Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Management mit administrativen Aufgaben und koordiniere wichtige Büroabläufe.
- Unternehmen: Weltorganisation für geistiges Eigentum (WIPO) mit einem Fokus auf Innovation und Kreativität.
- Vorteile: Vielfältige, inklusive Arbeitsumgebung mit globaler Reichweite und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Möglichkeit zur Teilnahme an einem Talentpool für zukünftige Positionen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft durch Unterstützung von Führungskräften in einem internationalen Umfeld.
- Qualifikationen: Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Verwaltung, idealerweise in einem multikulturellen Umfeld.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Die Weltorganisation für geistiges Eigentum (WIPO) ist die Agentur der Vereinten Nationen, die sich der Innovation und Kreativität widmet. Durch geistiges Eigentum unterstützt die WIPO Erfinder, Kreative, Unternehmer und Gemeinschaften weltweit dabei, Ideen in Wirkung umzuwandeln, wirtschaftliches Wachstum, kulturelle Entwicklung und nachhaltige Lösungen für globale Herausforderungen zu fördern. Die WIPO bietet ein vielfältiges, integratives und kollaboratives Arbeitsumfeld, in dem Kollegen aus der ganzen Welt zu bedeutenden Initiativen mit globaler Reichweite beitragen.
Der Arbeitsplatz befindet sich im Büro des Generaldirektors oder im Büro eines Sektorleiters. Das Büro unterstützt die Führungsebene bei der Festlegung strategischer Richtungen, der Überwachung der Umsetzung organisatorischer Prioritäten und der Förderung der Zusammenarbeit innerhalb der Organisation und mit externen Interessengruppen. Der Stelleninhaber spielt eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung des reibungslosen Ablaufs des Büros, indem er eine effektive administrative Koordination, Informationsmanagement und operative Unterstützung sicherstellt.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Bereitstellung administrativer und operativer Unterstützung für den Generaldirektor, den Sektorleiter oder benannte leitende Manager, um die effiziente Koordination von Büroaktivitäten, Prioritäten und Arbeitsabläufen sicherzustellen.
- Verwaltung von Zeitplänen, Terminen und Besprechungsarrangements, Koordination von Logistik und Dokumentation sowie Überwachung von Folgemaßnahmen aus Besprechungen und Entscheidungen.
- Vorbereitung, Bearbeitung und Verwaltung von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen offiziellen Dokumenten unter Gewährleistung von Genauigkeit, Qualität, Vertraulichkeit und zeitgerechter Verteilung.
- Als Ansprechpartner für interne und externe Interessengruppen fungieren, Kommunikation, Informationsaustausch und die Bereitstellung reaktionsschneller administrativer Unterstützung erleichtern.
- In Zusammenarbeit mit der Reiseabteilung Reisen, Missionen, Besuche und Veranstaltungen organisieren, indem die erforderliche logistische und administrative Unterstützung gemäß den geltenden Verfahren bereitgestellt wird.
- Unterstützung administrativer, budgetärer, beschaffungs- und personalbezogener Aktivitäten, einschließlich der Vorbereitung, Bearbeitung und Überwachung von Transaktionen und zugehöriger Dokumentation.
- Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse und Büropraktiken sowie Unterstützung des Wissensaustauschs zur Steigerung der betrieblichen Effizienz und Servicebereitstellung.
- Erfüllung anderer verwandter Aufgaben nach Bedarf.
Anforderungen
- Abschluss der Sekundarschule.
- Mindestens fünf Jahre relevante administrative oder sekretarielle Erfahrung, vorzugsweise in der Unterstützung von leitenden Managern oder Führungskräften in einem internationalen oder multikulturellen Umfeld.
- Ausgezeichnete Englischkenntnisse. Kenntnisse einer weiteren UN-Sprache sind von Vorteil.
- Starke organisatorische und Planungsfähigkeiten.
- Ausgezeichnete Entwurfs- und Kommunikationsfähigkeiten.
- Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu verwalten.
- Starke Kundenorientierung.
- Gute Kenntnisse digitaler Arbeitsplätze, Zusammenarbeit und KI-gestützter Produktivitätswerkzeuge.
- Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln.
- Effektive Kommunikation.
- Teamgeist zeigen.
- Integrität demonstrieren.
- Ergebnisse produzieren.
- Serviceorientierung zeigen.
- Das große Ganze sehen.
- Veränderung und Innovation suchen.
- Selbstentwicklung und Entwicklung anderer fördern.
Für weitere Informationen, einschließlich zu Gehältern und Leistungen, besuchen Sie bitte die WIPO-Karriereseite.
Roster - Administrative Assistant - 26255-FT_LT_ROS Arbeitgeber: World Intellectual Property Organization – WIPO
Als Arbeitgeber bietet die AIMS Finance and Supply Chain Management Team in Genf eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf kontinuierliche Entwicklung und Innovation ausgerichtet ist. Mitarbeiter profitieren von umfangreichen Wachstums- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einer positiven Unternehmenskultur, die Teamarbeit und Engagement fördert. Die Lage in Genf ermöglicht zudem einen internationalen Austausch und Zugang zu einem vielfältigen Netzwerk von Fachleuten.
Kontaktdaten:
World Intellectual Property Organization – WIPO Recruiting-Team
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✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von World Intellectual Property Organization – WIPO und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei World Intellectual Property Organization – WIPO Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei World Intellectual Property Organization – WIPO von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei World Intellectual Property Organization – WIPO solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei World Intellectual Property Organization – WIPO ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei World Intellectual Property Organization – WIPO gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei World Intellectual Property Organization – WIPO vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei World Intellectual Property Organization – WIPO sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei World Intellectual Property Organization – WIPO verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
