Office Manager (m/w/d) in Münster

DIE STELLE

Für unseren Standort in Münster suchen wir eine Persönlichkeit, die den Büroalltag zuverlässig strukturiert und dafür sorgt, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert. Die Rolle verbindet klassisches Office Management mit operativer Unterstützung des Teams: Neben der Organisation des Standorts, dem Empfang von Gästen und der Steuerung der täglichen Kommunikation gehört es ebenso dazu, eingehende Anfragen aufzunehmen, zu strukturieren und für die weitere Bearbeitung im Team vorzubereiten.
Ziel der Position ist es, das Team im Tagesgeschäft zu entlasten und einen gut organisierten, einladenden Arbeitsort für Mitarbeitende und Gäste sicherzustellen. Wenn Du gerne den Überblick behältst, Dinge proaktiv koordinierst und ein freundliches, professionelles Auftreten mitbringst, dann bist Du bei uns genau richtig.

DEIN VERANTWORTUNGSBEREICH

• Bürokoordination:Du übernimmst eine zentrale Rolle in unserem Büroalltag. Von der Materialbeschaffung bis zur Organisation der Arbeitsräume stellst du sicher, dass alle Abläufe effizient und zuverlässig funktionieren.
• Assistenz: Du unterstützt die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft und übernimmst administrative und organisatorische Aufgaben.
• Kommunikationsmeister/in:Steuere die Korrespondenz mit Geschäftspartnern und Kunden. Du bist das Bindeglied, das unsere geschäftlichen Kontakte harmonisch und effizient gestaltet.
• Administrativer Zauberer: Du setzt Magie in Bewegung, wenn es um den bürokratischen Alltag geht. Mit Deinem Geschick werden Vorgänge nicht nur erledigt, sondern perfektioniert.
• Organisationstalent: Du hältst die Fäden in der Hand und sorgst für einen reibungslosen Ablauf hinter den Kulissen. Dabei trägst Du entscheidend zu unserem Unternehmenserfolg bei.
• Post-Manager: Du behältst den Überblick über unsere Ein- und Ausgangspost, koordinierst die Verteilung und stellst sicher, dass alle wichtigen Unterlagen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
• Allgemeine Büroaufgaben: Du sorgst dafür, dass unser Büro nicht nur funktioniert, sondern sich wie ein gut eingespieltes System anfühlt. Von der Pflege unserer Pflanzen über die Verwaltung des Bürobedarfs bis hin zur allgemeinen Organisation behältst Du den Überblick und schaffst eine strukturierte Arbeitsumgebung.
• Auftragsbearbeitung: Darüber hinaus unterstützt Du unser Team zuverlässig in der Auftragsbearbeitung (IS/BO) und trägst dazu bei, dass Prozesse effizient und reibungslos umgesetzt werden.

SO ÜBERZEUGST DU UNS VON DIR

• Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung mit mindestens 5 Jahren Berufserfahrung
• Du beherrschst Office 365 sicher
• Teamgeist und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu agieren
• Du bist engagiert und hast Lust auf Weiterbildungen
• Ein hohes Maß an Eigeninitiative und Organisationsfähigkeit
• Sicheres Auftreten und exzellente Kommunikationsfähigkeiten

SO ÜBERZEUGEN WIR DICH – WIR BIETEN

• Ein flexibles Arbeitszeitmodell
• Flache Hierarchien und eine offene Kommunikationskultur, die für eine innovative Arbeitsatmosphäre sorgen
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine faire Vergütung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• Leckerer Kaffee, Obst und Getränke for free, Mitarbeitervergünstigungen und tolle standortübergreifende Team-Events
• Du bist sportlich aktiv? Durch eine geförderte Mitgliedschaft bei Urban Sports und/oder Hansefit unterstützen wir Deine Gesundheit und Dein Wohlbefinden auch nach der Arbeit mit vielfältigen Sportangeboten
• Und last but not least: Du bist vom ersten Tag an Teil des großartigen WTG Teams!

GESELLSCHAFT

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