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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und manage den Kalender des Geschäftsführers, während du interne Projekte leitest.
- Arbeitgeber: Dynamische Holdinggesellschaft mit Fokus auf innovative Lösungen im Bereich Gebäudesicherheit.
- Mitarbeitervorteile: Attraktives Gehalt, moderne Arbeitsumgebung und viel Gestaltungsspielraum.
- Andere Informationen: Wachstumsorientierte Umgebung mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Direkter Einfluss auf Unternehmensentscheidungen und enge Zusammenarbeit mit dem Inhaber.
- Gewünschte Qualifikationen: Zuverlässigkeit, Technikaffinität und professionelle Kommunikationsfähigkeiten sind ein Muss.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Job Description
Ihre AufgabenAls Executive Assistant sind Sie der organisatorische und strategische Schutzschild unseres Inhabers. Sie agieren als zentrale, vertrauensvolle Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern.Strategisches Zeit- & Kalendermanagement: Proaktive Planung des Geschäftsführer-Kalenders, inhaltliche Vorbereitung aller Termine und Sicherstellung der maximal effektiven Zeitnutzung.Aufbau einer Wissensdatenbank: Verantwortung für den Aufbau und die Pflege einer zentralen, digitalen Datenbank ("Single Source of Truth") für alle wichtigen Unternehmensdokumente.Eigenständiges Projektmanagement: Vollverantwortliche Planung, Umsetzung und der erfolgreiche Abschluss von internen Projekten (z.B. Firmenevents, Einführung neuer Office-Tools).Effizienz- & Prozessoptimierung: Management des E-Mail-Eingangs des Geschäftsführers, Filtern und Priorisieren von Anfragen sowie die Entwicklung von Lösungen zur Digitalisierung administrativer Abläufe.Kaufmännische Unterstützung: Etablierung und Überwachung eines Prüfprozesses für Verträge und größere Bestellungen zur Kostenkontrolle und Risikominimierung.Ihr ProfilWir suchen eine absolut zuverlässige, loyale und belastbare Persönlichkeit, die komplexe Zusammenhänge schnell erfasst und als proaktiver "Finisher" Aufgaben eigenständig zu einem erfolgreichen Abschluss bringt.Intelligenz & Auffassungsgabe: Sie verstehen das Ziel hinter einer Aufgabe schnell und müssen nicht mehrfach eingearbeitet werden.Hohe Technik-Affinität: Sie sind versiert im Umgang mit moderner Office-Software (insb.
Google Workspace) und arbeiten sich gerne in neue digitale Tools ein.Kaufmännisches Urteilsvermögen: Sie haben ein gutes Grundverständnis für Zahlen, hinterfragen Ausgaben kritisch und handeln stets kostenbewusst.Professionelle Kommunikation: Sie kommunizieren klar, wertschätzend und absolut diskret auf allen Ebenen und sind ein integrer, positiver Teamplayer.Warum wir?Wir bieten Ihnen eine Position mit hohem Einfluss und Gestaltungsspielraum in einem dynamischen Umfeld.Zentrale Vertrauensposition: Sie arbeiten auf Augenhöhe direkt mit dem Inhaber zusammen und erhalten tiefe Einblicke in alle Bereiche der Unternehmenssteuerung.Hohes Maß an Vertrauen & Eigenverantwortung: Wir bieten Ihnen die Freiräume, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv zu gestalten – Micromanagement ist für uns ein Fremdwort.Direkter Einfluss: Ihre Arbeit hat einen direkten und spürbaren Einfluss auf den Erfolg des Geschäftsführers und des gesamten Unternehmens.Moderne Arbeitsumgebung: Wir setzen auf moderne, digitale Tools und sind offen für jede neue Technologie, die uns effizienter macht.Attraktives Gehalt: Wir honorieren Ihre hohe Qualifikation und Ihren Einsatz mit einem entsprechenden Gehalt.Über unsDie Linowa Holding GmbH ist eine dynamische und innovative Holdinggesellschaft, die sich auf die Unterstützung und Entwicklung von Tochtergesellschaften im Bereich der Gebäudesicherheit und -verwaltung spezialisiert hat. Mit unserem breiten Spektrum an Dienstleistungen übernehmen wir die zentralen Funktionen des Marketings, des Vertriebs, des Managements und der Buchhaltung für unsere Tochterunternehmen.Unser Fokus liegt darauf, die notwendigen Ressourcen und Fachkenntnisse zur Verfügung zu stellen, um Geschäftsziele zu erreichen und langfristigen Erfolg zu sichern. Wir verstehen uns als strategischer Partner und unterstützen aktiv bei der Entwicklung und Umsetzung effektiver Marketingstrategien, um die Präsenz und den Markteinfluss unserer Unternehmen zu stärken.Ein weiterer wichtiger Aspekt unserer Tätigkeit liegt im Vertrieb.
Durch unsere professionellen Vertriebsstrukturen und -kanäle erschließen wir neue Absatzmärkte und tragen zur Steigerung des Umsatzes und der Rentabilität bei. Wir sind bestrebt, eine enge Zusammenarbeit mit unseren Partnern aufzubauen und langfristige Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern zu pflegen.Als erfahrene Managementgesellschaft unterstützen wir bei der Optimierung ihrer internen Abläufe und Prozesse. Wir bieten professionelles Projektmanagement, um effiziente Arbeitsabläufe zu gewährleisten und die operative Leistungsfähigkeit zu steigern.
Durch unsere strategische Planung und Überwachung helfen wir, ihre Geschäftsziele erfolgreich umzusetzen.
Executive Assistant Arbeitgeber: WOS Westfälische Ordnungs- und Sicherheits- GmbH
Kontaktperson:
WOS Westfälische Ordnungs- und Sicherheits- GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit dem Geschäftsführer oder dem Team zu sprechen, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Rolle und das Unternehmen zu erfahren.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern über LinkedIn oder andere Plattformen. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Trends in der Branche und über die spezifischen Herausforderungen, mit denen das Unternehmen konfrontiert ist. So kannst du zeigen, dass du die richtige Person für die Stelle bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du wirklich an der Position interessiert bist und gibt dir die beste Chance, im Auswahlprozess gesehen zu werden. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt gehen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Zeig uns in deiner Bewerbung, wer du wirklich bist. Authentizität ist wichtig, also lass deine Persönlichkeit durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte Wahl für die Position als Executive Assistant bist.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout macht einen guten Eindruck!
Beziehe dich auf die Aufgaben!: Gehe konkret auf die Aufgaben ein, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Erkläre, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dir helfen, diese Aufgaben erfolgreich zu meistern. Zeig uns, dass du die Anforderungen verstehst!
Bewirb dich über unsere Website!: Wir freuen uns, wenn du dich direkt über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt und wir sie schnell bearbeiten können. Wir sind gespannt auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei WOS Westfälische Ordnungs- und Sicherheits- GmbH vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben und Anforderungen der Position des Executive Assistant vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu diesen Anforderungen passen und bereite konkrete Beispiele vor, um dies im Interview zu verdeutlichen.
✨Zeige deine Organisationstalente
Da die Rolle stark auf Zeit- und Kalendermanagement fokussiert ist, solltest du im Interview Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten bereit haben. Erkläre, wie du in der Vergangenheit komplexe Projekte oder Termine erfolgreich koordiniert hast.
✨Technikaffinität demonstrieren
Bereite dich darauf vor, über deine Erfahrungen mit moderner Office-Software, insbesondere Google Workspace, zu sprechen. Zeige, dass du nicht nur die Tools beherrschst, sondern auch bereit bist, neue Technologien schnell zu erlernen und anzuwenden.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern eine zentrale Rolle spielt, solltest du deine Kommunikationsfähigkeiten betonen. Bereite dich darauf vor, Beispiele für Situationen zu geben, in denen du klar und wertschätzend kommuniziert hast, um Missverständnisse zu vermeiden und effektive Zusammenarbeit zu fördern.