Strategic Executive Assistant to the MD (f/m/d)

Wunderflats hilft Menschen, voll möblierte Wohnungen für einen Monat oder länger zu finden, ideal für Umzüge, Familienwechsel oder Lebensübergänge. Es bietet ein sicheres und nahtloses Mieterlebnis in ganz Europa. Gegründet in Berlin im Jahr 2015, überbrückt Wunderflats die Lücke zwischen verifizierten Vermietern und sorgfältig geprüften Mietern. Als Teil der europäischen Wohninfrastruktur hilft es, untergenutzte Wohnungen zu aktivieren und unterstützt die sich entwickelnden Lebens- und Arbeitsweisen der Menschen von heute.

Wir suchen einen Strategischen Executive Assistant für den Geschäftsführer (f/m/d), der uns so schnell wie möglich beitritt. Der Strategische Executive Assistant ist die vertrauenswürdige rechte Hand des Geschäftsführers und bietet eine einzigartige Mischung aus operativer Exzellenz und strategischer Projektkoordination. Diese Person sorgt dafür, dass die Zeit, Kommunikation und Prioritäten des Geschäftsführers effektiv verwaltet werden, sowohl im persönlichen als auch im beruflichen Bereich.

IHRE MISSION

• MD Unterstützung & Ermöglichung: Verwaltung des Kalenders, der E-Mails und der Prioritäten des Geschäftsführers, um sicherzustellen, dass sie mit den Unternehmens- und persönlichen Zielen übereinstimmen. Vorbereitung und Koordination von Meetings, Reisen und Dokumentationen, einschließlich Agenden, Materialien und Nachverfolgungen. Bearbeitung persönlicher administrativer Aufgaben wie: Koordination von Terminen, Reisen und privaten Verpflichtungen. Verwaltung und Organisation persönlicher Dokumente (z.B. Steuererklärungen, Versicherungen oder Immobilienverwaltung). Bearbeitung vertraulicher vermögensbezogener Angelegenheiten im Rahmen eines privaten Investitionskontexts. Entwurf, Überprüfung und Korrekturlesen schriftlicher Kommunikationen und Präsentationen im Namen des Geschäftsführers. Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation zwischen dem Geschäftsführer und dem Rest der Organisation.
• Strategisches & funktionsübergreifendes Projektmanagement: Koordination und Verfolgung des Fortschritts strategischer Initiativen über Teams hinweg, um eine fristgerechte Ausführung und Nachverfolgung sicherzustellen. Beispiele sind die Erschließung neuer Geschäftsmöglichkeiten, die Beschaffung zusätzlicher Mittel, die Einführung neuer Städte, die Implementierung neuer Betriebsabläufe und das Management der M&A-Pipeline. Partnerschaft mit dem Geschäftsführer zur Definition und Umsetzung von Projektplänen, Meilensteinen und Verantwortlichkeiten über Abteilungen hinweg. Unterstützung des Geschäftsführers bei der Vorbereitung auf Vorstandssitzungen und unternehmensweite OKR-Überprüfungen. Durchführung von Recherchen und Vorbereitung von Briefings, Präsentationen und Berichten zur Unterstützung strategischer Entscheidungen. Identifizierung operativer Lücken, Antizipation von Risiken und proaktive Vorschläge zur Verbesserung von Arbeitsabläufen und interner Kommunikation. Förderung der Zusammenarbeit zwischen Mitgliedern des Führungsteams und Sicherstellung, dass strategische Prioritäten gut koordiniert sind.

IHR PROFIL

• Must-Have Qualifikationen: Fließend in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich). 4–8 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, Beratung oder Projektmanagement. Nachgewiesene Fähigkeit, komplexe Projekte zu managen und mehrere Stakeholder unabhängig zu koordinieren. Hervorragende organisatorische und kommunikative Fähigkeiten, mit Liebe zum Detail und proaktiver Problemlösung. Starker Sinn für Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und die Fähigkeit, vertrauliche Informationen (geschäftlich und persönlich) zu behandeln. Fähigkeit, nahtlos zwischen strategischem Denken und praktischer Ausführung zu wechseln. Finanzielle und analytische Kompetenz mit Erfahrung in Finanzrollen.
• Bevorzugte Qualifikationen: Frühere Erfahrung in einem Startup oder einem schnelllebigen Umfeld. Hintergrund in Betriebsabläufen, Chief of Staff oder Managementberatung. Verständnis für Skalierungsprozesse in einer Organisation mit 100–200 Mitarbeitern. Interesse am Wohnungs- oder Proptech-Sektor.

UNSER ANGEBOT

• #empathyculture: Werden Sie Teil unseres internationalen Teams mit einer Scale-up-Atmosphäre, in der Sie als Person wirklich zählen und Ihre Ideen und Ihre Arbeit einen echten Einfluss haben.
• #worklifeinbalance: Unsere Arbeitszeiten sind flexibel und familienfreundlich. Ihre Hauptarbeitszeiten verbringen Sie im Büro, aber Sie sind auch willkommen, von Zeit zu Zeit von zu Hause aus zu arbeiten.
• #personaldevelopment: Wir unterstützen Sie in Ihrer persönlichen und beruflichen Entwicklung, z.B. durch individuelle Schulungsprogramme, Workshops oder die Teilnahme an Messen und Konferenzen.
• #compensationpackage: Erhalten Sie ein attraktives Vergütungspaket und eine betriebliche Altersvorsorge mit einem Arbeitgeberbeitrag von 20%.
• #wunderoffice: Arbeiten Sie in unserem brandneuen Büro in Berlin (Hackescher Markt), mit ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplätzen, Detox-Raum, Spielzimmer, Dachterrasse und Obst & Getränken auf uns.
• #welovetohavefun: Feiern Sie mit uns bei unserer jährlichen Sommer- oder Winterfeier, regelmäßigen After-Work-Veranstaltungen und tanken Sie Energie in unserem Büro mit Yoga, Tischfußball und Tischtennis.
• #morebenefits: Ein spezielles ermäßigtes Mitgliedschaftsangebot beim Urban Sports Club? Anständige Rabatte bei FutureBens? Jährliches Reisestipendium? - hier haben Sie es! - und noch mehr!

Wir bei Wunderflats schätzen die Vielfalt unseres Teams und stehen für Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung. Wir respektieren alle Unterschiede von Person zu Person, sichtbar oder nicht.