Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere und unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben und internationalen Verhandlungen.
- Unternehmen: Weltorganisation für Handel mit einem multikulturellen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen internationalen Umfeld.
- Weitere Informationen: Chancen zur Weiterbildung und ein inklusives Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft des Handels und arbeite mit globalen Führungspersönlichkeiten zusammen.
- Qualifikationen: Mindestens 8 Jahre Erfahrung in der Verwaltung, idealerweise in internationalen Organisationen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 55000 - 70000 € pro Jahr.
Die Rolle unterstützt den Direktor und die Abteilung in administrativen und sekretariellen Funktionen, um eine effiziente Verwaltung der WTO-Sitzungen, Publikationsprozesse und Budgetverwaltung sicherzustellen.
Verantwortlichkeiten
- Koordinieren und Überwachen des Sekretariatsteams, einschließlich Schulung, Mentoring und Leistungsbewertung sowie Teilnahme an der Rekrutierung.
- Durchführen eines vollständigen Spektrums administrativer und sekretarieller Aufgaben: Entwicklung und Implementierung von Büroverfahren, Bewältigung von Herausforderungen und Anpassung der Verfahren nach Bedarf.
- Zusammenarbeit mit Mitarbeitern des Sekretariats, dem oberen Management und Delegationen (Minister, Botschafter), um die Dokumentenverarbeitung zu koordinieren, sicherzustellen, dass ausgehende Kommunikationen dem WTO-Format entsprechen, und redaktionelle Unterstützung für Berichte und Korrespondenz zu leisten.
- Führen von Personalakten, Bearbeiten grundlegender Personalangelegenheiten, Konsultation mit Managern und HR-Spezialisten, Überwachung von Abwesenheits-/Urlaubsaufzeichnungen und Verwaltung der Einstellung von Praktikanten und kurzfristigem Personal.
- Unterstützen bei der Budgetverwaltung der Abteilung, den Direktor bei der Budgetplanung unterstützen, finanzielle Verpflichtungen verfolgen, das Reisebudget überwachen und Reisekosten über die Mobilexpense-Anwendung verwalten.
- Unterstützen von Outreach-Aktivitäten und Veranstaltungen, die von der Abteilung organisiert werden.
- Administrative Unterstützung für das Abteilungspersonal und den Direktor bereitstellen: Anrufe, Besucher empfangen, Termine planen.
- Überwachen und Aktualisieren von Informationen zu den Aktivitäten der Abteilung und Ausführen anderer vom Direktor zugewiesener Aufgaben.
- Organisieren des Ablagesystems, Vorbereiten von Korrespondenz und internen Mitteilungen.
- Einberufen, Organisieren und Bedienen aller bilateralen, plurilateralen und multilateralen Sitzungen, Umgang mit sensiblen Dokumenten, Unterstützung von Dolmetschern, Koordination der Dokumentenübersetzung, Vervielfältigung und Verteilung sowie Bereitstellung administrativer Unterstützung für die von der Abteilung bedienten Gremien.
Erforderliche Qualifikationen
- Abschluss der Sekundarstufe und/oder gleichwertige sekretarielle oder kaufmännische Ausbildung; spezielle Schulung im sekretariellen Bereich oder nachgewiesene sekretarielle Fachkenntnisse.
- Mindestens acht Jahre administrative und sekretarielle Erfahrung, vorzugsweise fünf Jahre bei internationalen Organisationen oder Missionen.
- Erfahrung in einem multikulturellen internationalen Umfeld; Erfahrung mit Missionen oder Delegationen wie WTO-Mitgliedern wünschenswert.
- Ausgezeichnete Kenntnisse der administrativen und sekretariellen Prozesse, Dokumentation, Sitzungsdienstleistungen und Managementprioritäten.
- Fähigkeit zur Priorisierung, Planung, Organisation und Multitasking; starke Aufmerksamkeit für Details und Korrekturlesefähigkeiten.
- Kenntnisse der Microsoft Office Suite und Bereitschaft, andere IT-Tools/Plattformen zu erlernen.
- Fähigkeiten im Verfassen von Standardkorrespondenz und Notizen.
- Kenntnis und Vertrautheit mit administrativen und finanziellen Regeln und Verfahren, vorzugsweise in internationalen Organisationen.
- Kommunikativ, kooperativ und diskret; in der Lage, unter Druck zu arbeiten, Beziehungen aufzubauen und ein Team zu leiten.
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse; Kenntnisse in Französisch oder Spanisch sind von Vorteil.
Chancengleichheitserklärung
Die WTO ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Inklusion fördert und Bewerbungen von Kandidaten unabhängig von Alter, Behinderungsstatus, Geschlecht, Nationalität, Rasse, Religion, sexueller Orientierung, sozialer Herkunft oder einer anderen Eigenschaft begrüßt.
Nationalitäten
Es werden nur Bewerbungen von Staatsangehörigen der WTO-Mitgliedstaaten akzeptiert.
Divisional Coordinator Arbeitgeber: World Trade Organization WTO - Organisation Mondiale du Commerce OMC
Die WTO ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine inklusive und vielfältige Arbeitsumgebung bietet, in der Mitarbeiter aus verschiedenen Kulturen zusammenarbeiten. Als Divisional Coordinator profitieren Sie von umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten, einem unterstützenden Team und der Chance, an bedeutenden internationalen Verhandlungen teilzunehmen. Die zentrale Lage in Genf ermöglicht es Ihnen, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, das sich für die Förderung des globalen Handels und der Zusammenarbeit einsetzt.
Kontaktdaten:
World Trade Organization WTO - Organisation Mondiale du Commerce OMC Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Divisional Coordinator erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit Leuten aus der WTO und ähnlichen Organisationen in Kontakt zu treten. Frag nach Informationen über die Position und zeig dein Interesse!
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen durchgehst und deine Antworten übst. Denk daran, konkrete Beispiele aus deiner Erfahrung zu verwenden, die zeigen, wie du die Anforderungen der Stelle erfüllst.
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, an Veranstaltungen oder Konferenzen teilzunehmen, die von der WTO oder ähnlichen Organisationen organisiert werden, nutze sie, um dich sichtbar zu machen und Kontakte zu knüpfen.
✨Tipp Nummer 4
Vergiss nicht, dich direkt über unsere Website zu bewerben! Das zeigt dein Engagement und gibt uns die Möglichkeit, deine Bewerbung schnell zu bearbeiten. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Divisional Coordinator mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Position des Divisional Coordinator interessierst und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Betone deine Erfahrungen:Hebe deine relevanten Erfahrungen hervor, besonders im administrativen und sekretariellen Bereich. Zeig uns, wie deine Fähigkeiten und dein Wissen in einem multikulturellen Umfeld dir helfen können, die Herausforderungen dieser Rolle zu meistern.
Achte auf Details:Wir lieben es, wenn Bewerbungen gut strukturiert und fehlerfrei sind. Achte darauf, dass deine Unterlagen ordentlich formatiert sind und keine Rechtschreibfehler enthalten. Das zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest und auf Details achtest.
Bewirb dich über unsere Website:Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und effizient bearbeiten können, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So kannst du sicher sein, dass alles an der richtigen Stelle landet und wir dich schnellstmöglich kontaktieren können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei World Trade Organization WTO - Organisation Mondiale du Commerce OMC vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position des Divisional Coordinators vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in die Aufgaben passen, die du übernehmen würdest, insbesondere im Bereich der administrativen Unterstützung und Teamkoordination.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner beruflichen Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in der Organisation von Meetings, dem Umgang mit sensiblen Dokumenten und der Budgetverwaltung zeigen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Rolle zu untermauern.
✨Zeige interkulturelle Kompetenz
Da die WTO ein internationales Umfeld ist, ist es wichtig, deine Erfahrung in multikulturellen Teams zu betonen. Bereite dich darauf vor, darüber zu sprechen, wie du erfolgreich mit verschiedenen Kulturen kommuniziert und zusammengearbeitet hast.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren. Fragen zur Teamdynamik oder zu aktuellen Herausforderungen der Division sind besonders relevant.
