Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei Office-Management und organisiere spannende Events.
- Unternehmen: Wonderwerk – eine innovative Beratung für Change und Transformation.
- Vorteile: Zentrale Lage, tolles Team, viele Benefits und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Hohe Eigenverantwortung und ein unterstützendes Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte unsere internen Abläufe mit.
- Qualifikationen: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenzrollen und gute MS-Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 44800 - 44800 € pro Jahr.
Du arbeitest schnell, strukturiert und zuverlässig – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen? Du übernimmst Aufgaben eigenständig und bringst sie in hoher Qualität zum Abschluss? Dann passt diese Rolle zu dir. Wir sind Wonderwerk – eine Beratung für Change, Transformation, Leadership und Innovation. Für unser Team in Wien suchen wir eine Person, die unsere internen Abläufe im Griff hat und dafür sorgt, dass im Backoffice alles rund läuft.
Aufgaben
- Office- & Team-Support
- Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen
- Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung
- Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur)
- Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites
- Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung
- Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
- Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement
- Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation)
- Organisation von On- und Offboardings
- Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events
- Pflege der Website (WordPress)
- Unterstützung bei Newslettern und digitalen Kampagnen
- Pflege des CRM-Systems
Qualifikation
- Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen
- Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), Studium von Vorteil
- Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Englisch verhandlungssicher
- Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse
- Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude)
- Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise
- Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
- Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Stabilität und Belastbarkeit bei hoher Arbeitsdichte
Benefits
Was dich bei Wonderwerk erwartet: Schönes Büro in zentraler Lage in Wien, ein großartiges Team mit viel Ambition, das zusammenhält und sich gegenseitig unterstützt – inklusive Office-Hund, hohe Eigenverantwortung und direkte Kommunikation.
Rahmenbedingungen
All-In Vertrag (Vollzeit auf Basis von 40h) mit einem Jahresbruttogehalt von EUR 44.800, zahlreiche Benefits (Wiener Linien Jahreskarte, Firmenrad, Teamevents und Weiterbildungen).
Unsere Kultur
Wir arbeiten schnell, fokussiert und mit hohem Qualitätsanspruch. Wir erwarten, dass Aufgaben eigenständig übernommen und konsequent abgeschlossen werden. Wir entwickeln uns kontinuierlich weiter – individuell und als Organisation.
Office- & Teamassistenz (m/w/d) Arbeitgeber: Wonderwerk Consulting
Als Arbeitgeber in Wien bietet unser Beratungsunternehmen eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Teamarbeit und persönliche Entwicklung setzt. Wir fördern das Wachstum unserer Mitarbeiter durch regelmäßige Teamevents und attraktive Benefits wie eine Wiener Linien Jahreskarte, was die Work-Life-Balance erheblich verbessert. Bei uns haben Sie die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einer abwechslungsreichen Rolle als Office- und Teamassistenz weiterzuentwickeln und Teil eines engagierten Teams zu werden.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office- & Teamassistenz (m/w/d) erhalten könntest
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle im Auge hast, zögere nicht, direkt Kontakt aufzunehmen. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Bewerbungsprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation!
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in der Branche arbeiten. Oft erfährt man so von ungeschriebenen Stellen oder erhält wertvolle Tipps für die Bewerbung.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen durchgehst und deine Antworten übst. Denk daran, auch eigene Fragen zu stellen – das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und dich mit dem Unternehmen auseinandergesetzt hast.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Dort findest du alle aktuellen Stellenangebote und kannst sicher sein, dass deine Bewerbung direkt an die richtige Stelle gelangt. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt in deiner Karriere gehen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office- & Teamassistenz (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um die wichtigsten Punkte hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, dass du die richtige Person für die Organisation bist!
Qualität vor Quantität!:Statt viele Seiten zu füllen, konzentriere dich auf die Qualität deiner Inhalte. Zeige uns deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten, die direkt zur Stelle passen. Weniger ist manchmal mehr!
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung bei uns ankommt, bewirb dich direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und du bist einen Schritt näher an deinem Traumjob!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Wonderwerk Consulting vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Informiere dich über die Werte und die Kultur von Wonderwerk. Zeige im Interview, dass du die schnelle, strukturierte und qualitativ hochwertige Arbeitsweise schätzt und bereit bist, dich in das Team einzufügen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du mehrere Aufgaben gleichzeitig erfolgreich gemeistert hast. Bereite diese Beispiele vor, um deine Fähigkeiten in der Organisation und im Zeitmanagement zu demonstrieren.
✨Zeige deine technischen Fähigkeiten
Stelle sicher, dass du mit den geforderten Tools wie MS Office, MS Teams und KI-Tools vertraut bist. Sei bereit, im Interview zu erklären, wie du diese Tools effektiv eingesetzt hast, um deine Arbeit zu optimieren.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und Herausforderungen der Rolle zu erfahren.
