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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Officemanagement mit vielfältigen Aufgaben im Front- und Back Office.
- Arbeitgeber: Der WWF ist eine führende Naturschutzorganisation, die sich für den Erhalt der biologischen Vielfalt einsetzt.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und 30 Tage Urlaub pro Jahr.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und trage aktiv zum Schutz unseres Planeten bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Officemanagement haben.
- Andere Informationen: Arbeite in einem kreativen Umfeld mit flachen Hierarchien und tollen Kollegen in Berlin-Mitte.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 24000 - 36000 € pro Jahr.
Der World Wide Fund for Nature (WWF) ist eine der bekanntesten Naturschutzorganisationen der Welt. Mit Projekten in über hundert Ländern verfolgen wir das Ziel, die biologische Vielfalt unseres Planeten zu erhalten. Der WWF Deutschland ist ein selbstständiger Teil dieses globalen Netzwerkes. Durch eigene Initiativen und qualifizierte Lobbyarbeit in Öffentlichkeit, Wirtschaft und Politik setzen wir die Ziele des WWF in Deutschland in Taten um.
Zur Verstärkung unserer Abteilung Finance & Operations, Fachbereich Legal & Officemanagement in Hamburg, suchen wir zunächst befristet für 2 Jahre zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit mit 20 Wochenstunden eine:n qualifizierte:n Mitarbeiter:in Officemanagement.
- Front und Back Office
- Betreuung von Gästen, Lieferanten etc.
- Entgegennahme und sofern inhaltlich möglich Beantwortung bzw. Weiterleitung von Anfragen (E-Mail/Telefon)
- Umsetzung von Maßnahmen veranlasst durch den Arbeitsschutz
- Kommunikation und Betreuung von externen Dienstleistern (Wachschutz, Hausverwaltung, Handwerker, Reinigungsfirmen)
- Tägliche Bearbeitung der Post sowohl physisch als auch digital
- Reibungslose Abwicklung von Versandaufträgen national und international (Paketsendungen & Speditionsaufträge)
- Bestellwesen und Verwaltung von Arbeitsmaterialen / Büroeinrichtung nach vorgegebenen Beschaffungsrichtlinien im Büro und Homeoffice
- Inventur
- Unterstützung der Projektbüros (Arbeitsmaterialen, Büroeinrichtung etc.)
- Beauftragung regelmäßiger Reinigungsaktionen (Fenster- und Küchenreinigung etc.)
- Instandhaltung der Büroräume und Einrichtung (z.B. Unterstützung DGUV Prüfung)
- Unterstützung bei der Umsetzung von internen und externen Veranstaltungen
- Eigenständige Umsetzung und Erstellung von Prozessentwürfen
- Unterstützung und Zuarbeit in verschiedenen Projekten und Arbeitsgruppen
- Unterstützung der Bereichsleitung Legal & Officemanagement (Terminorganisation, Eventplanung, Reisekostenabrechnung, Protokollerstellung etc.)
- Bei Bedarf Bereitschaft als Ersthelfer und/oder Brandschutzhelfer zu fungieren (inkl. erforderlichen Weiterbildung)
Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung sowie Berufserfahrung in einem ähnlichen Tätigkeitsfeld. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und souveräner Umgang am Telefon. Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Wir bieten eine sinnvolle Aufgabe für unseren Planeten, großartige Kolleginnen und Kollegen plus größtmöglichen Gestaltungsspielraum, flache Hierarchien und kurze Wege, zentral im Herzen von Berlin-Mitte (nahe Bhf. Friedrichstraße), flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und 30 Tage Urlaubsanspruch (bis zu 3 Wochen am Stück), vermögenswirksame Leistungen entsprechend gesetzlicher Regeln; ab 3 Jahren Betriebszugehörigkeit auch betriebliche Altersvorsorge, frei wählbare Incentives für Sport, Family Care, Lifestyle oder JobTicket (insgesamt 528€ pro Jahr), ganz vorne Mitspielen oder einfach Dabeisein z. B. im WWF Chor, Band, Fußball- oder Volleyball-Team, Erfolge feiern oder Pausen genießen mit Kaffee und Kollegen über den Dächern von Berlin.
Mitarbeiter:in Officemanagement Arbeitgeber: WWF Deutschland
Kontaktperson:
WWF Deutschland HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter:in Officemanagement
✨Tip Nummer 1
Informiere dich gründlich über die Mission und Projekte des WWF. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Werte der Organisation teilst und bereit bist, aktiv zur Erreichung ihrer Ziele beizutragen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung zu nennen, die deine Kommunikationsfähigkeit und dein Organisationstalent unter Beweis stellen. Dies wird dir helfen, im Vorstellungsgespräch zu überzeugen.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Position zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der bereits beim WWF arbeitet oder gearbeitet hat, und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Flexibilität und Teamfähigkeit betreffen. Der WWF legt großen Wert auf Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit, also zeige, dass du in einem dynamischen Umfeld gut arbeiten kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter:in Officemanagement
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über den World Wide Fund for Nature (WWF) und seine Ziele. Verstehe die Mission der Organisation und wie deine Rolle im Officemanagement dazu beitragen kann.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position im Officemanagement wichtig sind. Betone deine Kommunikationsfähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit externen Dienstleistern.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für die Ziele des WWF engagierst und wie du zur Verbesserung des Officemanagements beitragen kannst. Zeige deine Begeisterung für den Naturschutz.
Prüfung der Unterlagen: Überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit, bevor du sie einreichst. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Motivationsschreiben gut strukturiert und fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei WWF Deutschland vorbereitest
✨Verstehe die Mission des WWF
Informiere dich gründlich über die Ziele und Projekte des WWF. Zeige im Interview, dass du die Werte der Organisation teilst und bereit bist, dich für den Naturschutz einzusetzen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Officemanagement unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele zu erläutern und zu zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Kommunikationsfähigkeit demonstrieren
Da die Position viel Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews klar und selbstbewusst sprechen. Übe, wie du am Telefon und in E-Mails professionell kommunizierst, um deine Souveränität zu zeigen.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige dein Interesse an der Arbeitsumgebung, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den Teamdynamiken stellst. Dies zeigt, dass du nicht nur an der Stelle interessiert bist, sondern auch an einem langfristigen Engagement im WWF.
