Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Geschäftsführer bei strategischen Projekten und organisiere seinen Zeitplan.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit internationalem Team und empathischer Kultur.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten, persönliche Entwicklung und moderne Büros.
- Weitere Informationen: Feiere mit uns bei regelmäßigen Events und genieße zahlreiche Zusatzleistungen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines wachsenden Unternehmens und gestalte aktiv die Zukunft mit.
- Qualifikationen: 4-8 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder Projektmanagement.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen einen strategischen Executive Assistant für den Managing Director (f/m/d), der uns so schnell wie möglich beitreten kann. Der strategische Executive Assistant ist die vertrauenswürdige rechte Hand des MD und bietet eine einzigartige Mischung aus operativer Exzellenz und strategischer Projektkoordination. Diese Person sorgt dafür, dass die Zeit, Kommunikation und Prioritäten des MD effektiv verwaltet werden, sowohl im persönlichen als auch im beruflichen Bereich.
IHRE MISSION
- MD Unterstützung & Ermöglichung
- Verwaltung des Kalenders, der E-Mails und der Prioritäten des MD, um die Ausrichtung mit Unternehmens- und persönlichen Zielen sicherzustellen.
- Vorbereitung und Koordination von Meetings, Reisen und Dokumentationen, einschließlich Agenden, Materialien und Nachverfolgungen.
- Übernahme persönlicher administrativer Aufgaben wie die Koordination von Terminen, Reisen und privaten Verpflichtungen.
- Verwaltung und Organisation persönlicher Dokumente (z.B. Steuererklärungen, Versicherungen oder Immobilienverwaltung).
- Bearbeitung vertraulicher vermögensbezogener Angelegenheiten im Kontext privater Investitionen.
- Entwurf, Überprüfung und Korrekturlesen schriftlicher Kommunikationen und Präsentationen im Namen des MD.
- Als Torwächter und Vermittler fungieren, um eine reibungslose Kommunikation zwischen dem MD und dem Rest der Organisation sicherzustellen.
- Strategisches & funktionsübergreifendes Projektmanagement
- Koordination und Verfolgung des Fortschritts strategischer Initiativen über Teams hinweg, um eine zeitgerechte Ausführung und Nachverfolgung sicherzustellen.
- Beispiele sind die Initiierung neuer Geschäftsmöglichkeiten, die Beschaffung zusätzlicher Mittel, die Eröffnung neuer Städte, die Implementierung neuer Betriebsabläufe und das Management der M&A-Pipeline.
- Partnerschaft mit dem MD zur Definition und Umsetzung von Projektplänen, Meilensteinen und Verantwortlichkeiten über Abteilungen hinweg.
- Unterstützung des MD bei der Vorbereitung auf Vorstandssitzungen, Unternehmensbesprechungen und unternehmensweite OKR-Überprüfungen.
- Durchführung von Recherchen und Vorbereitung von Briefings, Präsentationen und Berichten zur Unterstützung strategischer Entscheidungen.
- Identifizierung operativer Lücken, Antizipation von Risiken und proaktive Vorschläge zur Verbesserung von Arbeitsabläufen und interner Kommunikation.
- Förderung der Zusammenarbeit zwischen Mitgliedern des Führungsteams und Sicherstellung, dass strategische Prioritäten funktionsübergreifend gut koordiniert sind.
IHRE QUALIFIKATIONEN
- Must-Have Qualifikationen
- 4–8 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, Beratung oder Projektmanagement.
- Nachgewiesene Fähigkeit, komplexe Projekte zu managen und mehrere Stakeholder unabhängig zu koordinieren.
- Exzellente organisatorische und kommunikative Fähigkeiten, mit Liebe zum Detail und proaktiver Problemlösung.
- Starkes Gefühl für Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und die Fähigkeit, vertrauliche Informationen (geschäftlich und privat) zu behandeln.
- Fähigkeit, nahtlos zwischen strategischem Denken und praktischer Ausführung zu wechseln.
- Finanz- und Analysekompetenz mit Erfahrung in Finanzrollen.
- Fließend in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich).
- Bevorzugte Qualifikationen
- Frühere Erfahrung in einem Startup oder einem schnelllebigen Umfeld.
- Hintergrund in Geschäftsoperationen, Chief of Staff oder Managementberatung.
- Verständnis für Skalierungsprozesse in einer Organisation mit 100–200 Mitarbeitern.
- Interesse am Wohnungs- oder Proptech-Sektor.
UNSER ANGEBOT
- #empathyculture: Werden Sie Teil unseres internationalen Teams mit einer Scale-up-Atmosphäre, in der Sie als Person wirklich zählen und Ihre Ideen und Ihre Arbeit einen echten Einfluss haben.
- #worklifeinbalance: Unsere Arbeitszeiten sind flexibel und familienfreundlich. Ihre Hauptarbeitszeiten verbringen Sie im Büro, aber Sie sind auch willkommen, von Zeit zu Zeit von zu Hause aus zu arbeiten.
- #personaldevelopment: Wir unterstützen Sie in Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung, z.B. durch individuelle Schulungsprogramme, Workshops oder die Teilnahme an Messen und Konferenzen.
- #compensationpackage: Erhalten Sie ein attraktives Vergütungspaket und eine betriebliche Altersvorsorge mit einem Arbeitgeberbeitrag von 20%.
- #wunderoffice: Arbeiten Sie in unserem brandneuen Büro in Berlin (Hackescher Markt), mit ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplätzen, Detox-Raum, Spielzimmer, Dachterrasse und Obst & Getränken auf uns.
- #welovetohavefun: Feiern Sie mit uns bei unserer jährlichen Sommer- oder Winterfeier, regelmäßigen After-Work-Veranstaltungen und tanken Sie Energie in unserem Büro mit Yoga, Tischfußball und Tischtennis.
- #morebenefits: Ein spezielles ermäßigtes Mitgliedschaftsangebot beim Urban Sports Club? Anständige Rabatte bei FutureBens? Jährliches Reisestipendium? - hier haben Sie es! - und noch mehr!
Executive Assistant to Managing Director Arbeitgeber: Wunderflats
Wunderflats ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen und internationalen Team zu arbeiten, das sich auf die Schaffung von Wohnraum in Zürich konzentriert. Mit flexiblen Arbeitszeiten und einer familienfreundlichen Kultur fördern wir Ihre persönliche Entwicklung und ermöglichen es Ihnen, Ihre Ideen in einem Scale-up-Umfeld einzubringen, wo Ihr Beitrag einen echten Unterschied macht. Hier haben Sie die Chance, aktiv an der Stadtentwicklung mitzuwirken und Ihre Karriere in einem innovativen Unternehmen voranzutreiben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Executive Assistant to Managing Director erhalten könntest
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv und nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die in der Branche arbeiten oder bereits bei dem Unternehmen sind, für das du dich interessierst. Oft können persönliche Empfehlungen den entscheidenden Unterschied machen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen, seine Kultur und aktuelle Projekte. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Vision des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten! In der Rolle als Executive Assistant ist es wichtig, dass du deine Fähigkeit zur Priorisierung und Planung unter Beweis stellst. Bereite Beispiele vor, die deine Erfahrungen in der Projektkoordination zeigen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und Engagement. Außerdem hast du so die besten Chancen, direkt von uns gesehen zu werden. Lass uns gemeinsam an deiner Karriere arbeiten!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant to Managing Director mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Qualifikationen hat, sondern auch gut ins Team passt. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. Das zeigt uns, dass du organisiert bist – eine wichtige Fähigkeit für die Rolle als Executive Assistant.
Mach es persönlich!:Beziehe dich in deinem Anschreiben direkt auf die Stelle und unsere Unternehmenswerte. Erkläre, warum du genau bei uns arbeiten möchtest und wie du zur Mission von StudySmarter beitragen kannst. Das macht einen großen Unterschied!
Korrekturlesen nicht vergessen!:Bevor du deine Bewerbung abschickst, lies sie gründlich durch oder lass sie von jemand anderem gegenlesen. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Wir wollen sehen, dass du Wert auf Details legst!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Wunderflats vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position des Strategischen Executive Assistant vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und bereite Beispiele vor, die deine Eignung unter Beweis stellen.
✨Organisiere deine Unterlagen
Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente, wie deinen Lebenslauf, Zeugnisse und Referenzen, gut organisiert hast. Bereite auch einige Notizen zu möglichen Fragen vor, die du dem Interviewer stellen möchtest, um dein Interesse an der Position zu zeigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und achte darauf, aktiv zuzuhören, um auf die Fragen des Interviewers einzugehen.
✨Bereite dich auf strategische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung im Projektmanagement und wie du strategische Initiativen erfolgreich umgesetzt hast. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Fähigkeit zur Koordination und zum Management von komplexen Projekten verdeutlichen.
