Facilities Contract Manager

Über die Gelegenheit

Als Facilities Contract Manager unterstützen Sie die Facilities Operations Managers bei der Erreichung der betrieblichen Standards und KPIs der Gebäude. Sie verfolgen einen proaktiven Ansatz in Bezug auf betriebliche Standards, Sicherheit, Kommunikation und Kostenmanagement und überwachen die betriebliche und kommerzielle Leistung von Dienstleistungsverträgen und die Leistung der Anbieter.

Hauptverantwortlichkeiten

• Lieferantenmanagement
  • Verwalten, Überwachen und Berichten über die Leistung von Anbietern für harte und weiche FM-Dienstleistungen.
  • Leiten von monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Sitzungen mit Dienstleistern zur Überprüfung der Leistung im Vergleich zu SLAs und KPIs.
  • Die Anbieter für Leistungsdefizite verantwortlich machen und Maßnahmen nachverfolgen.
  • Aktualisierte Wartungs- und Reinigungsleistungs-Scorecards pflegen.
  • Serviced Assets in jedem Gebäude verfolgen und die Einhaltung der relevanten Gesetzgebung über das Anbieter-CMMS oder GDrive sicherstellen.
  • Sicherstellen, dass alle gesetzlichen und behördlichen Anforderungen für Dienstleistungen und Waren in den Gebäuden erfüllt sind.
  • Die volle Verantwortung für alle Kosten im Zusammenhang mit Dienstleistungsverträgen übernehmen, Risiken melden und zukünftige Überschreitungen prognostizieren.
  • Unterstützen bei der jährlichen Budgetvorbereitung und Kosteneinreichung für zukünftige Expansionen/Belegungen.
  • Liftanbieter, gesetzliche Inspektionspläne und Gebäudedatenwerkzeuge verwalten, um problematische Gebäude zu identifizieren.
  • Das rechtliche Team im Lizenzierungsprozess unterstützen, wo dies zutrifft.
  • Als Botschafter und Experte für Workday, Salesforce und Power BI fungieren.
  • Sicherstellen, dass die Prozesse für die Rechnungsstellung und Zahlung der Anbieter eingehalten werden, und Bestellungen aufgeben.
  • Leiten von Monatsend-Opex-Überprüfungen zur Erfassung von Kosten und Rückstellungen.
  • Kostenverfolgung über alle Märkte hinweg pflegen, die Änderungen der festen Vertragskosten und Variablen widerspiegeln (MiMos, Add-Ons usw.).
• Kostenmanagement
  • Berichterstattung zur Monatsmitte und Berichterstattung zum Opex am Monatsende im Vergleich zum Budget.
  • Unterstützen bei Problemen mit der Bestellplattform, Eskalationen, REQ/PO-Defekten, Tickets, CT-Anfragen usw.
  • Rechnungsstellung, Zahlungen, Rückstellungen, verspätete Zahlungen und Eskalationen verwalten.
  • Leiten von großen/kleinen Projekten wie Opex-Einsparungen, Lagerhäusern, Gemeinkostenverfolgung, MIMO und Add-On-Katalogprojekten.
• Strategisches Vertragsmanagement
  • Überwachung des Ablaufs von Verträgen.
  • Zusammenarbeit mit dem Einkauf bei der Beschaffung neuer Anbieter und deren Einbringung in den RFP-Prozess.
  • Verwalten bestehender Vertragsüberprüfungen, Verlängerungen, Verwaltung, Einarbeitung neuer Anbieter und Kündigungen.
  • Kostenmanagement durch Analyse der Kosten, laufenden Nachfrage und Anbieterverantwortung für vereinbarte Kosten vorantreiben.
  • Effizienzen innerhalb bestehender Verträge identifizieren und umsetzen.
  • Verträge erneuern, neue MSA-Einreichungen an die Rechtsabteilung verwalten, DocuSign-Übergaben und WD-Uploads.
  • RFPs mit dem Einkauf koordinieren und Mobilisierungsaktivitäten unterstützen.
  • Budgets für das kommende Jahr vorbereiten und Immobilienkosten für zukünftige Expansionen einreichen.
  • Eng mit dem Operations Director und den Facilities Operations Managers zusammenarbeiten, um aktuelle Systeme und Prozesse zu überprüfen und zukunftsfähige Lösungen umzusetzen.

Erfahrung und Anforderungen

• Über 5 Jahre Erfahrung in der Überwachung der Instandhaltung oder des Betriebs von Einrichtungen für mindestens 5 Standorte.
• Erfahrung in der Teamleitung.
• Fließend in Deutsch und Englisch.
• Fähigkeit, unabhängig oder im Team zu arbeiten.
• Bevorzugt: 2-jährige technische Ausbildung oder 4-jährige Hochschulausbildung und Verständnis für Compliance, Sicherheitsstandards und Betriebs-KPIs.
• Praktische Kenntnisse von kommerziellen MEP-Systemen, einschließlich HVAC, Sanitär, Brand- und Lebenssicherheitssystemen sowie elektrischen Verteilernetzen (bevorzugt).
• Ausgezeichnete Kommunikations-, Organisations-, Schreib- und Analysefähigkeiten.
• Fähigkeit, komplexe Verträge und mehrere Interessengruppen zu verwalten.