Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die gute Seele unseres Büros und organisiere alles von Meetings bis Events.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen in Düsseldorf mit einer offenen und inklusiven Kultur.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, 6 Wochen Urlaub, mobile Geräte und tolle Mitarbeiter-Events.
- Weitere Informationen: 100% vor Ort, spannende Projekte und viel Raum für persönliche Entwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte eine positive Arbeitsumgebung und bring deine Ideen ein.
- Qualifikationen: Erfahrung in Office Management oder Assistenz, Organisationstalent und Kommunikationsstärke.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3500 - 4500 € pro Monat.
Über uns
Als Office Manager:in bist du die zentrale Anlaufstelle unseres Düsseldorfer Büros und sorgst für eine strukturierte und serviceorientierte Arbeitsumgebung. Du empfängst Kunden und Mitarbeitende, koordinierst Termine, Meetings sowie interne Abläufe und übernimmst vielfältige organisatorische Aufgaben. Dazu gehören unter anderem Eventorganisation, Travel Management, Facility-Themen sowie administrative Tätigkeiten wie On- und Offboarding oder Postbearbeitung. Mit deiner Hands-on-Mentalität, deinem Organisationstalent und deiner Kommunikationsstärke trägst du zu einem reibungslosen Büroalltag und einer positiven Unternehmenskultur bei.
Deine Aufgaben:
- Du lebst Serviceorientierung, verstehst dich als "Gute Seele des Büros" und hast Spaß, als zentrale Anlaufstelle zu agieren. Dazu gehört auch, dass du für Struktur & Ordnung an unserem Standort sorgst.
- Du betreust den Front Desk und empfängst unsere Kunden & Mitarbeiter. Du agierst als erste Visitenkarte für unseren Standort.
- Du bist ein Organisationstalent: Von Mitarbeiter-Benefits, über Travel Management & Veranstaltungen bis zum Facility Management, kann alles dabei sein.
- Du koordinierst und organisierst Termine, Meetings und interne Abläufe.
- Administrative Tätigkeiten, wie z.B. das On- und Offboarding von Mitarbeitern, die Postbearbeitung und die Verwaltung des Deutschlandtickets begleiten dich durch deinen Arbeitsalltag und ergänzen die vielfältige Aufgabe.
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern gehört zu deinem Alltag. Du kannst dich in standortübergreifenden Projekten einbringen und Themen vorantreiben, wie z.B. das Thema Arbeitssicherheit.
- Die Dokumentation in unserem CRM-System (Salesforce) erledigst du sorgfältig und genau.
Das bringst Du mit:
- Du hast bereits einige Jahre Berufserfahrung in der Assistenz oder Administration, im Office Management oder im Hotelmanagement, idealerweise kannst du zusätzlich auch gut mit Zahlen umgehen.
- Deine Ausbildung fokussierte sich vorzugsweise auf Tourismus, Wirtschaft oder das Hotelgewerbe. Dein Arbeitsplatz wird zu 100% vor Ort im Düsseldorfer Büro sein.
- Du hast bereits selbst Events organisieren können. Du besitzt gute Kommunikationsskills und behältst stets den Überblick über simultan laufende Themen - wenn nötig kannst du dich auch mal durchsetzen.
- Du siehst dich als Kulturträger·in wenn es um unsere Werte geht. Dich machen konzeptionelle Fähigkeiten aus, du bist äußerst zuverlässig, denkst lösungsorientiert und hast Spaß daran, eigene Ideen zu entwickeln und voranzutreiben.
- Du liebst es mit Tools wie MS Office zu arbeiten, sprichst fließend Deutsch und kannst dich im besten Fall auch in Englisch verständigen.
- Du verfügst über eine hohe Selbstorganisation und Eigeninitiative, bist durchsetzungsstark und begeisterungsfähig. Außerdem bist du eine serviceorientierte Person mit starker Hands-on-Mentalität und hohem Verantwortungsbewusstsein? Dann bist du bei uns genau richtig!
Deine Benefits:
- Beratungsleistungen durch das Fürstenberginstitut
- Mobile Geräte auch zum privaten Gebrauch
- Sommer- und Weihnachtsparty
- Drinks, Food & Goodies
- Bus- und Bahnticket
- Bike Leasing
- Restauranttickets und Mitarbeiterrabatte
- Du-Kultur mit Kommunikation auf Augenhöhe
- Marktkonformes und transparentes Gehalt
- 6 Wochen Urlaub
Deine Ansprechperson:
Du hast noch Fragen? Dann melde dich gerne bei uns.
Theresa Lemmer
Manager Human Resources Recruiting
Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: XING
XING ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine positive und inklusive Unternehmenskultur fördert. Mit einem klaren Fokus auf Vielfalt und Teamgeist bietet das Düsseldorfer Büro nicht nur ein strukturiertes Arbeitsumfeld, sondern auch zahlreiche Benefits wie mobile Geräte zur privaten Nutzung, Mitarbeiterrabatte und 6 Wochen Urlaub. Zudem haben Mitarbeiter die Möglichkeit, sich in standortübergreifenden Projekten einzubringen und ihre Ideen aktiv zu gestalten, was persönliche und berufliche Wachstumschancen eröffnet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager:in bewirbst, schau dir das Unternehmen genau an und überlege, wie du deine Fähigkeiten einbringen kannst. Zeig in Gesprächen, dass du die perfekte Lösung für ihre Herausforderungen bist.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn oder XING, um Kontakte zu knüpfen. Vielleicht gibt es jemanden im Unternehmen, der dir einen Einblick geben kann oder sogar eine Empfehlung aussprechen kann. Wir alle wissen, wie wichtig Beziehungen sind!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Rolle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du die Aufgaben meistern würdest. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist!
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So hast du die besten Chancen, gesehen zu werden. Und vergiss nicht, deine Bewerbung persönlich zu gestalten – zeig uns, wer du bist und warum du die 'Gute Seele des Büros' sein möchtest!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte 'Gute Seele des Büros' bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein ordentliches Layout macht einen guten Eindruck!
Zeig deine Organisationstalente!:Erzähle uns von deinen Erfahrungen im Office Management oder bei der Eventorganisation. Wir suchen jemanden, der die Dinge im Griff hat, also bring Beispiele, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen!
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg zu uns führt über unsere Karriereseite. Dort kannst du deine Bewerbung direkt einreichen und sicherstellen, dass sie an die richtige Stelle gelangt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei XING vorbereitet
✨Sei die gute Seele des Büros
Bereite dich darauf vor, deine serviceorientierte Einstellung zu zeigen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, wo du als zentrale Anlaufstelle agiert hast und wie du anderen geholfen hast, ihre Aufgaben zu bewältigen.
✨Organisation ist alles
Bring konkrete Beispiele mit, wie du in der Vergangenheit Events oder Meetings organisiert hast. Zeige, dass du ein Organisationstalent bist, indem du über deine Methoden sprichst, um Struktur und Ordnung zu schaffen.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Bereite dich darauf vor, über deine Kommunikationsfähigkeiten zu sprechen. Denke an Situationen, in denen du erfolgreich mit internen und externen Stakeholdern kommuniziert hast und wie du Konflikte gelöst hast.
✨Technikaffinität zeigen
Mach dich mit den Tools vertraut, die im Büro verwendet werden, insbesondere mit MS Office und CRM-Systemen wie Salesforce. Sei bereit, deine technischen Fähigkeiten zu demonstrieren und wie du diese zur Verbesserung der Büroabläufe eingesetzt hast.
