Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei administrativen Aufgaben und sorge für einen reibungslosen Büroablauf.
- Unternehmen: WuXi Biologics, ein innovatives Unternehmen mit einem respektvollen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Aufgaben und die Möglichkeit, in einem globalen Team zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
- Qualifikationen: Abschluss in Betriebswirtschaft und Erfahrung als Executive Assistant.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Der Site Assistant bietet umfassende administrative und exekutive Unterstützung für den Site Manager von MFG19 in Wuppertal und die Geschäftsführer von WuXi Biologics Deutschland. In dieser Rolle ist es wichtig, gut im Team zu arbeiten, die Geschäftsführer mit professioneller Höflichkeit und Urteilsvermögen zu vertreten und fehlerfreie Arbeitsergebnisse zu liefern. Zu den täglichen Aufgaben gehört auch die Interaktion mit verschiedenen Funktionen und Kunden in den Geschäftsbereichen. Struktur, Detailgenauigkeit, Qualitätsfokus, hohe Energie und Flexibilität sind entscheidende Elemente der Rolle des Site Assistant, um einen reibungslosen Betrieb des Landesbüros in einer schnelllebigen Organisation sicherzustellen.
Als Site Assistant werden Sie Teil einer Organisation, in der Menschen aller Hintergründe und Erfahrungen respektiert werden und in der wir gemeinsam daran arbeiten, Leben zu verändern. In dieser Rolle berichten Sie an den Site Manager MFG19.
Berufliche Verantwortung:
- Hauptansprechpartner für interne und externe Anfragen im Landesbüro
- Überwachung und Unterstützung aller administrativen Aufgaben zur effizienten Betriebsführung des Landesbüros und der Standortbetriebsfunktion für Einrichtungen in Wuppertal
- Entwicklung und Pflege relevanter administrativer Systeme, Prozesse und Verfahren gemäß Best Practices und Unternehmensrichtlinien
- Verwaltung und Ablage relevanter Unternehmensdokumente
- Professionelle Terminplanung für den Site Manager und die Geschäftsführer, einschließlich Agenden, Besprechungen, Reiseplänen, Reisekosten und Rechnungen
- Koordination von Reisen und Unterkünften sowie Kundenmanagement und anderen Unternehmenslogistik
- Koordination des Informationsflusses an das obere Management unter Berücksichtigung der Gruppenprioritäten
- Delegation von Aufgaben an andere Mitarbeiter nach Bedarf
- Büromanagement, einschließlich Büromaterial und Arbeitsplatzzuweisung
- Koordination der Planung und Organisation mit dem oberen Management und Kollegen von WuXi Biologics weltweit
- Unterstützung der Geschäftsführer bei der Entwicklung, Kommunikation und Aufrechterhaltung der übergreifenden Unternehmensrichtlinien
- Zusammenarbeit mit der Kommunikations-/PR-Leitung in Deutschland
- Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung in Deutschland zum Schutz der Interessen des Unternehmens
- Sicherstellung, dass alle erforderlichen deutschen Registrierungen und Berichte fristgerecht und inhaltlich korrekt erfolgen
- Verwaltung der Prozesse zur Vorbereitung, Durchführung, Protokollierung und Nachverfolgung von Führungssitzungen
- Verfassen hochwertiger E-Mail-Entwürfe und Präsentationen im Namen der Führungskräfte
- Erledigung anderer Aufgaben, die von den Geschäftsführern angemessen angefordert werden können
Personenspezifikation:
- Abschluss in Betriebswirtschaft oder ähnlichem
- Erfahrung im Ausland (Studium oder Praktikum) in einem internationalen Arbeitsumfeld
- Erfahrung als Executive Assistant / Personal Assistant zur Unterstützung der Unternehmensleitung
- Hohe Integrität, Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Hohe Detailgenauigkeit und Lernbereitschaft
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit einem strukturierten, pragmatischen und proaktiven Ansatz
- Fähigkeit, Aufgaben effizient und genau unter Druck zu erledigen
- Starke Teamarbeit und Initiative
- Idealerweise Erfahrung im Projektmanagement
- Exzellente Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Mindestanforderungen:
- Wünschenswert ist ein Abschluss auf 3. Ebene
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer Rolle als Executive Assistant
- Starke Erfahrung als Senior Administrator in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld
- Erfahrung in der Einrichtung und Verwaltung neuer Systeme, Prozesse und Verfahren
- Erfahrung in der Erstellung von Inhalten und Präsentationen für Besprechungen
- Umfangreiche Erfahrung in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Besprechungen
- Erstklassige organisatorische und administrative Fähigkeiten
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten (in Englisch und Deutsch)
Verhaltenskompetenzen:
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und Urteilsvermögen
- Proaktiv, flexibel, teamfähig und eigeninitiativ
- Resilient, einfallsreich und hochmotiviert
- Ergebnisorientiert mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten in kurzer Zeit zu managen
- Zusammenarbeit und integrativer Ansatz in der Arbeit
- Ausgezeichnete Problemlösungs- und Troubleshooting-Fähigkeiten
WuXi Biologics ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.
Site Assistant Arbeitgeber: WuXi Biologics
Als Arbeitgeber im Bereich der biopharmazeutischen Produktion bieten wir Ihnen ein modernes, GMP-reguliertes Arbeitsumfeld, in dem Sie eine Schlüsselrolle bei der Herstellung innovativer Medikamente spielen können. Unsere Unternehmenskultur fördert Zusammenarbeit, Unterstützung und Inklusion, während wir gleichzeitig vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und Karrierewachstum bieten. Bei uns haben Sie die Chance, aktiv zur kontinuierlichen Verbesserung und Innovation beizutragen und Teil eines engagierten Teams zu sein.
