Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Archive und entwickle innovative Archivierungsrichtlinien für WIPO.
- Unternehmen: WIPO - eine internationale Organisation mit Fokus auf Wissensmanagement.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, internationale Erfahrung und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Karrierechancen in einem multikulturellen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Archivierung und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abschluss in Archivmanagement oder verwandtem Bereich und relevante Berufserfahrung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 54000 - 66000 € pro Jahr.
Die Stelle befindet sich in der Abteilung für Aufzeichnungen und Archive der IP Futures und Knowledge Management im Büro des stellvertretenden Generaldirektors (AFMS) im Sektor für Verwaltung, Finanzen und Management. Die Einheit ist verantwortlich für die Entwicklung und Umsetzung von Richtlinien, Verfahren und Best Practices für das Management der organisatorischen Aufzeichnungen und Archive von WIPO. Sie trägt auch zur Bereitstellung integrierter Strategien für das Wissensmanagement und das Enterprise Content Management bei, um den geschäftlichen Anforderungen und dem Wissensaustausch gerecht zu werden.
Zweck der Stelle
Der Assistant Archives Officer trägt zur Entwicklung und Umsetzung von Richtlinien und Verfahren für das Archivmanagement bei, um die Integrität, Authentizität und Zugänglichkeit der Archive von WIPO sicherzustellen. Er/Sie unterstützt die täglichen Abläufe der WIPO-Archive, indem er/sie Archivunterlagen erfasst und bearbeitet, Anfragen bearbeitet, ausgewählte Archivbestände digitalisiert und Archivdienste innerhalb der Organisation fördert. Darüber hinaus nimmt der Assistant Archives Officer an Unterstützungsaktivitäten im Zusammenhang mit dem physischen Records Management teil und trägt zur Entwicklung von Lösungen für die langfristige Erhaltung digitaler Archive bei.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Identifizieren und Erfassen von Archivunterlagen in den WIPO-Archiven gemäß genehmigten Richtlinien und Verfahren.
- Bewerten, Anordnen und Beschreiben von Archivunterlagen gemäß internationalen Standards (z.B. ISAD(G), Records in Contexts (RiC)) und Best Practices.
- Durchführen von Umverpackungen und grundlegenden Erhaltungsmaßnahmen für Archivmaterialien.
- Beitragen zur Entwicklung und Pflege von Archivmanagementsystemen.
- Beantworten von Anfragen und Abrufanfragen gemäß intern definierten Richtlinien.
- Digitalisieren ausgewählter Archivbestände und Unterstützung von Aktivitäten zur digitalen Erhaltung.
- Beitragen zur Entwicklung und Umsetzung neuer Werkzeuge und Technologien im Zusammenhang mit Archiven.
- Beraten und Unterstützen von WIPO-Mitarbeitern zu Archivrichtlinien und -praktiken.
- Teilnehmen an Outreach-Aktivitäten zur Förderung der WIPO-Archive.
- Unterstützen bei der Inventarisierung, Übertragung und Vernichtung physischer Aufzeichnungen.
- Teilnehmen an Projekten nach Bedarf.
- Andere verwandte Aufgaben nach Bedarf ausführen.
Anforderungen
Bildung (Erforderlich)
Erster Hochschulabschluss im Archivmanagement, Records und Informationsmanagement oder einem verwandten Bereich. Ein erster Hochschulabschluss in einem anderen Bereich in Kombination mit einem fortgeschrittenen Hochschulabschluss im Archivmanagement, Records und Informationsmanagement oder einem verwandten Bereich kann ebenfalls akzeptiert werden.
Erfahrung (Erforderlich)
Relevante Berufserfahrung, vorzugsweise mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Archivmanagement oder Records und Informationsmanagement. Praktische Erfahrung mit Archivmanagementsystemen.
Sprachen (Erforderlich)
Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kenntnisse in Englisch oder Französisch sowie gute Kenntnisse der anderen Sprache.
Berufsbezogene Kompetenzen (Erforderlich)
- Gute Kenntnisse der Archivprinzipien und -praktiken sowie der damit verbundenen internationalen Standards und Best Practices.
- Praktische Kenntnisse der archivischen Beschreibungsstandards (z.B. ISAD(G), Records in Contexts (RiC)) und Metadatenstandards.
- Fähigkeit, effektiv in multidisziplinären Teams zu arbeiten und mit Stakeholdern auf verschiedenen organisatorischen Ebenen zu kommunizieren.
- Hohe Kundenorientierung.
- Engagement für kontinuierliches Lernen und die Annahme neuer Technologien.
- Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, effektive Partnerschaften und Arbeitsbeziehungen in einem multikulturellen Umfeld mit Sensibilität und Respekt für Vielfalt aufrechtzuerhalten.
- Bereitschaft zu lernen und sich an neue Archivpraktiken und -technologien anzupassen.
Berufsbezogene Kompetenzen (Wünschenswert)
- Praktische Kenntnisse in der Nutzung von Funktionen des Enterprise Content Management (ECM).
Organisatorische Kompetenzen
- Effektive Kommunikation.
- Teamgeist zeigen.
- Integrität demonstrieren.
- Vielfalt wertschätzen.
- Ergebnisse produzieren.
- Serviceorientierung zeigen.
- Das große Ganze sehen.
- Veränderung und Innovation suchen.
- Selbstentwicklung und die Entwicklung anderer fördern.
Für weitere Informationen, einschließlich zu Gehältern und Leistungen, besuchen Sie bitte die WIPO-Karriereseite.
Assistant Archives Officer - 26219-FT_LT Arbeitgeber: World Intellectual Property Organization – WIPO
Als Arbeitgeber bietet die AIMS Finance and Supply Chain Management Team in Genf eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf kontinuierliche Entwicklung und Innovation ausgerichtet ist. Mitarbeiter profitieren von umfangreichen Wachstums- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einer positiven Unternehmenskultur, die Teamarbeit und Engagement fördert. Die Lage in Genf ermöglicht zudem einen internationalen Austausch und Zugang zu einem vielfältigen Netzwerk von Fachleuten.
Kontaktdaten:
World Intellectual Property Organization – WIPO Recruiting-Team
