Manager:in Büro & digitale Prozesse (m/w/d)

Gemeinsam Kindheit gestalten

Suchst du eine Herausforderung mit Purpose? Dann gestalte mit uns die Zukunft – wir suchen engagierte Fachkräfte für unseren neuen Kita-Träger Katholino! In den kommenden Jahren schaffen wir die Infrastruktur für die Verwaltung von mehreren hundert Kitas – ein spannendes, sinnstiftendes Projekt mit echtem gesellschaftlichem Mehrwert.

Zur optimalen Unterstützung unserer Fachbereiche suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n engagierte:n und digitalaffine:n Manager:in Büro & digitale Prozesse (m/w/d) für die neu eingerichtete Schnittstellenposition im Herzen unserer Organisation.

Du entlastest unsere Referent:innen in der Fachberatung sowie der Stabsstelle nachhaltig und trägst aktiv dazu bei, dass sich die Teams voll und ganz auf ihre pädagogische Kernarbeit und strategischen Aufgaben fokussieren können.

Deine Aufgaben

• Sicherstellung eines reibungslosen, strukturierten Büroablaufs sowie eigenständige Organisation und Abwicklung administrativer Prozesse und klassischer Verwaltungsaufgaben
• Professionelle Vor- und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und internen Veranstaltungen sowie Übernahme des vollständigen Teilnehmenden Managements und der Terminabstimmung
• Betreuung, Pflege und zukunftsorientierte Weiterentwicklung der Microsoft 365-Umgebung (Teams, Outlook, SharePoint etc.) sowie Aufbau und Strukturierung digitaler Ablagesysteme
• Analyse bestehender Abläufe in den Ressorts, Identifikation von Verbesserungspotenzialen sowie Entwicklung und Einführung standardisierter digitaler Lösungen zur nachhaltigen Arbeitsentlastung
• Zielgerichtete Unterstützung und Entlastung der Referent:innen in der Fachberatung und der Kinderschutzstabsstelle im operativen Tagesgeschäft sowie bedarfsgerechte Einführung der Teams in neue digitale Tools und KI-Anwendungen
• Steuerung, Aufbereitung und zielgruppengerechte Weitergabe von Informationen sowie Vermittlung an den Schnittstellen zwischen Fachlichkeit, Verwaltung und Organisation

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation mit fundierter Praxiserfahrung
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, ein tiefes Verständnis für digitale Prozesse sowie Erfahrung in moderner, papierloser Büroorganisation. Erste Erfahrung im Umgang mit KI-Anwendungen (z. B. ChatGPT, Copilot) ist ausdrücklich wünschenswert
• Eine strukturierte, systematische und lösungsorientierte Arbeitsweise zeichnet dich aus. Du besitzt ausgeprägte Organisations- und Planungsstärke und hast Freude an der Analyse und Optimierung von Prozessen.
• Kommunikationsstark, Teamfähigkeit, eine ausgeprägte Serviceorientierung und die Fähigkeit, unterschiedliche Zielgruppen auf dem Weg der digitalen Transformation mitzunehmen
• Hohe Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein sowie eine große Offenheit für Veränderungen und technologische Innovationen
• Identifikation mit den Zielen und Werten der katholischen Kirche und die Bereitschaft, diese im beruflichen Alltag mitzutragen

Wir bieten

• Faire Vergütung: attraktive Bezahlung nach KAVO (https://regional-koda-nw.de/), Entgeltgruppe 8 bei Vorliegen der Voraussetzungen (je nach Erfahrungsstufe zwischen 44 und 50 TEUR)
• Weitere Leistungen: zusätzliche Sozialleistungen und eine betriebliche Altersvorsorge
• Weiterbildung: die Möglichkeit zur beruflichen Fort- und Weiterbildung
• Flexible Arbeitszeiten: Unterstützung einer gesunden Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Urlaubsanspruch: 30 Urlaubstage im Jahr, 3 Tage Exerzitien/Einkehrtage sowie freie Tage am 24. und 31. Dezember
• Finanzieller Bonus: Jahressonderzahlungen, Corporate Benefits und Bezuschussung zum Deutschland Ticket
• Firmenfitness und Wellness: stark vergünstigte Urban Sports Club Mitgliedschaft
• Gestaltung: Raum für eigene Ideen und Engagement
• Schutzkonzept: stetige Weiterentwicklung unseres Schutzkonzeptes zum Wohl der Kinder und Mitarbeitenden
• Entwicklungsmöglichkeiten: attraktive Karrierechancen eines Startups

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!