Operations Officer

Die WTO sucht nach qualifizierten Kandidaten, die die höchsten Standards an Kompetenz, Effizienz und Integrität bieten. Als Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Inklusion fördert, begrüßen wir Bewerbungen von qualifizierten Kandidaten unabhängig von Alter, Behinderungsstatus, Geschlecht, Nationalität, Rasse, Religion, sexueller Orientierung, sozialer Herkunft oder einer anderen Eigenschaft. Bewerbungen von nicht vertretenen Mitgliedern werden besonders für alle Positionen ermutigt.

Der Fischfonds ist eine Partnerschaft, die bei der Welthandelsorganisation (WTO) angesiedelt ist und die Expertise und Ressourcen der Ernährungs- und Landwirtschaftsorganisation der Vereinten Nationen (FAO), des Internationalen Fonds für landwirtschaftliche Entwicklung (IFAD) und der Weltbank zusammenbringt. Der Fonds unterstützt berechtigte Entwicklungsländer und am wenigsten entwickelte Länder (LDC) WTO-Mitglieder bei der Umsetzung des Abkommens über Fischereihilfen, das am 15. September 2025 in Kraft trat.

Allgemeine Funktionen

Unter der Aufsicht des Leiters des Sekretariats des Fischfonds trägt der Operations Officer zur effizienten und gut koordinierten Funktionsweise des Sekretariats in den Bereichen Betrieb, Finanzen, Governance und Fördermittelmanagement bei.

Hauptverantwortlichkeiten

• Koordination der operativen und administrativen Funktionsweise des Sekretariats in Zusammenarbeit mit WTO-Finanzen, HR, Beschaffung und allgemeinen Dienstleistungen.
• Verwaltung von Antrags-, Projekt- und Fördermittelabläufen im Portfolio, um eine genaue Verfolgung, vollständige und aktuelle Dokumentation sowie Statusüberwachung während des Projektlebenszyklus sicherzustellen.
• Überwachung der Vertragsprozesse mit umsetzenden Stellen und Dienstleistern, einschließlich der Führung klarer Aufzeichnungen über vertragliche Verpflichtungen, Ergebnisse und Meilensteine.
• Unterstützung der finanziellen Verwaltung des Fischfonds, einschließlich Budgetvorbereitung, Ausgabenüberwachung, Verfolgung von Auszahlungen und Finanzberichterstattung.
• Pflege vollständiger, organisierter und zugänglicher Portfoliodokumentation, einschließlich Projektdateien, Korrespondenz und Berichterstattung.
• Vorbereitung und Präsentation von Governance-Dokumentationen und Berichten für den Lenkungsausschuss und den technischen Unterausschuss.
• Proaktive Konsolidierung von Überwachungs- und Berichterstattungsinformationen über Projekte zur Unterstützung einer zeitgerechten Lieferung aller Governance-, institutionellen und Spenderberichte.
• Entwicklung und Pflege standardisierter Vorlagen, Werkzeuge und Dokumentationsformate zur Stärkung der Konsistenz und Effizienz im gesamten Förderportfolio.
• Erstellung hochwertiger Präsentationen, Briefingmaterialien und Kommunikationsinhalte für Governance-Meetings, Spenderengagement, Outreach-Aktivitäten und die Website des Fischfonds.
• Beitrag zur kontinuierlichen Identifizierung von betrieblichen und prozessualen Verbesserungen und Vorschlag von Lösungen zur Stärkung der Abläufe.
• Proaktive Nachverfolgung von Bewerbern, Begünstigten und internen WTO-Diensten über Zeitzonen hinweg.
• Aufbau und Pflege produktiver Arbeitsbeziehungen mit Kollegen und externen Partnern zur Erleichterung reibungsloser Abläufe.

Technisches Wissen und Fähigkeiten

• Starke operative und administrative Managementkompetenz, einschließlich nachgewiesener Erfahrung im Grant- und Vertragsmanagement.
• Sehr gutes Verständnis der Budgetvorbereitung, Ausgabenüberwachung und finanziellen Berichterstattung.
• Nachgewiesene Fähigkeit zur Gestaltung, Implementierung und Pflege effizienter Arbeitsabläufe und umfassender Dokumentationsstandards.
• Solides Wissen über Vertragsprozesse in einem internationalen Kontext.
• Expertenkenntnisse in Excel und starke Fähigkeiten in der Datenanalyse.
• Ausgezeichnete Entwurfs-, Berichts- und Präsentationsfähigkeiten.
• Gutes Verständnis der internationalen Entwicklungszusammenarbeit.

Verhaltensfähigkeiten

• Außergewöhnliche Zuverlässigkeit und starkes Verantwortungsbewusstsein.
• Hohe Detailgenauigkeit und Engagement für Genauigkeit.
• Hohe Autonomie und Fähigkeit zur Organisation und Priorisierung von Arbeiten.
• Starke Prozessorientierung und Fähigkeit zur Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten.
• Reife, Diskretion und Urteilsvermögen im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Starke zwischenmenschliche und Koordinationsfähigkeiten.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Anpassungsfähigkeit und Flexibilität in einem sich entwickelnden institutionellen Kontext.
• Starker Arbeitsethos und „Get it done“-Mentalität.

Kernkompetenzen

• Kommunikation für Ergebnisse
• Effektive Zusammenarbeit
• Förderung des Wachstums
• Berufliche Verantwortung
• Relevante digitale Kompetenz
• Diversität, Gleichheit und Inklusion

Berufserfahrung

• Mindestens drei Jahre relevante Erfahrung im operativen oder administrativen Management in einer internationalen Organisation.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung von Zuschüssen oder Verträgen.
• Erfahrung in der Koordination mit institutionellen Unterstützungsdiensten.
• Erfahrung in der Erstellung professioneller Präsentationen.
• Erfahrung in Fischerei-, marinen oder Umweltprogrammen wäre von Vorteil.

Sprachen

• Ausgezeichnete Englischkenntnisse.
• Mündliche und schriftliche Kenntnisse einer der anderen WTO-Arbeitssprachen (Französisch oder Spanisch) sind erforderlich.

Zusätzliche Informationen: Nur Bewerbungen von Staatsangehörigen der WTO-Mitglieder werden akzeptiert.