Assistant To Team

Ziele des Programms
Die Vision der Abteilung für Gesundheitsförderung, Krankheitsprävention und Pflege (PPC) ist es, die Gesundheit für alle zu fördern, indem Veränderungen antizipiert und Gesundheitsförderung, Prävention und Pflege in allen Bereichen der Gesundheit und Krankheit integriert werden. Innerhalb der PPC-Abteilung zielt die Abteilung für Umwelt, Klimawandel, One Health und Migration (ECO) darauf ab, die globale Krankheitslast, die durch ungesunde Umgebungen verursacht wird, innerhalb des nächsten Jahrzehnts um 25 % zu reduzieren, indem gesundheitszentrierte Entscheidungen in der öffentlichen Politik angestoßen, mit Daten, wissenschaftlichen Beweisen, Normen und Standards informiert und Unterstützung mobilisiert wird, um die verletzlichsten Gruppen zu schützen.

Aufgabenbeschreibung

• Allgemein: Besucher und Telefonanrufe mit Takt und Diskretion empfangen und entsprechend der Natur und Dringlichkeit handeln, einschließlich der Weiterleitung nach Bedarf. Hintergrundinformationen für Termine mit offiziellen Besuchern und/oder Mitarbeitern bereitstellen. Anfragen nach Waren und Dienstleistungen überwachen, einschließlich Empfang, Zahlung und Inventaranforderungen.
• Korrespondenz: Allgemeine oder administrative Korrespondenz entwerfen und zur Unterschrift/Freigabe finalisieren. Überprüfen, dass ausgehende Korrespondenz gemäß den WHO- und Abteilungsstilen präsentiert wird und Sprache, Grammatik und Genauigkeit vor der Einreichung zur Unterschrift und Freigabe überprüfen. Eingehende Korrespondenz und Anfragen analysieren, Hintergrundinformationen recherchieren und anhängen, um den Bedürfnissen des verantwortlichen Mitarbeiters zuvorzukommen; eingehende Dokumente identifizieren und hervorheben sowie Hintergrundinformationen anhängen; Bereiche identifizieren, die Maßnahmen durch Fachkräfte erfordern. Sicherstellen, dass technische Berichte und Dokumente den WHO-Standards, -Regeln, -Praktiken und -Verfahren entsprechen, sie bei Bedarf bearbeiten und korrigieren, bevor sie zur Unterschrift oder Freigabe der zuständigen Behörde eingereicht werden. Geeignete Verfolgungsinstrumente verwenden, nachverfolgen und sicherstellen, dass Zieltermine und Fristen eingehalten werden und dass Korrespondenz und Anfragen zeitnah beantwortet werden.
• Personalwesen: Sicherstellen, dass die rechtzeitige Ernennung/Erneuerung von Verträgen erfolgt und Anfragen für temporäre und befristete Mitarbeiter im HR-Aktionsplan initiiert werden.
• Beschaffung: Verträge für Berater, Vereinbarungen zur Durchführung von Arbeiten (APW) und andere Vertragsmodalitäten über das Oracle/GSM-Beschaffungsmodul initiieren. Empfang von Lieferungen überwachen und aufzeichnen sowie Zahlungen nach Bedarf initiieren und überwachen. Requisitionen für Warenbeschaffung über das Oracle/GSM-Beschaffungsmodul initiieren und den Empfang von Lieferungen überwachen.
• Budget & Finanzen: Bei der Überwachung und Fortschrittsbewertung von Projekten und Aufgaben im GSM/Oracle-Arbeitsplan unterstützen. Teammitglieder rechtzeitig über Projekt- und Aufgabenbudgetobergrenzen, Zuschussbudgets, Ausgaben und verfügbare Mittel informieren. Einnahmen und Ausgaben zu Planungszwecken überwachen. Finanzielle, haushaltsmäßige und ausstehende Angelegenheiten des Teams/der Abteilung zeitnah nachverfolgen und die rechtzeitige Bearbeitung von Verpflichtungsdokumenten sicherstellen. Bei der Erstellung von finanziellen und technischen Fortschrittsberichten für Geber unterstützen.
• Informationsmanagement: In enger Zusammenarbeit mit anderen unterstützenden Mitarbeitern Ablagesysteme erstellen und/oder pflegen; das Ablagesystem kontinuierlich überprüfen, um sicherzustellen, dass Informationen aktuell und effizient genutzt werden. Dokumente und Informationen aus internen und externen Quellen beschaffen und Informationsrecherchen (Bibliothek, Internet) auf Anfrage durchführen.
• Besprechungsadministration: Administrative Vorbereitungen für Besprechungen, Seminare, Workshops arrangieren, koordinieren und leiten, einschließlich Einladungsschreiben, Kostenberechnungen und Reiseanfragen; bei der Vorbereitung von Dokumenten, dem Versand von Materialien und der Kontaktaufnahme mit Teilnehmern helfen. Präsentationen mit PowerPoint und anderen Softwarepaketen eigenständig oder auf Grundlage von Anweisungen vorbereiten. Wöchentliche Team- und ad-hoc-Besprechungen gemäß Zeitplänen und Bedarf planen; Protokolle anfertigen und vorbereiten. Briefing- und Hintergrundmaterialien für Besprechungen, Seminare, Workshops beschaffen, an denen das Fachpersonal des Teams teilnehmen wird, Verfügbarkeit überprüfen und sicherstellen, dass sie geeignete Briefingunterlagen und Dokumente haben.
• Reisen: Mit GSM/Oracle offizielle Reiseanträge für die WHO vorbereiten. Flug- und Hotelreservierungen vornehmen, Reisemappen erstellen und andere damit verbundene Angelegenheiten nach Bedarf oder eigeninitiativ erledigen.
• Sonstige Aufgaben: Weitere verwandte Aufgaben nach Bedarf oder Anweisung ausführen, einschließlich Unterstützung in anderen Arbeitsbereichen.

Erforderliche Qualifikationen

• Bildung: Essentiell: Abschluss der Sekundarschulbildung oder gleichwertig. Wünschenswert: Keine Angabe.
• Erfahrung: Essentiell: Mindestens 5 Jahre Erfahrung in sekretariats- oder administrativen Positionen. Wünschenswert: Relevante Erfahrung bei der WHO oder einer anderen UN-Agentur; Erfahrung mit Oracle-basierten oder anderen ERP-Systemen.
• Fähigkeiten: Starke Fähigkeiten, unabhängig zu arbeiten. Starke Organisations- und Bürofähigkeiten sowie Fähigkeiten im Notizenmachen und Protokollieren. Fundierte Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit verschiedenen Büro- und Computeranwendungen. Fundierte Kenntnisse der administrativen Regeln, Vorschriften, Verfahren und Praktiken der WHO und/oder UN. Die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und unter Druck zu arbeiten. Die Fähigkeit, jederzeit Diskretion bei der Beurteilung der Wichtigkeit, Dringlichkeit und Vertraulichkeit verschiedener Themen auszuüben und Taktgefühl im Umgang mit Mitarbeitern und externen Partnern zu zeigen.

WHO-Kompetenzen

• Teamarbeit
• Respektierung und Förderung individueller und kultureller Unterschiede
• Kommunikation
• Ergebnisse erzielen
• Vorankommen in einem sich verändernden Umfeld
• Sprachkenntnisse nutzen

Sprachliche Anforderungen

• Essentiell: Expertenkenntnisse in Englisch; mittlere Kenntnisse in Französisch. Wünschenswert: Mittlere Kenntnisse in einer anderen UN-Sprache.

Vergütung
Die WHO bietet Mitarbeitern in der Kategorie der allgemeinen Dienste ein attraktives Vergütungspaket, das für die oben genannte Position ein jährliches Nettogrundgehalt von CHF 79.603 (vorbehaltlich der obligatorischen Abzüge für Pensionsbeiträge und Krankenversicherung, falls zutreffend) und 30 Tage Jahresurlaub umfasst.

Rechtliche und Gleichstellungserklärungen
Die WHO verpflichtet sich, ein diverses und integratives Umfeld des gegenseitigen Respekts zu schaffen. Die WHO rekrutiert und beschäftigt Mitarbeiter unabhängig von Behinderungsstatus, Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Sprache, Rasse, Familienstand, religiösen, kulturellen, ethnischen und sozioökonomischen Hintergründen oder anderen persönlichen Merkmalen. Die WHO verpflichtet sich, Geschlechterparität und geografische Vielfalt in ihrem Personal zu erreichen. Frauen, Personen mit Behinderungen und Staatsangehörige nicht vertretene und unterrepräsentierte Mitgliedstaaten werden nachdrücklich ermutigt, sich zu bewerben. Personen mit Behinderungen können angemessene Vorkehrungen beantragen, um ihre Teilnahme am Bewerbungs- und Rekrutierungsprozess zu unterstützen. Die WHO hat eine Nulltoleranz gegenüber sexueller Ausbeutung und Missbrauch (SEA), sexueller Belästigung und anderen Formen von missbräuchlichem Verhalten. Alle Mitglieder der WHO-Belegschaft haben eine Rolle dabei zu spielen, ein sicheres und respektvolles Arbeitsumfeld zu fördern und sollten tatsächliche oder vermutete Fälle der WHO melden. Die WHO hat ein rauchfreies Umfeld und rekrutiert keine Raucher oder Nutzer jeglicher Form von Tabak.

Zusätzliche Informationen
HINWEIS: Bewerber, die aufgrund des Priorisierungs- und Neuausrichtungsprozesses 2025 getrennt wurden, erhalten besondere Berücksichtigung. Der vertragliche Status des ausgewählten Kandidaten und die Verantwortlichkeiten der Position bestimmen, ob eine befristete oder temporäre Anstellung angeboten wird. Diese Stellenanzeige kann verwendet werden, um andere ähnliche Positionen auf derselben Gehaltsstufe zu besetzen. Nur Kandidaten, die ernsthaft in Betracht gezogen werden, werden kontaktiert. Ein schriftlicher Test und/oder eine asynchrone Videoeinschätzung können als Screening-Methode verwendet werden.

Grad: G5
Vertragliche Vereinbarung: Mehrere vertragliche Vereinbarungen
Vertragsdauer: 1 Jahr
Stellenanzeige: 19. Mai 2026, 15:21:24
Schlussdatum: 10. Juni 2026, 03:29:00
Hauptstandort: Schweiz-Geneva
Organisation: HQ/ECO Umwelt, Klimawandel, OneHealth, Migration PPC
Zeitplan: Vollzeit