Marketing Specialist, Events Coordinator

Diese Position koordiniert und verwaltet die Präsenz von WuXi AppTec auf Branchenkonferenzen und -messen sowie lokalen Seminaren/Empfängen in Europa. Der Event Marketing Specialist berichtet an den Associate Director Marketing Europe und unterstützt die WuXi Discovery Services bei der Planung des Eventmarketings, der Entwicklung von Marketingmaterialien, Messen sowie Online- und Offline-Veranstaltungen.

Wesentliche Aufgaben:

• Projektmanagement und fehlerfreie Durchführung von wirkungsvollen Veranstaltungen und Ausstellungen von Anfang bis Ende.
• Zusammenarbeit mit lokalen Marketingmanagern und BD zur Identifizierung, Koordination und Leitung von Veranstaltungen, die mit der Marketingstrategie, dem Budget und den Hauptzielen übereinstimmen.
• Messung und Maximierung von Verkaufschancen, Leads und ROI mit Ausstellungen und Veranstaltungstechnologien.
• Rechtzeitiges Sammeln und Teilen von Feedback und Leads.
• Implementierung von Veranstaltungs-Kampagnen im CRM und Bereitstellung von KPIs/Reporting für jede Veranstaltung.
• Erster Ansprechpartner für Konferenzveranstalter und Veranstaltungsorte zur Sicherung von Räumlichkeiten, Showmanagement-Diensten, Grundrissen, Produktionsplänen, Zahlungsplänen, Anforderungen des Gastgebers/Veranstaltungsorts usw.
• Koordination des Versands von Ausstellungen, Transport, Catering, Ausstellungsbadges und Zimmerreservierungen, wenn nötig.
• Partnerschaftsorientiert sein und stets nach Möglichkeiten suchen, um „Ja, und…“ zu sagen und Vertrauen aufzubauen, indem man bereit ist, jeden Tag zu helfen.
• Management von Lieferungen und Fristen für Druck- und digitale Inhalte in Zusammenarbeit mit kreativen Teams und Vermarktern für genehmigte Markenassets.
• Vervollständigung und Einreichung von Genehmigungsanträgen für alle veranstaltungsbezogenen Maßnahmen, einschließlich Rednerplätzen, Seminaren, Webinaren, sozialen Medien und Online-Inhalten.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Content-Team, Rednern, der Rechtsabteilung usw., um Genehmigungen zu erhalten.
• Erstellung, Planung und Veröffentlichung von Veranstaltungswerbung in sozialen Medien, Newslettern und Teilen mit dem BD-Team und anderen Interessengruppen.

Aufgaben:

• Koordination von Sponsoring, Ständen, Ausstellungen und Messen, Planung der Teilnehmer.
• Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg zur Abstimmung der Veranstaltungsziele und Interessen der Stakeholder.
• Recherche und Einbindung externer Unterstützung, wie Caterer oder Fotografen, nach Bedarf.
• Verwaltung der täglichen Veranstaltungslogistik: Bestellabwicklung, Budgetverfolgung, Überwachung von Anbietern, Reiseorganisation, Unterstützung der Teilnehmer, Aufsicht über die Registrierung und Problemlösung.
• Überwachung und Koordination mit Veranstaltungsauftragnehmern.
• Leitung der Nachberichterstattung und Zusammenfassung nach der Veranstaltung, kontinuierliche Aktualisierung der Berichtsunterlagen.
• Bearbeitung von Veranstaltungsrechnungen/-ausgaben und Abstimmung des Status mit der Finanzabteilung, um sicherzustellen, dass Anbieter zeitnah bezahlt werden.
• Überwachung und Bewertung von Projekt-/Prozessaktivitäten und Berichterstattung über Projekte oder Probleme an das Führungsteam.

Erfahrung / Ausbildung:

• Abschluss in Marketing, Betriebswirtschaft oder Kommunikation.
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen und Ausstellungen in einer regulierten Branche.
• Erfahrung in der Organisation von Teams und Zeitplänen.
• Organisations-, Projekt- und Planungsfähigkeiten. Detailorientiert.
• Erfahrung im Budget-, Zeitplan- und Anbietermanagement.
• Fließend in gesprochenem und geschriebenem Englisch.

Kenntnisse / Fähigkeiten / Fähigkeiten:

• Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl verbal als auch schriftlich.
• Starke Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und effektiv neu zu priorisieren.
• Datengetriebener Ansatz für die Entscheidungsfindung.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details und Engagement für Genauigkeit.
• Fähigkeit, in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld erfolgreich zu arbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen.
• Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Veranstaltungen und Personen gleichzeitig zu verwalten.
• Zeitmanagement.
• Networking.

Körperliche Anforderungen:

• Fähigkeit, in einer Büroumgebung mit typischen Geräuschbedingungen zu arbeiten.
• Fähigkeit, in einer Umgebung mit variablen Geräuschpegeln zu arbeiten.
• Fähigkeit, längere Zeit zu stehen/sitzen/gehen.
• Bereitschaft zu reisen innerhalb Europas.

Diese Stellenbeschreibung besagt nicht oder impliziert, dass die oben genannten Punkte die einzigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind, die dieser Position zugewiesen sind. Mitarbeiter, die diese Position innehaben, sind verpflichtet, alle anderen arbeitsbezogenen Aufgaben auszuführen, die von der Geschäftsleitung angefordert werden.