Auf einen Blick
- Aufgaben: Analysiere Prozesse und unterstütze die Implementierung neuer CRM- und ERP-Systeme.
- Unternehmen: WIPO, eine innovative Organisation im Bereich geistiges Eigentum.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Karrierechancen in einem multikulturellen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Finanzprozesse und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abschluss in Betriebswirtschaft oder verwandten Bereichen und Erfahrung in Prozessdokumentation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Die Stelle befindet sich in der Einkommensabteilung, Finanzabteilung, Abteilung für Programmplanung und Finanzen, Verwaltung, Finanz- und Managementsektor. Die Einkommensabteilung unterstützt die Sektoren von WIPO, indem sie die eingehenden Zahlungen im Zusammenhang mit den Aktivitäten von WIPO und UPOV erfasst und Dienstleistungen wie Kontoführung und Online-Zahlungen per Kreditkarte anbietet.
Diese Rolle wendet analytische Fähigkeiten, Projekt-Dokumentation und Customer Relationship Management (CRM) auf Finanzprozesse an, die sich aufgrund der Einführung neuer CRM-, Key Data Management (KDM)-, Kundenauthentifizierungs- und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme schnell verändern. Die Erstellung von operativen Arbeitsabläufen, Prozessdokumenten und Betriebsverfahren ist eine Kernverantwortung. Der Stelleninhaber dokumentiert die zukünftigen Daten- und Informationsflüsse zwischen diesen integrierten Systemen. Darüber hinaus verwaltet der Stelleninhaber Jira als primäres Tool zur Protokollierung von Finanzproblemen und Projektmanagement, um betriebliche Probleme zu verfolgen und zu dokumentieren.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Prozessmapping: Umwandlung von Geschäftsdokumentationen in klare, standardisierte und umsetzbare Prozessabläufe.
- Systemverfolgung: Pflege und Aktualisierung des Continuous Improvement Jira für Finanzen; Verwaltung der Migration zu Cloud Jira und Sicherstellung einer nahtlosen Integration mit verbundenen Anwendungen.
- Anforderungsanalyse: Erfassung, Verfeinerung und Dokumentation von Geschäfts- und Prozessverbesserungsanforderungen nach Bedarf.
- Incident Management: Nachverfolgung von Änderungsanfragen, Systemvorfällen und Fehlern mit relevanten internen technischen Teams.
- Dokumentation: Erstellung von operativen Arbeitsabläufen, Prozessdokumenten und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) für wichtige Finanzfunktionen im Zusammenhang mit dem CRM-, ERP-System und KDM-Datenanforderungen.
- Analytik: Unterstützung von Datenmanagement-, Berichts- und Analyseinitiativen innerhalb der Abteilung.
- Sonstige Aufgaben: Durchführung anderer verwandter Aufgaben, die durch die sich entwickelnden Bedürfnisse der Einkommensabteilung erforderlich sind.
Anforderungen
- Abschluss der Sekundarschule.
- Ein erster Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft, Informationssystemen, Finanzen oder einem verwandten Bereich.
- Eine anerkannte Zertifizierung im Projektmanagement oder Agile (z.B. PMP, PRINCE2, Scrum Master).
- Schulung oder Zertifizierung in der CRM-Administration oder im Geschäftprozessmapping.
- Mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung in der Geschäftsanalyse, Prozessdokumentation oder Systemadministration.
- Erfahrung in der Erstellung von Projektdokumentationen und der Nutzung von Prozessdesignmethoden oder Mapping-Tools.
- Erfahrung in einem Rechnungswesen-, Finanz- oder Kundenserviceumfeld.
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse.
- Gute Kenntnisse der französischen Sprache.
Berufsbezogene Kompetenzen
- Digitale Kompetenz: Solide Kenntnisse in Unternehmenssoftware (wie CRM- oder ERP-Systemen) und in der Nutzung kollaborativer Aufgabenmanagement-Tools.
- Prozess- und Dokumentationsunterstützung: Fähigkeit, Standardgeschäftsabläufe zu verstehen und klare, benutzerfreundliche Verfahrensdokumentationen und SOPs zu erstellen.
- Systemverfolgung und -unterstützung: Vertrautheit mit der Protokollierung, Verfolgung und Aktualisierung von Problemen in einem Ticket- oder Projektmanagementumfeld.
- Detailgenauigkeit: Hohe Genauigkeit und sorgfältige Aufmerksamkeit für Details bei der Verfolgung betrieblicher Schritte, der Kartierung von Datenflüssen und der Pflege administrativer Aufzeichnungen.
- Zwischenmenschliche Fähigkeiten: Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, effektive Partnerschaften und Arbeitsbeziehungen in einem multikulturellen Umfeld aufrechtzuerhalten.
- Anpassungsfähigkeit: Fähigkeit, effektiv im Team zu arbeiten, die eigene Arbeitslast zu organisieren und sich an Aufgaben anzupassen, die je nach Bedarf der Abteilung variieren.
Die Stellen im allgemeinen Dienst unterliegen der lokalen Rekrutierung. Bewerbungen von qualifizierten Frauen sowie von qualifizierten Staatsangehörigen nicht vertretenen Mitgliedstaaten von WIPO und unterrepräsentierten geografischen Regionen werden gefördert.
CRM and Business Process Assistant Arbeitgeber: World Intellectual Property Organization
WIPO bietet eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung in Genf, die sich auf die Förderung von Vielfalt und Inklusion konzentriert. Als Associate Performance and Budget Analyst haben Sie die Möglichkeit, an bedeutenden Projekten zu arbeiten, die die globale Innovationslandschaft beeinflussen, während Sie gleichzeitig von umfangreichen Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten profitieren. Die Organisation legt großen Wert auf Teamarbeit und kontinuierliches Lernen, was Ihnen hilft, Ihre Fähigkeiten in einem internationalen Umfeld weiterzuentwickeln.
Kontaktdaten:
World Intellectual Property Organization Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so CRM and Business Process Assistant erhalten könntest
✨Nutze die Hochschul-Karrieremessen
Das ist unsere Chance, direkt mit Recruitern von verschiedenen Unternehmensberatungen in Kontakt zu treten. Schau dir die Messen an, die an deiner Uni stattfinden und bring dein bestes Lächeln mit – oft haben sie für befristete Stellen spezielle Programme oder Praktika in Planung!
✨Vernetze dich in spezifischen Online-Communities
Schau dir Plattformen wie LinkedIn oder spezielle Foren für Unternehmensberatung an. Engagiere dich in Diskussionen, teile deine Gedanken zu aktuellen Trends und zeige, dass du ein aktives Mitglied der Beratungswelt bist. Oft erfährt man hier auch von befristeten Möglichkeiten, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Kleinere Beratungsgespräche simulieren
Mach dir ein paar Gedanken, wie man typische Cases aus der Unternehmensberatung angehen kann. Übe diese mit Freunden oder Kommilitonen! Das kann dir das Vertrauen geben, bei echten Bewerbungsgesprächen zu glänzen, auch wenn die Zeit begrenzt ist.
✨Bewerbe dich über unsere Website!
Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung schnell auf dem Tisch landet. Auf unserer Seite gibt es immer aktuelle Angebote und so verpasst du keine befristete Stelle, die perfekt zu dir passt. Also, lass uns gemeinsam die Beratungsszene rocken!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um CRM and Business Process Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist es wichtig, dass du deine analytischen Fähigkeiten unter Beweis stellst. Nutze in deinem CV konkrete Beispiele, wie du Probleme strukturiert angegangen bist und welche Lösungen du entwickelt hast. Das zeigt, dass du das richtige Mindset für diese Branche hast.
Passe deinen Lebenslauf an!:Egal ob Praktikum oder befristete Anstellung, dein Lebenslauf sollte auf die spezifischen Anforderungen der Unternehmensberatung zugeschnitten sein. Hebe relevante Praktika, Projekte und Erfahrungen hervor, die deine Beratungsfähigkeiten und Teamarbeit zeigen.
Motivation in der Bewerbung!:Gerade bei einer befristeten Position ist es wichtig, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, warum du unbedingt bei World Intellectual Property Organization arbeiten möchtest. Zeig, dass du bereit bist, deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln und einen Mehrwert für das Team zu schaffen.
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist Kommunikation das A und O. Mach deutlich, wie du komplexe Informationen zusammenfassen und effektiv präsentieren kannst. Vielleicht hast du ein Projekt geleitet, bei dem du deine Fähigkeiten verbessern konntest – das sollte unbedingt in deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei World Intellectual Property Organization vorbereitet
✨Fokussiert auf Problemlösung
In der Unternehmensberatung dreht sich alles um das Lösen von Problemen. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deinem Studium oder vorherigen Praktika zu nennen, wo du analytische Fähigkeiten und kreative Lösungsansätze unter Beweis gestellt hast. Denk an echte Fälle, die du durchleuchten könntest, um deine Denkweise zu verdeutlichen!
✨Teamwork und Kommunikation
Beratungsprojekte laufen oft im Team ab. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Erfahrungen in der Teamarbeit betreffen. Wie hast du Konflikte gelöst oder Ideen effektiv kommuniziert? Hier kannst du während des Interviews deinen persönlichen Stil und wie du zur Team-Dynamik beiträgt, hervorheben.
✨Flexibel und lernbereit
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, könnte dein zukünftiger Arbeitgeber auf der Suche nach jemandem sein, der sich schnell in neue Themen einarbeiten kann. Bereite dich darauf vor, zu zeigen, wie du in der Vergangenheit Lernkurven gemeistert hast oder schnell neue Fähigkeiten erworben hast. Das zeigt dein Engagement und Potenzial für Wachstum.
✨Praktische Cases und Rollenspiele
Erwarte, dass du in deinem Interview an praktischen Fallstudien oder Rollenspielen teilnehmen musst. Übe diese Formate im Voraus. Überlege dir, wie du strukturiert an Fragestellungen herangehen kannst und wie du deine Ergebnisse überzeugend präsentieren würdest. Das wird dir helfen, in der Beratung den richtigen Eindruck zu hinterlassen!
