Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben und sorge für einen reibungslosen Büroablauf.
- Unternehmen: Werde Teil der World Heart Federation, die sich für globale Herzgesundheit einsetzt.
- Vorteile: Dynamisches Arbeitsumfeld mit einem engagierten internationalen Team in Genf.
- Weitere Informationen: Jede Rolle zählt, und Zusammenarbeit steht im Mittelpunkt unserer Arbeit.
- Warum dieser Job: Trage zu einer wichtigen Mission bei und unterstütze die Verbesserung der Herzgesundheit weltweit.
- Qualifikationen: Erfahrung in administrativen Rollen und Interesse an globaler Gesundheit.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2000 - 2500 € pro Monat.
Die World Heart Federation (WHF) ist eine Dachorganisation, die die globale kardiovaskuläre Gemeinschaft vertritt und Patienten-, medizinische und wissenschaftliche Gruppen vereint. Unsere Advocacy- und Vermittlungsrollen helfen uns, unsere Mitglieder zu ermächtigen, Herz-Kreislauf-Erkrankungen zu verhindern und zu kontrollieren. WHF beeinflusst Politiken und teilt Wissen, um die kardiovaskuläre Gesundheit für alle zu fördern.
Im Mittelpunkt unserer Arbeit stehen starke Werte, die unsere Mitarbeiter täglich verkörpern:
- Care: Wir kümmern uns um die Interessen und Herzen der Menschen mit CVD, der breiteren Herzgemeinschaft, unseres Teams, der Freiwilligen und der Mitglieder.
- Equity: Wir kämpfen gegen regionale, soziale, wirtschaftliche und geschlechtsspezifische Ungleichheiten in der kardiovaskulären Gesundheit.
- Community: Wir streben danach, ein globales Netzwerk über Barrieren hinweg aufzubauen, indem wir eine Plattform bieten, auf der alle Stimmen gehört werden.
- Integrity: Wir führen unsere Arbeit ethisch, transparent, evidenzbasiert und ohne Vorurteile durch.
- Aspiration: Wir möchten alle mobilisieren und inspirieren, ein gesundes Leben zu führen und Zugang zu der Umgebung und Pflege zu haben, die sie benötigen.
Als Administrative Assistant bieten wir Ihnen ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem Ihre Arbeit zu einer international anerkannten Sache beiträgt. Sie werden ein wesentlicher Teil unseres Teams sein, der sicherstellt, dass die täglichen Abläufe im Büro reibungslos funktionieren und dass die Kollegen die Unterstützung erhalten, die sie benötigen, um einen globalen Einfluss zu erzielen. Dies ist eine ideale Gelegenheit für jemanden, der gerne anderen hilft, in einem kollaborativen Umfeld gedeiht und Freude daran hat, Dinge organisiert und effizient am Laufen zu halten.
WESENTLICHE AUFGABEN UND VERANTWORTUNGEN
- Bereitstellung administrativer Unterstützung in der gesamten Organisation.
- Administrative Unterstützung für den CEO und den Vorstand: Meetings und Telefonkonferenzen planen; Meetingdokumentation vorbereiten und verteilen; bei Agenden und Meetinglogistik helfen; Kontaktlisten für den Vorstand und die Ausschüsse pflegen.
- Koordination von Meetings, Kalendern und Reisevorbereitungen, Reiserouten, Unterkünften, Visa (wo zutreffend) und Logistik für Mitarbeiter, Vorstandsmitglieder und eingeladene Gäste.
- Vorbereitung von Korrespondenz, Präsentationen und anderen Dokumenten.
- Unterstützung bei der Organisation interner Meetings, Workshops und internationaler Veranstaltungen.
- Pflege der Büroverwaltung und Kontaktaufnahme mit Lieferanten und Dienstleistern (Reinigung, Swisscom, Büroinstandhaltung).
- Unterstützung bei Finanz- und HR-administrativen Prozessen nach Bedarf, einschließlich Rechnungsbearbeitung, Spesenberichterstattung, Bestellungen, Kreditkartenabstimmung.
- Unterstützung von Projekten und Teams mit einer Vielzahl administrativer Aufgaben.
- Beitrag zu einem einladenden, effizienten und positiven Arbeitsumfeld.
ARBEITSZEITEN: jeden Morgen von Montag bis Freitag
QUALIFIKATIONEN UND FÄHIGKEITEN
- Vorherige Erfahrung (3-5 Jahre) in einer administrativen oder bürogestützten Rolle.
- Interesse an globaler Gesundheit und wirkungsorientierter Arbeit über geografische, generationale und thematische Grenzen hinweg.
- Fähigkeit zur Zusammenarbeit in multikulturellen Teams und zu verschiedenen Themen.
- Exzellente organisatorische Fähigkeiten und starke Aufmerksamkeit für Details.
- Eine proaktive und lösungsorientierte Denkweise.
- Die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen, während man ruhig und flexibel bleibt.
- Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Starke Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel und PowerPoint).
- Fließende Englischkenntnisse, sowohl schriftlich als auch mündlich. Französisch ist von Vorteil.
- Berechtigung zur Arbeit in der Schweiz.
Warum uns beitreten? Der Beitritt zur World Heart Federation bedeutet, Teil eines kleinen, internationalen und leidenschaftlichen Teams von etwa zwanzig Kollegen mit Sitz in Genf zu werden. Jede Rolle zählt, jeder Beitrag wird geschätzt, und Zusammenarbeit steht im Mittelpunkt unserer Arbeit.
Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung nur über das Formular ein: Bewerbungsformular. Frist: 21. August 2026.
Administrative Assistant (50%) Arbeitgeber: World Heart Federation
Die World Heart Federation (WHF) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und internationalen Umfeld zu arbeiten, das sich für die Verbesserung der Herzgesundheit weltweit einsetzt. Unsere Werte wie Fürsorge, Gleichheit und Integrität prägen unsere Arbeitskultur, in der jeder Beitrag geschätzt wird und Teamarbeit im Mittelpunkt steht. Zudem bieten wir Ihnen die Chance, Ihre Fähigkeiten in einer bedeutungsvollen Rolle weiterzuentwickeln und Teil eines engagierten Teams in Genf zu sein.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Administrative Assistant (50%) erhalten könntest
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von World Heart Federation.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative Assistant (50%) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von World Heart Federation teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Administrative Assistant (50%) bei World Heart Federation besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Administrative Assistant (50%) bei World Heart Federation nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei World Heart Federation vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von World Heart Federation. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei World Heart Federation?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
