Document Management Specialist (m/w/d) in Langen

Über XBP Europe

XBP Europe ist ein innovativer, zukunftsorientierter Anbieter von Lösungen für Rechnungen und Zahlungsprozesse. Mit einer Präsenz in ganz EMEA verfügen wir über eigene Technologien und Dienstleistungen und können auf jahrzehntelange branchenrelevante Erfahrung zurückgreifen. Rechnungen und Zahlungsprozesse sind zunehmend medienübergreifend und papierlos. Genau hier setzt XBP Europe an. Unsere Angebote ermöglichen nahtlose Arbeitsabläufe und reibungslose Transaktionen. XBP Europe kombiniert physische Dokumente, digitale Daten und, damit Unternehmen intelligenter arbeiten können. Dadurch helfen wir bei der Erfassung, Verarbeitung und Verbesserung wertvoller Daten, die für die Entscheidungsfindung benötigt werden. Unsere Lösungen für die digitale Transformation verbessern die Effizienz, den Cashflow und das Nutzererlebnis. Wir bedienen einen wachsenden Kundenstamm in ganz Europa.

Tätigkeitsbeschreibung

Als Document Management Specialist in der Abteilung Vorbereitung und Scannen spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der effizienten und genauen Handhabung von Unternehmensdokumenten. Diese Position erfordert ein hohes Maß an Fachwissen in der Dokumentenvorbereitung, dem Scannen und der Qualitätskontrolle, um sicherzustellen, dass alle Prozesse den regulatorischen Standards und internen Verfahren entsprechen. Ihre Aufgaben umfassen:

• Fortgeschrittene Dokumentenvorbereitung: Vorbereitung einer Vielzahl von Dokumenten für das Scannen, um sicherzustellen, dass sie alle technischen und regulatorischen Anforderungen erfüllen. Dies umfasst das Sortieren, Organisieren und Kategorisieren von Dokumenten zur Optimierung des Scanprozesses.
• Hochleistungs-Scanoperationen: Betrieb von Hochleistungs-Scangeräten zur präzisen Erfassung von Dokumenten. Dazu gehört die Konfiguration der Scanner, das Anpassen der Einstellungen für optimale Bildqualität und die Durchführung routinemäßiger Wartungsprüfungen.
• Qualitätskontrolle und -sicherung: Durchführung gründlicher visueller Inspektionen der gescannten Bilder mit proprietären Softwarepaketen, um deren Qualität gemäß den festgelegten Arbeitsanweisungen zu überprüfen. Dies gewährleistet die höchsten Standards der Dokumentengenauigkeit und -integrität während des gesamten Prozesses.
• Dokumentenfolgenmanagement und Archivierung: Verwaltung der Reihenfolge von Dokumenten während der Verarbeitung und Sicherstellung der Qualitätskontrolle in jeder Phase. Genaues Beschriften und Archivieren verarbeiteter Chargen für eine einfache Auffindbarkeit und sichere Speicherung unter Einhaltung aller Datenschutz- und Archivierungsrichtlinien.
• Dokumentenabruf und -weiterleitung: Effizientes Lokalisieren und Abrufen angeforderter Dokumente aus dem Archivsysten, um eine zeitnahe Weiterleitung zur weiteren Verarbeitung sicherzustellen. Dies erfordert starke organisatorische Fähigkeiten und Vertrautheit mit Dokumentenmanagementsystemen.

Diese Rolle erfordert Aufmerksamkeit für Details, die Fähigkeit, eine Vielzahl spezialisierter Hardware und Software zu beherrschen, und ein Engagement für die Wahrung der Integrität und Vertraulichkeit aller bearbeiteten Dokumente. Der Document Management Specialist wird eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Informationsmanagementstrategien der Organisation spielen und die Einhaltung aller geltenden Vorschriften sicherstellen.

Voraussetzungen

• Erfahrung mit Dateneingabe oder Dokumentenmanagement
• Erworbene Fähigkeiten durch formale Ausbildung oder praktische Schulung
• Arbeiten innerhalb festgelegter Verfahren und Richtlinien mit begrenzter Möglichkeit zur Änderung des Ansatzes und mittlerem Überwachungsgrad
• Polizeiliches Führungszeugnis

Vorteile

• Vielfältige Aufgaben und Unterstützung bei Ihrer beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Arbeiten in einem dynamisch entwickelnden internationalen Unternehmen mit Kollegen aus 45 verschiedenen Ländern
• Teamorientierte und soziale Umgebung mit offener Unternehmenskultur
• Attraktive Arbeitsumgebung und gut erreichbare Standorte
• Attraktive Vergütung und teamorientiertes Bonussystem
• Gute Karrieremöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen

XBP Europe legt großen Wert auf den Schutz der persönlichen Privatsphäre und ist bestrebt, personenbezogene Daten zu schützen. Unsere Einstellungspolitik fokussiert sich auf die Auswahl der am besten qualifizierten Kandidaten auf der Grundlage ihrer Erfahrungen und Fähigkeiten im Hinblick auf die Anforderungen der Position. Bewerberdaten werden in strikter Übereinstimmung mit den DSGVO-Richtlinien und den einschlägigen Datenschutzgesetzen behandelt. Unsere DSGVO-Richtlinie finden Sie hier.

XBP Europe setzt sich für ein vielfältiges Arbeitsumfeld ein. Alle qualifizierten Bewerber werden unabhängig von persönlichen Eigenschaften oder Vorlieben berücksichtigt. Wir garantieren Gleichberechtigung, Fairness und Respekt für alle unsere Mitarbeiter, egal ob in Teilzeit, Vollzeit oder auf Zeitbasis. Wir lehnen jede Form von Diskriminierung ab, insbesondere in Bezug auf gesetzlich geschützte Merkmale.