Operations Officer

Unter der Aufsicht des Leiters des Fish Fund Secretariat trägt der Operations Officer zur effizienten und gut koordinierten Funktionsweise des Sekretariats in den Bereichen Betrieb, Finanzen, Governance und Fördermittelmanagement bei.

Hauptverantwortlichkeiten

• Koordination der operativen und administrativen Abläufe des Sekretariats in Zusammenarbeit mit WTO Finanzen, HR, Beschaffung und allgemeinen Dienstleistungen.
• Verwaltung von Antrags-, Projekt- und Förderabläufen im Portfolio, um eine genaue Verfolgung, vollständige und aktuelle Dokumentation sowie Statusüberwachung während des gesamten Projektlebenszyklus sicherzustellen.
• Überwachung der Vertragsprozesse mit umsetzenden Stellen und Dienstleistern, einschließlich der Führung klarer Aufzeichnungen, Lieferungen und Meilensteine.
• Unterstützung der finanziellen Verwaltung des Fish Fund Trust Fund, einschließlich Budgetvorbereitung, Ausgabenüberwachung, Verfolgung von Auszahlungen und Finanzberichterstattung.
• Pflege vollständiger, organisierter und zugänglicher Portfoliodokumentation, einschließlich Projektdateien, Korrespondenz und Berichterstattung.
• Vorbereitung und Präsentation von Governance-Dokumentationen und Berichten für das Lenkungskomitee und die technische Unterkommission, einschließlich Tagesordnungen, Protokollen, Briefings, Portfolioübersichten und Aktionsverfolgung.
• Proaktive Konsolidierung von Überwachungs- und Berichterstattungsinformationen über Projekte zur Unterstützung einer zeitgerechten Lieferung aller Governance-, institutionellen und Geberberichte.
• Entwicklung und Pflege standardisierter Vorlagen, Werkzeuge und Dokumentationsformate zur Stärkung der Konsistenz und Effizienz im gesamten Förderportfolio.
• Erstellung hochwertiger Präsentationen, Briefingmaterialien und Kommunikationsinhalte für Governance-Meetings, Geberengagement, Outreach-Aktivitäten und die Fish Fund-Website.
• Beitrag zur kontinuierlichen Identifizierung von betrieblichen und prozessualen Verbesserungen und Vorschlag von Lösungen zur Stärkung der Abläufe, Straffung der Prozesse und Verbesserung der Arbeitsabläufe in einem sich entwickelnden Sekretariatsumfeld.
• Proaktive und hartnäckige Nachverfolgung von Bewerbungen, Zuwendungsempfängern und internen WTO-Diensten über Zeitzonen hinweg, um die rechtzeitige Durchführung aller Betriebsprozesse sicherzustellen.
• Aufbau und Pflege produktiver Arbeitsbeziehungen zu Kollegen in den WTO-Diensten und externen Partnern zur Erleichterung reibungsloser Abläufe, effektiver Koordination und zeitgerechter Problemlösung.

Technisches Wissen und Fähigkeiten

• Starke Expertise im operativen und administrativen Management, einschließlich nachgewiesener Erfahrung im Management von Zuschüssen und Verträgen, Beschaffungsprozessen und finanzieller Verfolgung in einem internationalen oder Entwicklungsumfeld.
• Sehr gutes Verständnis der Budgetvorbereitung, Ausgabenüberwachung, Auszahlungsprozesse und Finanzberichterstattung, mit einem scharfen Auge für Details und Genauigkeit.
• Nachgewiesene Fähigkeit, effiziente Arbeitsabläufe, Verfolgungssysteme und umfassende Dokumentationsstandards zu entwerfen, umzusetzen und aufrechtzuerhalten.
• Solides Fachwissen über Vertragsprozesse in einer internationalen Organisation oder im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit, einschließlich des Managements von Lieferungen und Compliance-Anforderungen.
• Expertenkenntnisse in Excel und starke Kenntnisse in Datenanalyse, -kompilierung und -management von Datensätzen, Berichterstattungs- und Visualisierungstools.
• Ausgezeichnete Entwurfs-, Berichts- und Präsentationsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, klare und überzeugende operative Berichte, finanzielle Zusammenfassungen, Governance-Dokumentationen und visuell ansprechende Materialien von Beratungsqualität zu erstellen.
• Gutes Verständnis der internationalen Entwicklungszusammenarbeit und der betrieblichen Anforderungen multilateral Organisationen oder Treuhandfonds, gepaart mit einem starken Antrieb zur kontinuierlichen Prozessverbesserung.

Verhaltensfähigkeiten

• Außergewöhnliche Zuverlässigkeit und starkes Verantwortungsbewusstsein für die Aufrechterhaltung reibungsloser Betriebsabläufe und die Gewährleistung eines zeitgerechten Fortschritts der Aktivitäten über mehrere Interessengruppen und Zeitzonen hinweg.
• Meticulous attention to detail and unwavering commitment to accuracy in financial, contractual, and administrative documentation. Hohe Autonomie und starke Fähigkeit, Arbeit in einem schnelllebigen Umfeld zu organisieren und zu priorisieren. Starke Prozessorientierung, mit der Fähigkeit, Möglichkeiten zur Verbesserung von Systemen, Standardisierung von Verfahren und Steigerung der Effizienz zu identifizieren.
• Reife, Diskretion und gesundes Urteilsvermögen im Umgang mit sensiblen Informationen. Hält die höchsten Standards an Professionalität und Integrität ein.
• Starke zwischenmenschliche und Koordinationsfähigkeiten, die eine effektive Zusammenarbeit über Teams, Dienste und externe Partner ermöglichen. Baut positive Beziehungen auf und navigiert durch Komplexität, um Ergebnisse zu erzielen.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich. Artikulierend, präzise und überzeugend in der Vermittlung betrieblicher Bedürfnisse und Lösungen.
• Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, um effektiv in einem sich entwickelnden institutionellen Kontext zu arbeiten. Umarmt Veränderungen und behält einen positiven, lösungsorientierten Ansatz bei.
• Starke Arbeitsmoral und eine „Get it done“-Mentalität mit der Fähigkeit, autonom zu arbeiten. Muss stolz darauf sein, qualitativ hochwertige Arbeit pünktlich und immer zu liefern.

Kernkompetenzen

• Kommunikation für Ergebnisse
• Effektive Zusammenarbeit
• Förderung des fortschrittlichen Wachstums
• Berufliche Verantwortung
• Relevante digitale Kompetenz
• Diversität, Gleichheit und Inklusion

Berufserfahrung

• Mindestens drei Jahre relevante Erfahrung im operativen oder administrativen Management in einer internationalen Organisation, Entwicklungsagentur oder Treuhandfonds.
• Nachgewiesene Erfolgsbilanz in der Verwaltung von Zuschüssen, Vertragsmanagement oder finanzieller Verwaltung von Programmen zur Entwicklungszusammenarbeit.
• Erfahrung in der Koordination mit institutionellen Unterstützungsdiensten wie Finanzen, Beschaffung und Personalwesen.
• Erfahrung in der Erstellung professioneller Präsentationen und Kommunikationsmaterialien.
• Erfahrung in Fischerei-, marinen oder Umweltprogrammen wäre von Vorteil.

Sprachen

• Ausgezeichnete Englischkenntnisse.
• Mündliche und schriftliche Kenntnisse einer der anderen WTO-Arbeitssprachen (Französisch oder Spanisch) sind erforderlich.
• Fähigkeit, Präsentationen in Englisch, Französisch und/oder Spanisch zu halten.

Zusätzliche Informationen

Nur Bewerbungen von Staatsangehörigen der WTO-Mitglieder werden akzeptiert.