Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Führungsteam mit administrativen Aufgaben und sorge für einen reibungslosen Büroablauf.
- Unternehmen: Wachsendes Unternehmen mit einem dynamischen und unterstützenden Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Projekte und die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einer spannenden Rolle.
- Qualifikationen: Erfahrung als Executive Assistant und hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Wir suchen einen hochorganisierten und proaktiven Executive Assistant, der umfassende administrative und sekretarielle Unterstützung für das Führungsteam von World Courier Switzerland S.A. bietet. Diese Rolle ist entscheidend für den effizienten Betrieb unseres Exekutivbüros.
Aufgaben:
- Erbringt fortgeschrittene, vielfältige und vertrauliche administrative Unterstützung für ein Mitglied des Managementausschusses von Cencora.
- Führt allgemeine administrative Aufgaben wie die Bearbeitung der Post, Tippen, Ablage und Telefonannahme durch.
- Stellt Büroakten auf und pflegt diese, vereinbart Termine und richtet Besprechungsräume nach Bedarf ein.
- Bestellt Büro- und/oder Lagerbedarf nach Bedarf.
- Reicht Informationen, Dokumente oder Berichte zur Bearbeitung an verschiedene Abteilungen ein.
- Überwacht verschiedene E-Mail-Postfächer und ergreift geeignete Maßnahmen nach Bedarf.
- Stellt Informationen aus verschiedenen Quellen zusammen und nutzt diese zur Erstellung von Berichten.
- Überprüft und pflegt verschiedene Berichte auf Fehler, Inkonsistenzen oder Unstimmigkeiten; nimmt Korrekturen vor und informiert die entsprechenden Personen über Änderungen.
- Stellt sicher, dass die Zeitpläne und Kalender der Abteilung aktuell gehalten werden.
- Aktualisiert und pflegt relevante Geschäftsinformationen über Computer oder Abteilungsdateien.
- Unterstützt bei einer Vielzahl von geplanten und ungeplanten Projekten in der Abteilung.
- Verfasst und tippt Korrespondenz und/oder Präsentationen für interne und externe Kontakte.
- Kann Personal-/Lohninformationen für die zugewiesene Gruppe oder Mitarbeiter in der Abteilung verarbeiten.
- Interagiert häufig mit internen Mitarbeitern und dem Management, um Arbeitslastprobleme zu lösen.
- Kann Backup-Unterstützung für andere administrative Mitarbeiter in der Abteilung bieten, z. B. bei der Bedienung eines Mehrfach-Telefonsystems, dem Empfang von Besuchern und anderen Empfangsaufgaben.
- Bearbeitet eingehende und ausgehende Anrufe für die Abteilung und beantwortet Fragen und/oder Anfragen professionell.
- Unterstützt die Abteilungsleiter bei der Vorbereitung von Meetings.
- Pflegt und fördert positive und professionelle Arbeitsbeziehungen zu Mitarbeitern und Management.
- Hält sich an alle relevanten Richtlinien, Verfahren, Sicherheitsregeln und Vorschriften.
- Führt verwandte Aufgaben nach Anweisung aus.
Qualifikationen:
- Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant oder in einer ähnlichen administrativen Rolle, vorzugsweise mit Unterstützung von Führungskräften.
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch; Französisch ist von Vorteil.
- Außergewöhnliche Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit einem scharfen Auge für Details.
- Beherrschung der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und anderer relevanter Bürosoftware.
- Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten und Fristen einzuhalten.
- Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, Beziehungen zu unterschiedlichen Personen aufzubauen.
- Hohe Professionalität, Diskretion und die Fähigkeit, vertrauliche Informationen zu behandeln.
- Proaktive und einfallsreiche Denkweise mit Problemlösungsansatz.
- Fähigkeit, unabhängig mit minimaler Aufsicht sowie im Team zu arbeiten.
Berichtet an: Country Operations Manager
Arbeitsumgebung: Die hier beschriebenen Merkmale der Arbeitsumgebung sind repräsentativ für die Bedingungen, denen ein Mitarbeiter bei der Ausführung der wesentlichen Funktionen dieser Stelle begegnet. Angemessene Vorkehrungen können getroffen werden, um es Personen mit Behinderungen zu ermöglichen, die wesentlichen Funktionen auszuführen.
Chancengleichheit: Cencora verpflichtet sich, Chancengleichheit zu bieten, ohne Rücksicht auf Rasse, Farbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, genetische Informationen, nationale Herkunft, Alter, Behinderung, Veteranenstatus oder Mitgliedschaft in einer anderen durch Bundes-, Landes- oder lokale Gesetze geschützten Klasse. Der fortdauernde Erfolg des Unternehmens hängt von der vollständigen und effektiven Nutzung qualifizierter Personen ab. Daher ist Belästigung untersagt und alle Angelegenheiten im Zusammenhang mit Rekrutierung, Schulung, Vergütung, Leistungen, Beförderungen und Übertragungen entsprechen den Grundsätzen der Chancengleichheit und sind nicht diskriminierend.
Executive Assistant Arbeitgeber: World Courier
World Courier in Schwechat, Österreich, ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern ein unterstützendes Arbeitsumfeld bietet, in dem Teamarbeit und Eigenverantwortung geschätzt werden. Mit einem wettbewerbsfähigen Gehalt von 44.000 bis 47.000 Euro jährlich und attraktiven Zusatzleistungen fördert das Unternehmen die berufliche Weiterentwicklung und bietet zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen Entfaltung. Die Lage in Schwechat ermöglicht zudem eine gute Anbindung und ein angenehmes Lebensumfeld.
