Event Marketing Coordinator (m/w/d)

Der Event Marketing Specialist berichtet an den Associate Director Marketing Europe und unterstützt WuXi Discovery Services bei der Planung von Event-Marketing, der Entwicklung von Marketingmaterialien, Messen sowie Online- und Offline-Veranstaltungen. Er ist verantwortlich für das Projektmanagement und die fehlerfreie Durchführung von wirkungsvollen Veranstaltungen und Ausstellungen von Anfang bis Ende.

Zu den Aufgaben gehören:

• Zusammenarbeit mit lokalen Marketingmanagern und BD zur Identifizierung, Koordination und Leitung von Veranstaltungen, die mit der Marketingstrategie, dem Budget und den Hauptzielen übereinstimmen.
• Messung und Maximierung von Verkaufschancen, Leads und ROI mit Ausstellungen und Veranstaltungstechnologien.
• Implementierung von Veranstaltungs-Kampagnen im CRM und Bereitstellung von KPIs/Reporting für jede Veranstaltung.
• Erster Ansprechpartner für Konferenzveranstalter und Veranstaltungsorte zur Sicherung von Räumlichkeiten, Show-Management-Diensten, Grundrissen, Produktionsplänen, Zahlungsplänen, Anforderungen des Gastgebers/Veranstaltungsorts usw.
• Verwaltung von Lieferungen und Fristen für Print- und digitale Inhalte in Zusammenarbeit mit kreativen Teams und Vermarktern für genehmigte Markenassets.
• Vervollständigung und Einreichung von Genehmigungsanträgen für alle veranstaltungsbezogenen Maßnahmen, einschließlich Rednerplätzen, Seminaren, Webinaren, sozialen Medien und Online-Inhalten.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Content-Team, Rednern, der Rechtsabteilung usw. zur Genehmigung.
• Erstellung, Planung und Veröffentlichung von Veranstaltungswerbung in sozialen Medien, Newslettern und Teilen mit dem BD-Team und anderen Interessengruppen.
• Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zur Abstimmung der Veranstaltungsziele und Interessen der Stakeholder.
• Recherche und Einbindung externer Unterstützung, wie Caterer oder Fotografen, nach Bedarf.
• Verwaltung der täglichen Veranstaltungsbestellungen, Budgetverfolgung, Überwachung von Anbietern, Reiseorganisation, Teilnehmerbetreuung, Registrierung und Problemlösung.
• Überwachung und Koordination mit Veranstaltungsauftragnehmern.
• Leitung der Nachberichterstattung und Zusammenfassung nach der Veranstaltung, kontinuierliche Aktualisierung der Berichtsunterlagen.
• Bearbeitung von Veranstaltungsrechnungen/Ausgaben und Abstimmung des Status mit der Finanzabteilung, um sicherzustellen, dass Anbieter zeitnah bezahlt werden.
• Überwachung und Bewertung von Projekt-/Prozessaktivitäten und Berichterstattung über Projekte oder Probleme an das Führungsteam.

Voraussetzungen:

• Abschluss in Marketing, Betriebswirtschaft oder Kommunikation.
• 3 Jahre Erfahrung in der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen und Ausstellungen in einer regulierten Branche.
• Erfahrung in der Organisation von Teams und Zeitplänen.
• Organisations-, Projekt- und Planungsfähigkeiten.
• Erfahrung im Budget-, Zeitplan- und Anbietermanagement.
• Fließend in gesprochenem und geschriebenem Englisch.
• Datengetriebener Ansatz für Entscheidungsfindung.
• Fähigkeit, in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld zu glänzen und mehrere Aufgaben erfolgreich zu verwalten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Veranstaltungen und Personen gleichzeitig zu managen.
• Fähigkeit, in einer Büroumgebung mit typischen Geräuschbedingungen zu arbeiten.
• Fähigkeit, in einer Umgebung mit variablen Geräuschpegeln zu arbeiten.