Wir suchen dich für die Xensor GmbH in Teil- oder Vollzeit (mind. 30 Stunden pro Woche) als verlässliche, operative Unterstützung im Tagesgeschäft an unserem Standort Essen als:
Management-Assistenz der operativen Leitung & Geschäftsführung (m/w/d)
Als agiles Deep-Tech- und Defense-Startup (hervorgegangen als strategischer Spin-in aus der ASDRO GmbH) entwickeln wir unbemannte Gesamtsysteme für die autonome Kampfmittel- und Minenaufklärung. Durch unsere KI-basierte Sensorfusion überführen wir Spitzentechnologie direkt in die Sicherheits- und Verteidigungsarchitektur von Streitkräften und Partnern.
Deine Aufgaben
- Unterstützung der operativen Leitung und Geschäftsführung im Tagesgeschäft (Kalenderpflege, Terminkoordination und Priorisierung eingehender Anfragen).
- Organisation, Buchung und Reisekostenabrechnung für Geschäftsreisen sowie punktuelle Reisebereitschaft zur organisatorischen Unterstützung vor Ort (z. B. bei Erprobungen auf Truppenübungsplätzen, Konferenzen oder Partnermeetings).
- Vorbereitung, Formatierung und strukturierte Ablage von Unterlagen, Berichten und Präsentationen für Partner, Behörden und Gremien.
- Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung von Fachveranstaltungen, Live-Demonstrationen und High-Level-Besuchen (Teilnahmelisten, Fristenkontrolle, Reisekoordination und Materialbereitstellung).
- Betreuung des Backoffice, Verwaltung von Büromaterialien sowie Abstimmung administrativer Themen an der Schnittstelle zu unserer Schwestergesellschaft ASDRO.
- Abwicklung der formellen Geschäftskorrespondenz sowie Betreuung allgemeiner Telefon- und Posteingänge.
Dein Profil
Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität.
- Absolute Integrität, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen und sicherheitsrelevanten Vorgängen.
- Verhandlungssicheres Deutsch sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für Abstimmungen im internationalen Umfeld. Weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.
- Bereitschaft zu gelegentlichen, punktuellen Dienstreisen im Rahmen von Vor-Ort-Terminen, Messen und Erprobungen.
- Ein Bezug zur Bundeswehr, Vorerfahrung im behördlichen/militärischen Umfeld oder Berührungspunkte mit Streitkräften sind ausdrücklich willkommen und von Vorteil, jedoch kein Muss.
- Sicherheitsüberprüfung: Bereitschaft zur Durchführung einer eventuellen personellen Sicherheitsüberprüfung (gemäß SÜG) im Rahmen der behördlichen und sicherheitsrelevanten Projekte.
- Sicherer und routinierter Umgang mit gängigen Office-Lösungen
Was wir dir bieten
Eine verantwortungsvolle Position in einem dynamischen Deep-Tech- und Sicherheitsunternehmen mit echtem gesellschaftlichem Mehrwert.
- Flexible Arbeitszeiten, moderne Arbeitsmittel und individuelle Gestaltungsspielräume.
- Flache Hierarchien, direkte Kommunikationswege zu den Entscheidungsträgern und ein Umfeld, in dem Machen zählt.
- Kostenfreie Getränke (Kaffee, Wasser, Tee) im Büro sowie regelmäßige Team-Events.
- Eine leistungsgerechte Vergütung mit langfristiger Entwicklungsperspektive.
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