Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei organisatorischen Aufgaben und sorge für einen reibungslosen Ablauf im Büro.
- Unternehmen: Wonderwerk – eine innovative Beratung für Change und Transformation in Wien.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, Wiener Linien Jahreskarte, Firmenrad und spannende Teamevents.
- Weitere Informationen: Schönes Büro in zentraler Lage und ein unterstützendes Team inklusive Office-Hund.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines ambitionierten Teams und gestalte unsere internen Abläufe aktiv mit.
- Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenzrollen und sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 44800 - 44800 € pro Jahr.
Du arbeitest schnell, strukturiert und zuverlässig – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen? Du übernimmst Aufgaben eigenständig und bringst sie in hoher Qualität zum Abschluss? Dann passt diese Rolle zu dir.
Wir sind Wonderwerk – eine Beratung für Change, Transformation, Leadership und Innovation. Für unser Team in Wien suchen wir eine Person, die unsere internen Abläufe im Griff hat und dafür sorgt, dass im Backoffice alles rund läuft.
Deine Aufgaben:
- Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen
- Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung
- Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur)
- Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites
- Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung
- Finanzen & Administration: Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
- Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement
- Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation)
- Organisation von On- und Offboardings
- Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events
- Marketingunterstützung
- Pflege der Website (WordPress)
- Unterstützung bei Newslettern und digitalen Kampagnen
Dein Profil:
- Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen
- Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), Studium von Vorteil
- Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Englisch verhandlungssicher
- Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse
- Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude)
- Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise
- Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
- Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Stabilität und Belastbarkeit bei hoher Arbeitsdichte
Was dich bei Wonderwerk erwartet:
- Schönes Büro in zentraler Lage in Wien
- Eingroßartiges Team mit viel Ambition, das zusammenhält und sich gegenseitig unterstützt – inklusive Office-Hund
- Hohe Eigenverantwortung und direkte Kommunikation
Rahmenbedingungen:
- All-In Vertrag (Vollzeit auf Basis von 40h) mit einem Jahresbruttogehalt von EUR 44.800
- Zahlreiche Benefits (Wiener Linien Jahreskarte, Firmenrad, Teamevents und Weiterbildungen)
Unsere Kultur:
Wir arbeiten schnell, fokussiert und mit hohem Qualitätsanspruch. Wir erwarten, dass Aufgaben eigenständig übernommen und konsequent abgeschlossen werden. Wir entwickeln uns kontinuierlich weiter – individuell und als Organisation.
Office- & Teamassistenz (m/w/d) Arbeitgeber: Wonderwerk Consulting GmbH
Wonderwerk ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit bietet, an bedeutenden Transformationsprojekten zu arbeiten und dabei Verantwortung zu übernehmen. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und individueller Weiterentwicklung in einem inspirierenden Büro im Herzen Wiens, fördert das Unternehmen eine Kultur der Leistung und des gegenseitigen Supports. Zudem profitieren die Mitarbeiter:innen von einem attraktiven Gesamtpaket und der Chance, aktiv zur Gestaltung neuer Märkte beizutragen.
Kontaktdaten:
Wonderwerk Consulting GmbH Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office- & Teamassistenz (m/w/d) erhalten könntest
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Position als Office- & Teamassistenz interessierst, zögere nicht, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Zeig uns, dass du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen und bring deine Ideen ein.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits in der Branche arbeiten oder sogar bei Wonderwerk sind. Empfehlungen können dir einen echten Vorteil verschaffen und zeigen, dass du gut vernetzt bist.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über unsere Projekte und Werte. Zeig uns, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch zu unserer Unternehmenskultur passt.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So hast du die besten Chancen, gesehen zu werden. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören und vielleicht bald im Team zu haben!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office- & Teamassistenz (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten übersichtlich darzustellen. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Pass auf die Details auf!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen gründlich zu überprüfen. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen – und nicht immer den besten.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. Dort findest du alle Infos und kannst sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Wonderwerk Consulting GmbH vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über die Werte und die Kultur von Wonderwerk. Zeige im Interview, dass du die schnelle, strukturierte und qualitativ hochwertige Arbeitsweise schätzt und bereit bist, dich in das Team einzufügen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du erfolgreich mehrere Aufgaben gleichzeitig gemeistert hast. Bereite dich darauf vor, diese Beispiele zu teilen, um deine Fähigkeiten in der Organisation und im Zeitmanagement zu demonstrieren.
✨Zeige deine technischen Fähigkeiten
Da gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse sowie der Umgang mit KI-Tools wichtig sind, sei bereit, deine Erfahrungen damit zu erläutern. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel geben, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv eingesetzt hast.
✨Stelle Fragen zur Rolle
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und Herausforderungen der Office- & Teamassistenz zu erfahren.
