CRM and Business Process Assistant

Organizational Kontext

• Organisatorische Einstellung: Der Posten befindet sich in der Einkommensabteilung, Finanzabteilung, Abteilung für Programmplanung und Finanzen, Verwaltung, Finanz- und Managementsektor. Die Einkommensabteilung unterstützt die Sektoren von WIPO, indem sie die eingehenden Zahlungen im Zusammenhang mit den Aktivitäten von WIPO und UPOV verbucht und Dienstleistungen wie Kontoführung und Online-Zahlungen per Kreditkarte anbietet.
• Zweck: Diese Rolle wendet analytische Fähigkeiten, Projektdokumentation und Customer Relationship Management (CRM) auf Finanzprozesse an, die sich aufgrund der Einführung neuer CRM-, Key Data Management (KDM)-, Kundenauthentifizierungs- und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme schnell verändern. Die Erstellung von operativen Arbeitsabläufen, Prozessdokumenten und Betriebsverfahren ist eine Kernverantwortung.
• Berichtslinien: Der Stelleninhaber arbeitet unter der Aufsicht des Projektmanagers und arbeitet eng mit Kollegen innerhalb der Einkommensabteilung zusammen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Prozessmapping: Umwandlung von Geschäftsdokumentationen in klare, standardisierte und umsetzbare Prozessabläufe.
• Systemverfolgung: Pflege und Aktualisierung des Continuous Improvement Jira für Finanzen; Verwaltung der Migration zu Cloud Jira und Sicherstellung einer nahtlosen Integration mit verbundenen Anwendungen.
• Anforderungsanalyse: Erfassung, Verfeinerung und Dokumentation von Geschäfts- und Prozessverbesserungsanforderungen nach Bedarf.
• Incident Management: Nachverfolgung von Änderungsanfragen, Systemvorfällen und Fehlern mit relevanten internen technischen Teams.
• Dokumentation: Erstellung von operativen Arbeitsabläufen, Prozessdokumenten und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) für wichtige Finanzfunktionen im Zusammenhang mit dem CRM-, ERP-System und KDM-Datenanforderungen.
• Analytik: Unterstützung des Datenmanagements, der Berichterstattung und der Analyseinitiativen innerhalb der Abteilung.
• Sonstige Aufgaben: Durchführung anderer verwandter Aufgaben, die durch die sich entwickelnden Bedürfnisse der Einkommensabteilung erforderlich sind.

Anforderungen

• Abschluss der Sekundarschule.
• Ein erster Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft, Informationssystemen, Finanzen oder einem verwandten Bereich.
• Eine anerkannte Zertifizierung im Projektmanagement oder Agile (z.B. PMP, PRINCE2, Scrum Master).
• Schulung oder Zertifizierung in der CRM-Administration oder im Geschäftprozessmapping.

Erfahrung (Wesentlich)

• Mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung in der Geschäftsanalyse, Prozessdokumentation oder Systemadministration.
• Erfahrung in der Erstellung von Projektdokumentationen und der Nutzung von Prozessdesignmethoden oder Mapping-Tools.
• Erfahrung in einem Rechnungswesen-, Finanz- oder Kundenserviceumfeld.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse.
• Gute Französischkenntnisse.

Berufsbezogene Kompetenzen (Wesentlich)

• Digitale Kompetenz: Solide Kenntnisse in Unternehmenssoftware (wie CRM- oder ERP-Systemen) und in der Nutzung kollaborativer Aufgabenmanagement-Tools.
• Prozess- und Dokumentationsunterstützung: Fähigkeit, Standardgeschäftsabläufe zu verstehen und klare, benutzerfreundliche Verfahrensdokumentationen und SOPs zu erstellen.
• Systemverfolgung und -unterstützung: Vertrautheit mit der Protokollierung, Verfolgung und Aktualisierung von Problemen in einem Ticket- oder Projektmanagementumfeld.
• Detailgenauigkeit: Hohe Genauigkeit und sorgfältige Aufmerksamkeit für Details bei der Verfolgung operativer Schritte, der Kartierung von Datenflüssen und der Pflege administrativer Aufzeichnungen.
• Zwischenmenschliche Fähigkeiten: Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, effektive Partnerschaften und Arbeitsbeziehungen in einem multikulturellen Umfeld aufrechtzuerhalten.
• Anpassungsfähigkeit: Fähigkeit, effektiv im Team zu arbeiten, die eigene Arbeitslast zu organisieren und sich an Aufgaben anzupassen, die je nach Bedarf der Abteilung variieren.

Allgemeine Dienstposten unterliegen der lokalen Rekrutierung. Bewerbungen von qualifizierten Frauen sowie von qualifizierten Staatsangehörigen nicht vertretenen Mitgliedstaaten von WIPO und unterrepräsentierten geografischen Regionen werden ermutigt.