Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die gute Seele unseres Büros und organisiere alles von Meetings bis Events.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einer offenen und inklusiven Kultur.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, 6 Wochen Urlaub, mobile Geräte und tolle Mitarbeiter-Events.
- Weitere Informationen: 100% vor Ort in Düsseldorf mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte einen positiven Büroalltag und bring deine Ideen ein.
- Qualifikationen: Erfahrung in Office Management oder Assistenz, Organisationstalent und Kommunikationsstärke.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Als Office Manager:in bist du die zentrale Anlaufstelle unseres Düsseldorfer Büros und sorgst für eine strukturierte und serviceorientierte Arbeitsumgebung. Du empfängst Kunden und Mitarbeitende, koordinierst Termine, Meetings sowie interne Abläufe und übernimmst vielfältige organisatorische Aufgaben. Dazu gehören unter anderem Eventorganisation, Travel Management, Facility-Themen sowie administrative Tätigkeiten wie On- und Offboarding oder Postbearbeitung. Mit deiner Hands-on-Mentalität, deinem Organisationstalent und deiner Kommunikationsstärke trägst du zu einem reibungslosen Büroalltag und einer positiven Unternehmenskultur bei.
Deine Aufgaben:
- Du lebst Serviceorientierung, verstehst dich als "Gute Seele des Büros" und hast Spaß, als zentrale Anlaufstelle zu agieren. Dazu gehört auch, dass du für Struktur & Ordnung an unserem Standort sorgst.
- Du betreust den Front Desk und empfängst unsere Kunden & Mitarbeiter. Du agierst als erste Visitenkarte für unseren Standort.
- Du bist ein Organisationstalent: Von Mitarbeiter-Benefits, über Travel Management & Veranstaltungen bis zum Facility Management, kann alles dabei sein.
- Du koordinierst und organisierst Termine, Meetings und interne Abläufe.
- Administrative Tätigkeiten, wie z.B. das On- und Offboarding von Mitarbeitern, die Postbearbeitung und die Verwaltung des Deutschlandtickets begleiten dich durch deinen Arbeitsalltag und ergänzen die vielfältige Aufgabe.
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern gehört zu deinem Alltag.
- Du kannst dich in standortübergreifenden Projekten einbringen und Themen vorantreiben, wie z.B. das Thema Arbeitssicherheit.
- Die Dokumentation in unserem CRM-System (Salesforce) erledigst du sorgfältig und genau.
Das bringst Du mit:
- Du hast bereits einige Jahre Berufserfahrung in der Assistenz oder Administration, im Office Management oder im Hotelmanagement, idealerweise kannst du zusätzlich auch gut mit Zahlen umgehen.
- Deine Ausbildung fokussierte sich vorzugsweise auf Tourismus, Wirtschaft oder das Hotelgewerbe.
- Dein Arbeitsplatz wird zu 100% vor Ort im Düsseldorfer Büro sein.
- Du hast bereits selbst Events organisieren können.
- Du besitzt gute Kommunikationsskills und behältst stets den Überblick über simultan laufende Themen - wenn nötig kannst du dich auch mal durchsetzen.
- Du siehst dich als Kulturträger:in wenn es um unsere Werte geht.
- Dich machen konzeptionelle Fähigkeiten aus, du bist äußerst zuverlässig, denkst lösungsorientiert und hast Spaß daran, eigene Ideen zu entwickeln und voranzutreiben.
- Du liebst es mit Tools wie MS Office zu arbeiten, sprichst fließend Deutsch und kannst dich im besten Fall auch in Englisch verständigen.
- Du verfügst über eine hohe Selbstorganisation und Eigeninitiative, bist durchsetzungsstark und begeisterungsfähig. Außerdem bist du eine serviceorientierte Person mit starker Hands-on-Mentalität und hohem Verantwortungsbewusstsein.
Deine Benefits:
- Beratungsleistungen durch das Fürstenberginstitut
- Mobile Geräte auch zum privaten Gebrauch
- Sommer- und Weihnachtsparty
- Drinks, Food & Goodies
- Bus- und Bahnticket
- Bike Leasing
- Restauranttickets und Mitarbeiterrabatte
- Du-Kultur mit Kommunikation auf Augenhöhe
- Marktkonformes und transparentes Gehalt
- 6 Wochen Urlaub
Deine Ansprechperson:
Du hast noch Fragen? Dann melde dich gerne bei uns. Theresa Lemmer Manager Human Resources Recruiting theresa.schoeneberg@new-work.se
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: XING
XING ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine positive und inklusive Unternehmenskultur fördert. Mit einem klaren Fokus auf Vielfalt und Teamgeist bietet das Düsseldorfer Büro nicht nur ein strukturiertes Arbeitsumfeld, sondern auch zahlreiche Benefits wie mobile Geräte zur privaten Nutzung, Restauranttickets und ein transparentes Gehalt. Zudem haben Mitarbeiter die Möglichkeit, sich in standortübergreifenden Projekten einzubringen und ihre Ideen aktiv zu gestalten, was die persönliche und berufliche Weiterentwicklung unterstützt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/w/d) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager:in bewirbst, schau dir das Unternehmen genau an. Zeig, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch, dass du die Unternehmenskultur verstehst und schätzt.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn oder XING, um mit aktuellen Mitarbeitenden in Kontakt zu treten. Frag nach ihren Erfahrungen und zeig dein Interesse an der Position und dem Unternehmen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und Kommunikationsstärke unter Beweis gestellt hast.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und es macht den Prozess für uns einfacher. Außerdem kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung die richtige Aufmerksamkeit bekommt.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte 'Gute Seele des Büros' bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch gleich dein Organisationstalent!
Begeisterung zeigen!:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Office Management oder bei der Eventorganisation. Zeige uns, wie sehr du für diese Aufgaben brennst und welche Ideen du mitbringst, um unseren Büroalltag noch besser zu gestalten.
Bewerbung über unsere Website!:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie direkt bei uns landet und wir sie schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei XING vorbereitet
✨Mach dich mit der Unternehmenskultur vertraut
Bevor du zum Interview gehst, schau dir die Werte und die Kultur des Unternehmens genau an. Bei StudySmarter legen wir großen Wert auf Vielfalt und Inklusion. Zeige im Gespräch, dass du diese Werte teilst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir im Voraus einige Situationen aus deiner beruflichen Vergangenheit, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder deine Kommunikationsstärke unter Beweis gestellt hast. Das hilft dir, deine Eignung für die Rolle als Office Manager:in zu untermauern.
✨Stelle Fragen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen. Das zeigt dein Interesse und Engagement. Frage nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder wie der typische Arbeitsalltag aussieht. So kannst du auch herausfinden, ob die Position wirklich zu dir passt.
✨Sei du selbst
Authentizität ist wichtig! Sei einfach du selbst und zeige deine Hands-on-Mentalität. Bei StudySmarter suchen wir Menschen, die nicht nur die nötigen Fähigkeiten mitbringen, sondern auch gut ins Team passen. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
