Specialist, Event Management

Diese Rolle erfordert die Fähigkeit, drei Tage pro Woche vor Ort zu arbeiten, gemäß der Unternehmensrichtlinie. Der Event Management Specialist arbeitet im Event Management-Team der Global Programming Group und koordiniert sowie führt operationale Aktivitäten in den Bereichen Veranstaltungsoperationen, Logistik und Durchführung durch, um die Einsatzbereitschaft, effektive Stakeholder-Koordination und nahtlose Ausführung vor Ort sicherzustellen.

Hauptverantwortlichkeiten

• Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungsoperationen und Logistikdiensten in Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern, mit spezifischem Fokus auf:
• Programm-Logistik – Koordination der Sitzungslogistik und der Anforderungen an den Veranstaltungsort, einschließlich Raumaufbau, technische Anforderungen, Catering, Dolmetschen und verwandte Aktualisierungen innerhalb der internen Plattform des Forums.
• Essen & Getränke – Organisation des Caterings für Teilnehmer und Mitarbeiter, einschließlich spezieller Empfänge.
• Teilnehmerlogistik – Koordination von Unterkünften und Reisevorbereitungen in Zusammenarbeit mit internen Teams und externen Anbietern.
• Mitarbeiterlogistik – Verwaltung der Registrierung, Reisen, Visa-Prozesse, Unterkünfte und interne Kommunikation für das Personal.
• Begleitpersonal – Rekrutierung, Einsatz und Schulung von Begleitpersonal für die Unterstützung vor Ort.
• Transport – Planung und Koordination von Flughafentransfers, Shuttle-Services, VIP-Transport, Beschilderung und Karten.
• Fracht – Koordination des Versands und der Lieferung von Veranstaltungsunterlagen und -ausrüstung.
• Nachhaltigkeit – Umsetzung nachhaltiger Veranstaltungspraktiken zur Reduzierung der Umweltauswirkungen und Abfälle.

Unterstützung der operationale Projektkoordination von der Planung bis zur Ausführung vor Ort, Sicherstellung der Einsatzbereitschaft über die zugewiesenen Arbeitsströme hinweg durch das Management von Zeitplänen, Anforderungen, Stakeholdern und Dienstleistern; Aufbau effektiver Beziehungen zu Lieferanten, lokalen Behörden und Partnern; Koordination von Beschaffung und Vertragswesen; Anwendung sicherheitsrelevanter Prinzipien und operationale Verfahren; Unterstützung interner Schulungsinitiativen; und Beitrag zu Nachbesprechungen nach der Veranstaltung, operationale Überprüfungen und kontinuierlichen Verbesserungsinitiativen.

Bevorzugte Qualifikationen

• Universitätsabschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation, Gastgewerbe, Eventmanagement, Logistik, Operations Management oder einem verwandten Bereich.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Operationen, Logistik, Veranstaltungsoperationen oder verwandten Bereichen, mit Erfahrung in komplexen operationale Aktivitäten in Multi-Stakeholder-Umgebungen.
• Erfahrung in der Unterstützung internationaler Veranstaltungen ist sehr wünschenswert.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Koordination operationale oder logistische Arbeitsströme, Zusammenarbeit mit Lieferanten und Dienstleistern, Management konkurrierender Prioritäten und Sicherstellung einer qualitativ hochwertigen Ausführung von der Planung bis zur Durchführung vor Ort.
• Nachgewiesene Fähigkeit, effektiv in multikulturellen und kollaborativen Umgebungen zu arbeiten, mit Flexibilität zur Anpassung an sich ändernde Prioritäten und Unklarheiten.
• Starke Stakeholder-Management- und Kommunikationsfähigkeiten, in der Lage, funktionsübergreifend und mit externen Partnern zusammenzuarbeiten.
• Nachgewiesene kontinuierliche Verbesserungsmentalität, mit der Fähigkeit, Möglichkeiten zur Verbesserung operationale Prozesse, Logistik und Veranstaltungsdurchführung zu identifizieren.
• Starke organisatorische, koordinierende und problemlösende Fähigkeiten, mit einem proaktiven und serviceorientierten Ansatz und hervorragender Aufmerksamkeit für Details.
• Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen; Erfahrung mit Salesforce und Projektmanagement-Tools ist von Vorteil.
• Fließend in Englisch mit ausgezeichneten schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten; Kenntnisse in Französisch und/oder Deutsch wären von Vorteil.

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