Senior Executive Assistant

Wir stellen einen Senior Executive Assistant ein, um den Chief Market Operations Officer und seine Steuerungsgruppe in unserem Münchener Büro zu unterstützen. Wir suchen jemanden mit scharfem Urteilsvermögen, radikalem Verantwortungsbewusstsein und der Initiative, Bedürfnisse vorherzusehen. Der Unterschied zwischen einem guten und einem großartigen Kandidaten ist die Denkweise: nicht "Ich habe den Flug gebucht", sondern "Ich habe die Reise so wirkungsvoll wie möglich gemacht." Sie werden ein Führungsteam unterstützen, das einen der breitesten Bereiche in der Organisation abdeckt, einschließlich Wirtschaft, Analytik, Wachstum und globalen Operationen des World-Projekts. Das Team ist hoch international, schnelllebig und intellektuell anspruchsvoll — sie denken voraus und benötigen eine EA, die dasselbe tut.

Ihre Unterstützung wird direkte und sichtbare Auswirkungen auf die Effektivität der Führungskräfte haben, mit denen Sie arbeiten, und auf den Erfolg des Projekts insgesamt. Sie werden Vollzeit in unserem Münchener Büro tätig sein, wo Sie eine aktive Rolle beim Aufbau einer starken Bürogemeinschaft spielen. Wir sind ein schnelllebendes Unternehmen mit weltweiten Operationen. Daher werden Ihr organisatorisches Geschick, proaktive Kommunikation und Ihre Fähigkeit, in einem sich schnell ändernden Umfeld zu arbeiten, jeden Tag von Bedeutung sein.

Diese Rolle arbeitet neben einem Chief of Staff, der strategische Projekte und Analysen leitet — Ihr Fokus liegt auf operativer Exzellenz und Logistik. Es ist eine Rolle für jemanden, der stolz auf sein Handwerk ist, in einem intellektuell anspruchsvollen Umfeld gedeiht und durch Komplexität angetrieben wird, anstatt davon verunsichert zu werden.

• Kalender- & Postfachverwaltung: Verwalten Sie die Kalender des Chief Market Operations Officer und des Market Ops Führungsteams, treffen Sie Priorisierungsentscheidungen über konkurrierende Anforderungen und Zeitzonen. Verwalten Sie das E-Mail-Postfach des Chief Market Operations Officer, einschließlich Entwurf von Korrespondenzen, Kennzeichnung dringender Punkte und Archivierung gelöster Threads. Entwickeln Sie ein scharfes Gespür für Dringlichkeit und Wichtigkeit — wissen, was zu schützen, was zu verschieben und was abzulehnen ist. Stellen Sie sicher, dass die Führungskräfte das richtige Gleichgewicht zwischen Arbeit und persönlicher Zeit, einschließlich Familie, Fitness und anderen Verpflichtungen, aufrechterhalten.
• Reise & Logistik: Koordinieren Sie alle Reisen von Anfang bis Ende: Flüge, Unterkünfte, Transport, Visa, Reiserouten und Notfallplanung. Üben Sie Urteilsvermögen hinsichtlich der Bequemlichkeit aus, indem Sie stets die Effektivität der Führungskräfte vor Ort optimieren. Verwalten Sie die Spesenabrechnung und -abgleich genau und pünktlich. Beschaffen Sie zusätzliche Unterstützung nach Bedarf: durchdachte Gesten für externe Partner und Gäste, Unterstützung während der Reisen oder andere Ressourcen, die das Team benötigt. Reisen Sie mit dem Team, wenn erforderlich.
• Veranstaltungen & Besprechungsrhythmen: Verwalten Sie wiederkehrende Rhythmen von Anfang bis Ende. Planen und führen Sie Teammeetings, Offsites und Schulungen durch. Seien Sie vor Ort bei wichtigen Veranstaltungen, um eine reibungslose Durchführung sicherzustellen, einschließlich Reisen, wenn erforderlich.
• Stakeholder-Management: Kommunizieren Sie mit internen und externen Stakeholdern im Namen der Führungskräfte, die Sie unterstützen — mit Professionalität, Diskretion und Schnelligkeit. Verwalten Sie Besuche in den Büros externer Partner. Verwalten Sie Besuche externer Parteien in unserem Münchener Büro.
• Operationen & Prozessverbesserung: Identifizieren Sie Ineffizienzen in den Arbeitsabläufen des Teams und setzen Sie proaktiv Lösungen um, einschließlich Automatisierungen, wo dies sinnvoll ist.

• Sie haben nachweisliche EA-Erfahrung auf hoher Ebene.
• Sie haben mehr als 7 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von C-Suite- oder VP-Ebene Führungskräften, idealerweise in einem Technologieunternehmen oder einem schnell wachsenden Umfeld. Sie besitzen einen Hochschulabschluss in einem beliebigen Fachgebiet; ein analytischer Hintergrund ist von Vorteil.
• Sie übernehmen Verantwortung für Ergebnisse, nicht nur für Aufgaben. Sie buchen nicht nur den Flug — Sie machen die Reise effektiv. Sie antizipieren, was benötigt wird, handeln, bevor Sie gefragt werden, und halten sich selbst an hohe Standards, ohne verwaltet werden zu müssen.
• Sie gedeihen in einem schnelllebigen, volatilen Umfeld. Prioritäten ändern sich ständig und manchmal ohne Vorankündigung. Sie passen sich an, ohne die Fassung zu verlieren, und finden Wege, auch in stressigen Situationen zu liefern.
• Sie sind akribisch und zuverlässig. Details entgehen Ihnen nicht. Ob es sich um eine Visafrist, einen Kalenderkonflikt oder einen Spesenbericht handelt, Sie sind die Person, auf die sich andere voll verlassen können.
• Sie kommunizieren klar und professionell. Sie sind warmherzig und freundlich im Umgang mit Stakeholdern auf allen Ebenen und gehen mit sensiblen Informationen mit vollständiger Diskretion um. Ihr schriftliches und gesprochenes Englisch ist ausgezeichnet. Deutsch oder andere Sprachen sind von Vorteil.
• Sie sind technikaffin und daran interessiert, zu automatisieren. Sie sind versiert im Umgang mit Google Workspace, Notion, Slack sowie Reise- und Ausgabenplattformen. Vertrautheit mit KI-Tools oder Workflow-Automatisierung (Zapier, Make) ist von Vorteil.
• Sie sind in München ansässig und im Büro präsent. Dies ist eine Vollzeitstelle im Büro. Das Team arbeitet über globale Zeitzonen hinweg und bewegt sich schnell — Sie sind sich der Realität bewusst, dass dringende Anfragen nicht nur zwischen 9 und 17 Uhr eingehen. Sie sind bereit, gelegentlich zu reisen, um wichtige Veranstaltungen zu unterstützen.