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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Telefonate, Schriftverkehr und sorge für Ordnung im Büro.
- Arbeitgeber: Eine moderne Steuerkanzlei mit einem freundlichen Team.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristeter Vertrag, gute Bezahlung und verschiedene Benefits.
- Warum dieser Job: Perfekte Gelegenheit für Organisationstalente, die in einem dynamischen Umfeld arbeiten möchten.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Kenntnisse in MS-Office sind erforderlich.
- Andere Informationen: Start ab sofort oder nach Vereinbarung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Haben Sie Interesse an diesem Stellenangebot? Der Stelleninhaber trägt die Verantwortung für die eingehenden Telefongespräche in der Kanzlei. Zusätzlich dazu ist er/sie für Schriftverkehr und Zuarbeiten sowie die allgemeine Ordnung im Büro verantwortlich.
Empfangstätigkeit / Repräsentanz in der Kanzlei am Empfang.
Ihre Aufgaben:
- Annahme eingehender Telefongespräche und Weiterverbinden der Gespräche bzw. Koordination der notwendigen Kommunikation mit den Mandanten.
- Dokumentation der eingehenden Telefonate.
- Archivierung sämtlicher Dokumentenarten im Dokumentenmanagementsystem (DMS papierarmes Büro).
- Systemeintragung von Fristen und Terminen.
- Pflege der Wiedervorlage.
- Erledigung von Schriftverkehr und Posteingang sowie Zuarbeiten (Bilanzen binden, Ordner anlegen, Musterordner bevorraten), Koordinierung vom Unterlagen- und Belegfluss zwischen Mandanten, Kanzlei und Finanzbehörden.
- Erledigen von Mandantenkorrespondenz (z.B. Beleganforderungen, Rückfragen, Kurzmitteilungen, Rücksendungen).
- Sicheres Tastaturschreiben.
- Nach Möglichkeit Diktierfähigkeit (Textübernahme aus Diktiergerät).
- Verantwortlichkeit für die allgemeine Ordnung im Büro und separater Küche, Ein-/Ausräumen der Geschirrspülmaschine, Verantwortung für die allgemeine Pflege des Besprechungsraums und Bewirtung von Mandanten.
- Koordinierung der Büroreinigung.
- Pflege der zentralen Mandantenstammdaten (ZMSD).
- Terminvergabe mit Hilfe der MS-Outlook Kanzleikalender unter Beachtung der Regeln für die Terminvergabe.
- Kopierarbeiten, Anlegen von Akten, Bestellung und Pflege des Büromaterialbestands.
- Überwachung und ggf. Austausch von Kopier- und Druckertoner sowie Papier.
- Mitarbeit in der Überwachung des Prozessablaufs Neumandatsannahme mit Hilfe von Datev Softwaretools (Vollmachten, Verträge u.a.).
- Erstellung von Sammelschreiben an Mandanten aus dem Datenbestand der zentralen Mandantenstammdaten (ZMSD).
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Kanzlei z.B. in den Bereichen Prozessabläufe, Qualitätsstandards.
Ihr Profil:
- Kaufmännische und/oder serviceorientierte Ausbildung.
- Freundlicher Auftritt am Telefon und in der Kanzlei.
- Organisatorische Fähigkeiten, hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative.
- Kenntnisse in den MS-Office Produkten (Word, Excel,..) sowie Affinität zu komplexen EDV Spezialprogrammen (DATEV).
Geboten wird:
- Unbefristeter Arbeitsvertrag.
- Modernes Arbeitsumfeld.
- Sehr gute Entlohnung.
- Verschiedene Benefits.
- Freundliches und kompetentes Team.
Berufserfahrung/Qualifikation: Arbeitsbeginn: ab sofort oder nach Vereinbarung.
Führerscheinklasse: nein
Eigener PKW erforderlich: nein
Sekretär m/w/d für Steuerkanzlei Arbeitgeber: World Wide Job Agency
Kontaktperson:
World Wide Job Agency HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretär m/w/d für Steuerkanzlei
✨Tip Nummer 1
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Da du für die Annahme und Weiterleitung von Telefongesprächen verantwortlich bist, ist es wichtig, dass du während des Vorstellungsgesprächs klar und freundlich kommunizierst. Übe, wie du dich am Telefon ausdrückst, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf Fragen zur Büroorganisation vor. Da die Stelle viel mit der Koordination von Dokumenten und Terminen zu tun hat, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung parat haben, die deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über DATEV und andere relevante Software. Wenn du bereits Kenntnisse in diesen Programmen hast, erwähne sie im Gespräch. Falls nicht, zeige deine Bereitschaft, dich schnell einzuarbeiten und neue Software zu lernen.
✨Tip Nummer 4
Präsentiere deine Teamfähigkeit. In der Kanzlei wird ein freundliches und kompetentes Team geschätzt. Teile im Gespräch Beispiele, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du zur Verbesserung der Teamdynamik beigetragen hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretär m/w/d für Steuerkanzlei
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position als Sekretär in einer Steuerkanzlei wichtig sind.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Stelle wichtig sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und Kenntnisse in MS-Office sowie eventuell Erfahrungen mit DATEV.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten zur Kanzlei passen. Hebe deinen freundlichen Umgang am Telefon und deine Eigeninitiative hervor.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben fehlerfrei sind und professionell aussehen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei World Wide Job Agency vorbereitest
✨Vorbereitung auf häufige Fragen
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Sekretärposition gestellt werden könnten. Dazu gehören Fragen zu deiner Erfahrung im Umgang mit Telefonaten, der Organisation von Bürotätigkeiten und dem Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen.
✨Präsentation deiner organisatorischen Fähigkeiten
Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor, indem du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung nennst. Zeige, wie du erfolgreich Termine koordiniert und den Büroalltag effizient gestaltet hast.
✨Freundlicher Auftritt
Da der Empfang und die Kommunikation mit Mandanten eine zentrale Rolle spielen, ist ein freundliches und professionelles Auftreten entscheidend. Übe, wie du dich am Telefon und im persönlichen Gespräch präsentierst, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Kenntnisse in MS-Office und DATEV betonen
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in MS-Office und eventuell auch in DATEV Softwaretools klar kommunizierst. Bereite dich darauf vor, spezifische Beispiele zu geben, wie du diese Programme in der Vergangenheit genutzt hast, um deine Aufgaben effizient zu erledigen.
