, ineffiziente und manuelle Prozesse zu identifizieren und zu beseitigen, und suchen stets nach Möglichkeiten zur Optimierung von Arbeitsabläufen und zur Reduzierung von Reibungen.
• Strukturiert & selbstständig: Sie arbeiten strukturiert, dokumentationsorientiert und selbstständig, um sicherzustellen, dass Wissen nachhaltig im Team verankert ist und Systeme effektiv mit der Organisation skalieren.

Warum Personio?

Personio ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, eine integrative Kultur aufzubauen, in der sich jeder willkommen und unterstützt fühlt. Wir schätzen Einzigartigkeit und verstehen, dass unsere vielfältige, werteorientierte Kultur uns stärker macht. Wir sind stolz darauf, ein inklusives Arbeitsumfeld zu haben, das Ihre Entwicklung unabhängig von Geschlecht, Familienstand, sexueller Orientierung, Religion, Alter, Behinderung, Bildungsgrad oder Rasse fördert.

Bei Personio schätzen wir die persönliche Zusammenarbeit und bieten gleichzeitig Flexibilität. Diese Rolle ist bürobasiert, wobei 3 Tage pro Woche in Ihrem vertraglich festgelegten Bürostandort erforderlich sind. Die verbleibenden Tage können von zu Hause oder im Büro gearbeitet werden, wenn Sie dies bevorzugen. Darüber hinaus haben Sie 20 Flex-Tage pro Jahr, um remote von anderen Standorten zu arbeiten.

Vorteile:

• Erhalten Sie ein wettbewerbsfähiges Vergütungspaket – jährlich neu bewertet – das Gehalt, Leistungen und Pre-IPO-Equity umfasst.
• Genießen Sie 28 Tage bezahlten Urlaub, plus einen zusätzlichen Tag nach 2 und 4 Jahren.
• Leisten Sie einen Beitrag zur Umwelt und Gesellschaft mit 1 (vollständig bezahltem) Impact Day.
• Erhalten Sie großzügige Familienurlaubs-, Kinderbetreuungs-, psychische Gesundheits- und Sabbatical-Möglichkeiten.
• Wir genießen es, uns zu Mahlzeiten, kulturellen Initiativen und Veranstaltungen wie lokalen Sommerveranstaltungen und Jahresabschlussfeiern zu versammeln. Es gibt auch gesunde Snacks, Getränke und ein wöchentliches Catering-Mittagessen.