Specialist, Event Management

Bitte beachten Sie: Diese Rolle erfordert die Fähigkeit, 3 Tage pro Woche vor Ort zu arbeiten, gemäß der Unternehmensrichtlinie. Das Weltwirtschaftsforum, das sich der Verbesserung des Zustands der Welt verschrieben hat, ist die internationale Organisation für öffentlich-private Zusammenarbeit. Das Forum bringt die führenden politischen, wirtschaftlichen und anderen gesellschaftlichen Akteure zusammen, um globale, regionale und branchenspezifische Agenden zu gestalten.

Warum wir rekrutieren: Das Weltwirtschaftsforum bietet seinen Stakeholdern eine Plattform, um mit dem Forum, einander und der Öffentlichkeit durch persönliche und virtuelle Veranstaltungen in Kontakt zu treten. Die Global Programming Group gestaltet und liefert die erstklassigen Veranstaltungen des Forums und sorgt für eine konsistente Veranstaltungsarchitektur und -dienstleistungen, die das Wertversprechen und die Wirkung des Forums unterstützen.

Innerhalb der Gruppe leitet das Event Management-Team die operative Planung und Durchführung globaler Veranstaltungen. Der Event Management Specialist trägt zu dieser Mission bei, indem er operative Aktivitäten in den Bereichen Veranstaltungsbetrieb, Logistik und Durchführung koordiniert und ausführt, um die Einsatzbereitschaft, eine effektive Koordination der Stakeholder und eine nahtlose Durchführung vor Ort sicherzustellen.

Berichtslinien und Interaktionen: Der Event Management Specialist berichtet an einen der Teamleiter im Event Management innerhalb der Global Programming Group und arbeitet mit Kollegen im Event Management, internen Teams und externen Partnern zusammen, um eine erfolgreiche Veranstaltungsdurchführung zu unterstützen.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Veranstaltungsbetrieb und Logistik: Planen, koordinieren und durchführen von Veranstaltungsbetriebs- und Logistikdiensten in Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern. Die Verantwortlichkeiten variieren je nach Veranstaltung und können folgende Bereiche umfassen:
• Programm-Logistik: Koordinierung der Sitzungslogistik und der Anforderungen an den Veranstaltungsort, einschließlich Raumaufbau, technischer Anforderungen, Catering, Dolmetschen und verwandten Aktualisierungen innerhalb der internen Plattform des Forums. Fortschritt überwachen, Änderungen verwalten und Updates an die Stakeholder kommunizieren.
• Essen & Getränke: Koordinierung der Catering-Vereinbarungen für Teilnehmer und Mitarbeiter, einschließlich spezieller Empfänge.
• Teilnehmer-Logistik: Koordinierung der Unterbringungs- und Reiseorganisation in Zusammenarbeit mit internen Teams und externen Anbietern.
• Mitarbeiter-Logistik: Koordinierung der Registrierung, Reise, Visumprozesse, Unterbringung und interner Kommunikation für Mitarbeiter.
• Begleitpersonal: Koordinierung der Rekrutierung und Bereitstellung von Begleitpersonal, Bewertung der operativen Bedürfnisse, Organisation logistischer Arrangements und Unterstützung bei der Schulung von externem Personal in unterstützenden Rollen vor Ort.
• Transport: Planung und Koordinierung von Transportdiensten, einschließlich Flughafentransfers, Shuttle-Services, VIP-Transport, Beschilderung und Karten.
• Fracht: Koordinierung des Versands und der Lieferung von Veranstaltungsmaterialien und -ausrüstung.
• Nachhaltigkeit: Unterstützung bei der Umsetzung nachhaltiger Veranstaltungspraktiken zur Minimierung der Umweltauswirkungen und Reduzierung von Abfall.
• Operative Projektkoordination: Unterstützung der operativen Koordination von der Planung bis zur Durchführung vor Ort, Sicherstellung der Einsatzbereitschaft über zugewiesene Arbeitsströme hinweg durch Verwaltung von Zeitplänen, Anforderungen, Stakeholdern und Dienstleistern.
• Aufbau effektiver Arbeitsbeziehungen zu internen Teams, Lieferanten, lokalen Behörden und externen Partnern.
• Koordinierung von Beschaffungs- und Vertragsaktivitäten im Zusammenhang mit Veranstaltungsdiensten.
• Anwendung sicherheitsrelevanter Prinzipien und betrieblicher Verfahren während der Veranstaltungsplanung und -durchführung.
• Unterstützung interner Schulungsinitiativen zu Prozessen, Werkzeugen und Best Practices der Veranstaltungsdurchführung.
• Beitrag zu Nachbesprechungen nach Veranstaltungen, operativen Überprüfungen und Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung.

Bevorzugte Anforderungen und Erfahrungen:

• Universitätsabschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation, Gastgewerbe, Eventmanagement, Logistik, Betriebsmanagement oder einem anderen relevanten Bereich.
• Über 3 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Betrieb, Logistik, Veranstaltungsbetrieb oder verwandten Bereichen, mit Erfahrung in komplexen operativen Aktivitäten in Multi-Stakeholder-Umgebungen. Erfahrung in der Unterstützung internationaler Veranstaltungen ist sehr wünschenswert.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Koordinierung operativer oder logistischer Arbeitsströme, einschließlich Zusammenarbeit mit Lieferanten und Dienstleistern, Verwaltung konkurrierender Prioritäten und Sicherstellung einer qualitativ hochwertigen Ausführung von der Planung bis zur Durchführung vor Ort.
• Nachgewiesene Fähigkeit, effektiv in multikulturellen und kollaborativen Umgebungen zu arbeiten, mit Flexibilität zur Anpassung an sich ändernde Prioritäten und Unklarheiten.
• Starke Fähigkeiten im Stakeholder-Management und in der Kommunikation, mit der Fähigkeit zur Zusammenarbeit über Funktionen hinweg und mit externen Partnern.
• Nachgewiesene Denkweise zur kontinuierlichen Verbesserung, mit der Fähigkeit, Möglichkeiten zur Verbesserung von Betriebsabläufen, Logistik und Veranstaltungsdurchführung zu identifizieren.
• Starke organisatorische, koordinierende und problemlösende Fähigkeiten, mit einem proaktiven und serviceorientierten Ansatz und hervorragender Aufmerksamkeit für Details.
• Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen; Erfahrung mit Salesforce und Projektmanagement-Tools ist von Vorteil.
• Fließende Englischkenntnisse mit ausgezeichneten schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten; Kenntnisse in Französisch und/oder Deutsch wären von Vorteil.

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