Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Archive und entwickle innovative Lösungen für die digitale Archivierung.
- Unternehmen: WIPO - eine internationale Organisation mit Fokus auf Wissensmanagement.
- Vorteile: Stabiler Vertrag, internationale Erfahrung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Archivierung und arbeite in einem multikulturellen Umfeld.
- Qualifikationen: Abschluss in Archivmanagement oder verwandten Bereichen, Erfahrung in der Archivverwaltung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 51750 - 63250 € pro Jahr.
Records and Archives Unit, IP Futures and Knowledge Management Section, Office of the Assistant Director General, Administration, Finance and Management Sector
- Contract Duration - 2 years (maximum cumulative length of 5 years) *
- Duty Station: CH-Geneva
- Application Deadline: 26-Aug-2026, 11:59:00 PM CET
This post is a limited-term fixed-term post.
1. Organizational Context a. Organizational Setting
The post is located in the Records and Archives Unit of the IP Futures and Knowledge Management in the Office of the Assistant Director General (AFMS), in the Administration, Finance and Management Sector.
The Unit is responsible for the development and implementation of policies, procedures and best practices for the management of WIPO's organizational records and archives.
The Unit also contributes to the delivery of integrated strategies for knowledge management and enterprise content management to support business needs and knowledge sharing.
b. Purpose Statement
The Assistant Archives Officer contributes to the development and implementation of archival management policies and procedures to ensure the integrity, authenticity and accessibility of WIPO’s archives.
S/he assists with the daily operations of the WIPO Archives by accessioning and processing archival records, handling reference requests, digitizing selected archival collections, and promoting archival services throughout the Organization.
Additionally, the Assistant Archives Officer participates in support activities related to physical records management and contributes to developing solutions for the long-term preservation of digital archives.
c. Reporting Lines
The incumbent works under the overall supervision of the Head, Records and Archives Unit and direct supervision of the Archives Management Officer.
2. Duties and Responsibilities
The incumbent will perform the following principal duties
- a. Identify and accession archival records into the WIPO Archives according to approved policies and procedures.
- b. Appraise, arrange and describe archival records in accordance with international standards (e. g., ISAD(G), Records in Contexts (Ri C)) and best practices.
- c. Perform rehousing and basic preservation treatments of archival materials.
- d. Contribute to the development and maintenance of archival management systems.
- e. Respond to reference and records retrieval requests according to internally defined guidelines.
- f. Digitize selected archival collections and support digital preservation activities.
- g. Contribute to the development and implementation of new tools and technologies related to archives.
- h. Advise and support WIPO staff members on archival policies and practices.
- i. Participate in outreach activities to promote the WIPO Archives.
- j. Assist with physical records inventory, transfer and destruction activities.
- k. Participate in projects as required.
- l. Perform other related duties as required.
- 3. Requirements
Education (Essential)
First-level university degree in archival management, records and information management, or a related field.
A first-level university degree in another field in combination with an advanced university degree in archival management, records and information management, or a related field may also be accepted.
Experience (Essential)
- Relevant professional experience, preferably at least two years’ professional experience in archival management or records and information management.
- Practical experience using archival management systems.
Experience (Desirable)
- Professional archival experience in an international organization.
- Practical experience with archival digital preservation programs or systems.
- Experience with digital tools, AI-enabled applications, and online collaboration platforms (e. g. Microsoft 365 Share Point).
- Language (Essential)
- Excellent written and spoken English or French, and good knowledge of the other.
- Job Related Competencies (Essential)
- Good knowledge of archival principles and practices, and related international standards and best practices.
- Practical knowledge of archival descriptive standards (e. g. ISAD(G), Records in Contexts (Ri C)) and metadata standards.
- Ability to work effectively within multi-disciplinary teams and liaise with stakeholders on different organizational levels.
- High level of customer-orientation.
- Commitment to continuous learning and the adoption of emerging technologies.
- Excellent communication and interpersonal skills and ability to maintain effective partnerships and working relations in a multi-cultural environment with sensitivity and respect for diversity.
- Willingness to learn and adapt to new archival practices and technologies.
- Job Related Competencies (Desirable)
- Practical knowledge of using Enterprise Content Management (ECM) functionalities.
- 4. Organizational Competencies
- 1. Communicating effectively.
- 2. Showing team spirit.
- 3. Demonstrating integrity.
- 4. Valuing diversity.
- 5. Producing results.
- 6. Showing service orientation.
- 7. Seeing the big picture.
- 8. Seeking change and innovation.
- 9. Developing yourself and others.
For more information, including on the salaries and benefits, please check the WIPO Careers website.
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Assistant Archives Officer - 26219-FT_LT Arbeitgeber: World Intellectual Property Organization – WIPO
Als Arbeitgeber bietet die AIMS Finance and Supply Chain Management Team in Genf eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf kontinuierliche Entwicklung und Innovation ausgerichtet ist. Mitarbeiter profitieren von umfangreichen Wachstums- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einer positiven Unternehmenskultur, die Teamarbeit und Engagement fördert. Die Lage in Genf ermöglicht zudem einen internationalen Austausch und Zugang zu einem vielfältigen Netzwerk von Fachleuten.
Kontaktdaten:
World Intellectual Property Organization – WIPO Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von World Intellectual Property Organization – WIPO und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei World Intellectual Property Organization – WIPO Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistant Archives Officer - 26219-FT_LT mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei World Intellectual Property Organization – WIPO von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei World Intellectual Property Organization – WIPO solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei World Intellectual Property Organization – WIPO ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei World Intellectual Property Organization – WIPO gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei World Intellectual Property Organization – WIPO vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei World Intellectual Property Organization – WIPO sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei World Intellectual Property Organization – WIPO verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
