Auf einen Blick
- Aufgaben: Analysiere Prozesse und unterstütze die Einführung neuer CRM- und ERP-Systeme.
- Unternehmen: WIPO, eine innovative Organisation im Finanzsektor.
- Vorteile: Stabile Anstellung, internationale Arbeitsumgebung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit Fokus auf Zusammenarbeit und Innovation.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Finanzprozesse mit modernster Technologie.
- Qualifikationen: Abschluss in Betriebswirtschaft oder verwandten Bereichen, Erfahrung in Prozessdokumentation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Der Posten befindet sich in der Einkommensabteilung, Finanzabteilung, Abteilung für Programmplanung und Finanzen, Verwaltung, Finanz- und Managementsektor. Die Einkommensabteilung unterstützt die Sektoren der WIPO, indem sie die eingehenden Zahlungen im Zusammenhang mit den Aktivitäten der WIPO und UPOV verbucht und Dienstleistungen wie Kontoführung und Online-Zahlungen per Kreditkarte anbietet.
Zweck: Diese Rolle wendet analytische Fähigkeiten, Projekt-Dokumentation und Customer Relationship Management (CRM) auf Finanzprozesse an, die sich aufgrund der Einführung neuer CRM-, Key Data Management (KDM)-, Kundenauthentifizierungs- und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme schnell verändern. Die Erstellung von operativen Arbeitsabläufen, Prozessdokumenten und Betriebsverfahren ist eine Kernverantwortung. Der Stelleninhaber dokumentiert die zukünftigen Daten- und Informationsflüsse zwischen diesen integrierten Systemen. Darüber hinaus verwaltet der Stelleninhaber Jira als primäres Tool zur Protokollierung von Finanzproblemen und Projektmanagement, um betriebliche Probleme zu verfolgen und zu dokumentieren.
Berichtslinien: Der Stelleninhaber arbeitet unter der Aufsicht des Projektmanagers und arbeitet eng mit Kollegen innerhalb der Einkommensabteilung zusammen.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Prozessmapping: Umwandlung von Geschäftsdokumentationen in klare, standardisierte und umsetzbare Prozessabläufe.
- Systemverfolgung: Pflege und Aktualisierung des Continuous Improvement Jira für Finanzen (einschließlich CRM, AIMS und verwandte Systeme); Verwaltung der Migration zu Cloud Jira und Sicherstellung einer nahtlosen Integration mit verbundenen Anwendungen.
- Anforderungsanalyse: Erfassung, Verfeinerung und Dokumentation von Geschäfts- und Prozessverbesserungsanforderungen nach Bedarf.
- Incident Management: Nachverfolgung von Änderungsanfragen, Systemvorfällen und Fehlern mit relevanten internen technischen Teams (einschließlich AIMS, WIPO Pay, Current Account, CRM und IP Portal).
- Dokumentation: Erstellung von operativen Arbeitsabläufen, Prozessdokumenten und Standardarbeitsanweisungen (SOPs), die für wichtige Finanzfunktionen im Zusammenhang mit dem CRM-, ERP-System und KDM-Datenanforderungen erforderlich sind.
- Analytik: Unterstützung von Datenmanagement-, Berichts- und Analyseinitiativen innerhalb der Abteilung.
- Weitere Aufgaben: Durchführung anderer verwandter Aufgaben, die durch die sich entwickelnden Bedürfnisse der Einkommensabteilung erforderlich sind.
Anforderungen:
- Abschluss der Sekundarschulausbildung.
- Ein erster Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft, Informationssystemen, Finanzen oder einem verwandten Bereich.
- Eine anerkannte Projektmanagement- oder Agile-Zertifizierung (z. B. PMP, PRINCE2, Scrum Master).
- Schulung oder Zertifizierung in der CRM-Administration (z. B. Microsoft Dynamics) oder im Prozessmapping.
Erfahrung (erforderlich):
- Mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung in der Geschäftsanalyse, Prozessdokumentation oder Systemadministration.
- Erfahrung in der Erstellung von Projektdokumentationen und der Nutzung von Prozessdesignmethoden oder Mapping-Tools.
- Erfahrung in einem Rechnungswesen-, Finanz- oder Kundenserviceumfeld.
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse.
- Gute Französischkenntnisse.
Berufsbezogene Kompetenzen (erforderlich):
- Digitale Kompetenz: Solides Wissen über Unternehmenssoftware (wie CRM- oder ERP-Systeme) und die Nutzung kollaborativer Aufgabenmanagement-Tools (z. B. Jira, Microsoft 365).
- Prozess- und Dokumentationsunterstützung: Fähigkeit, Standardgeschäftsabläufe zu verstehen und bei der Erstellung klarer, benutzerfreundlicher Verfahrensdokumentationen und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) zu helfen.
- Systemverfolgung und -unterstützung: Vertrautheit mit der Protokollierung, Verfolgung und Aktualisierung von Problemen in einer Ticket- oder Projektmanagementumgebung (wie Jira).
- Detailgenauigkeit: Hohe Genauigkeit und sorgfältige Aufmerksamkeit für Details bei der Verfolgung betrieblicher Schritte, der Kartierung von Datenflüssen und der Pflege administrativer Aufzeichnungen.
- Zwischenmenschliche Fähigkeiten: Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, effektive Partnerschaften und Arbeitsbeziehungen in einem multikulturellen Umfeld mit Sensibilität und Respekt für Vielfalt aufrechtzuerhalten.
- Anpassungsfähigkeit: Fähigkeit, effektiv in einem Team zu arbeiten, die eigene Arbeitslast zu organisieren und sich an Aufgaben anzupassen, die je nach den Bedürfnissen der Abteilung variieren.
Zusätzliche berufliche Werte:
- Effektiv kommunizieren.
- Teamgeist zeigen.
- Integrität demonstrieren.
- Ergebnisse erzielen.
- Serviceorientierung zeigen.
- Das große Ganze sehen.
- Veränderung und Innovation suchen.
- Selbst und andere weiterentwickeln.
CRM and Business Process Assistant - 26203-TA Arbeitgeber: World Intellectual Property Organization – WIPO
Als Arbeitgeber bietet die AIMS Finance and Supply Chain Management Team in Genf eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf kontinuierliche Entwicklung und Innovation ausgerichtet ist. Mitarbeiter profitieren von umfangreichen Wachstums- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einer positiven Unternehmenskultur, die Teamarbeit und Engagement fördert. Die Lage in Genf ermöglicht zudem einen internationalen Austausch und Zugang zu einem vielfältigen Netzwerk von Fachleuten.
Kontaktdaten:
World Intellectual Property Organization – WIPO Recruiting-Team
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✨Nutze die Hochschul-Karrieremessen
Das ist unsere Chance, direkt mit Recruitern von verschiedenen Unternehmensberatungen in Kontakt zu treten. Schau dir die Messen an, die an deiner Uni stattfinden und bring dein bestes Lächeln mit – oft haben sie für befristete Stellen spezielle Programme oder Praktika in Planung!
✨Vernetze dich in spezifischen Online-Communities
Schau dir Plattformen wie LinkedIn oder spezielle Foren für Unternehmensberatung an. Engagiere dich in Diskussionen, teile deine Gedanken zu aktuellen Trends und zeige, dass du ein aktives Mitglied der Beratungswelt bist. Oft erfährt man hier auch von befristeten Möglichkeiten, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Kleinere Beratungsgespräche simulieren
Mach dir ein paar Gedanken, wie man typische Cases aus der Unternehmensberatung angehen kann. Übe diese mit Freunden oder Kommilitonen! Das kann dir das Vertrauen geben, bei echten Bewerbungsgesprächen zu glänzen, auch wenn die Zeit begrenzt ist.
✨Bewerbe dich über unsere Website!
Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung schnell auf dem Tisch landet. Auf unserer Seite gibt es immer aktuelle Angebote und so verpasst du keine befristete Stelle, die perfekt zu dir passt. Also, lass uns gemeinsam die Beratungsszene rocken!
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist es wichtig, dass du deine analytischen Fähigkeiten unter Beweis stellst. Nutze in deinem CV konkrete Beispiele, wie du Probleme strukturiert angegangen bist und welche Lösungen du entwickelt hast. Das zeigt, dass du das richtige Mindset für diese Branche hast.
Passe deinen Lebenslauf an!:Egal ob Praktikum oder befristete Anstellung, dein Lebenslauf sollte auf die spezifischen Anforderungen der Unternehmensberatung zugeschnitten sein. Hebe relevante Praktika, Projekte und Erfahrungen hervor, die deine Beratungsfähigkeiten und Teamarbeit zeigen.
Motivation in der Bewerbung!:Gerade bei einer befristeten Position ist es wichtig, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, warum du unbedingt bei World Intellectual Property Organization – WIPO arbeiten möchtest. Zeig, dass du bereit bist, deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln und einen Mehrwert für das Team zu schaffen.
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist Kommunikation das A und O. Mach deutlich, wie du komplexe Informationen zusammenfassen und effektiv präsentieren kannst. Vielleicht hast du ein Projekt geleitet, bei dem du deine Fähigkeiten verbessern konntest – das sollte unbedingt in deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei World Intellectual Property Organization – WIPO vorbereitet
✨Fokussiert auf Problemlösung
In der Unternehmensberatung dreht sich alles um das Lösen von Problemen. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deinem Studium oder vorherigen Praktika zu nennen, wo du analytische Fähigkeiten und kreative Lösungsansätze unter Beweis gestellt hast. Denk an echte Fälle, die du durchleuchten könntest, um deine Denkweise zu verdeutlichen!
✨Teamwork und Kommunikation
Beratungsprojekte laufen oft im Team ab. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Erfahrungen in der Teamarbeit betreffen. Wie hast du Konflikte gelöst oder Ideen effektiv kommuniziert? Hier kannst du während des Interviews deinen persönlichen Stil und wie du zur Team-Dynamik beiträgt, hervorheben.
✨Flexibel und lernbereit
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, könnte dein zukünftiger Arbeitgeber auf der Suche nach jemandem sein, der sich schnell in neue Themen einarbeiten kann. Bereite dich darauf vor, zu zeigen, wie du in der Vergangenheit Lernkurven gemeistert hast oder schnell neue Fähigkeiten erworben hast. Das zeigt dein Engagement und Potenzial für Wachstum.
✨Praktische Cases und Rollenspiele
Erwarte, dass du in deinem Interview an praktischen Fallstudien oder Rollenspielen teilnehmen musst. Übe diese Formate im Voraus. Überlege dir, wie du strukturiert an Fragestellungen herangehen kannst und wie du deine Ergebnisse überzeugend präsentieren würdest. Das wird dir helfen, in der Beratung den richtigen Eindruck zu hinterlassen!
