Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere unser Büro, koordiniere Meetings und sorge für eine positive Arbeitsatmosphäre.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen in Düsseldorf mit einer offenen und inklusiven Kultur.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, 6 Wochen Urlaub, Mitarbeiter-Benefits und regelmäßige Events.
- Weitere Informationen: 100% vor Ort, tolle Entwicklungsmöglichkeiten und ein kreatives Team.
- Warum dieser Job: Werde die gute Seele unseres Büros und gestalte aktiv unsere Unternehmenskultur.
- Qualifikationen: Erfahrung in Office Management oder Assistenz, Organisationstalent und Kommunikationsstärke.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3500 - 4500 € pro Monat.
Über uns
Als Office Manager:in bist du die zentrale Anlaufstelle unseres Düsseldorfer Büros und sorgst für eine strukturierte und serviceorientierte Arbeitsumgebung. Du empfängst Kunden und Mitarbeitende, koordinierst Termine, Meetings sowie interne Abläufe und übernimmst vielfältige organisatorische Aufgaben. Dazu gehören unter anderem Eventorganisation, Travel Management, Facility-Themen sowie administrative Tätigkeiten wie On- und Offboarding oder Postbearbeitung. Mit deiner Hands-on-Mentalität, deinem Organisationstalent und deiner Kommunikationsstärke trägst du zu einem reibungslosen Büroalltag und einer positiven Unternehmenskultur bei.
Deine Aufgaben:
- Du lebst Serviceorientierung, verstehst dich als "Gute Seele des Büros" und hast Spaß, als zentrale Anlaufstelle zu agieren.
- Du betreust den Front Desk und empfängst unsere Kunden & Mitarbeiter.
- Du bist ein Organisationstalent: Von Mitarbeiter-Benefits, über Travel Management & Veranstaltungen bis zum Facility Management, kann alles dabei sein.
- Du koordinierst und organisierst Termine, Meetings und interne Abläufe.
- Administrative Tätigkeiten, wie z. B. das On- und Offboarding von Mitarbeitern, die Postbearbeitung und die Verwaltung des Deutschlandtickets begleiten dich durch deinen Arbeitsalltag.
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern gehört zu deinem Alltag.
- Du kannst dich in standortübergreifenden Projekten einbringen und Themen vorantreiben, wie z. B. das Thema Arbeitssicherheit.
- Die Dokumentation in unserem CRM-System (Salesforce) erledigst du sorgfältig und genau.
Das bringst Du mit:
- Du hast bereits einige Jahre Berufserfahrung in der Assistenz oder Administration, im Office Management oder im Hotelmanagement, idealerweise kannst du zusätzlich auch gut mit Zahlen umgehen.
- Deine Ausbildung fokussierte sich vorzugsweise auf Tourismus, Wirtschaft oder das Hotelgewerbe.
- Du hast bereits selbst Events organisieren können.
- Du besitzt gute Kommunikationsskills und behältst stets den Überblick über simultan laufende Themen - wenn nötig kannst du dich auch mal durchsetzen.
- Du siehst dich als Kulturträger·in wenn es um unsere Werte geht.
- Dich machen konzeptionelle Fähigkeiten aus, du bist äußerst zuverlässig, denkst lösungsorientiert und hast Spaß daran, eigene Ideen zu entwickeln und voranzutreiben.
- Du liebst es mit Tools wie MS Office zu arbeiten, sprichst fließend Deutsch und kannst dich im besten Fall auch in Englisch verständigen.
- Du verfügst über eine hohe Selbstorganisation und Eigeninitiative, bist durchsetzungsstark und begeisterungsfähig.
- Außerdem bist du eine serviceorientierte Person mit starker Hands-on-Mentalität und hohem Verantwortungsbewusstsein.
Deine Benefits:
- Beratungsleistungen durch das Fürstenberginstitut
- Mobile Geräte auch zum privaten Gebrauch
- Sommer- und Weihnachtsparty
- Drinks, Food & Goodies
- Bus- und Bahnticket
- Bike Leasing
- Restauranttickets und Mitarbeiterrabatte
- Du-Kultur mit Kommunikation auf Augenhöhe
- Marktkonformes und transparentes Gehalt
- 6 Wochen Urlaub
Deine Ansprechperson
Du hast noch Fragen? Dann melde dich gerne bei uns. Theresa Lemmer Manager Human Resources Recruiting
Office manager (m/w/d) Arbeitgeber: XING
Als Arbeitgeber in Düsseldorf bieten wir eine dynamische und inklusive Arbeitsumgebung, in der Vielfalt und Teamgeist großgeschrieben werden. Unsere Mitarbeiter profitieren von attraktiven Benefits wie flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einer offenen Du-Kultur, die Kommunikation auf Augenhöhe fördert. Bei uns hast du die Chance, deine organisatorischen Fähigkeiten in einem kreativen Umfeld einzubringen und aktiv zur positiven Unternehmenskultur beizutragen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office manager (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager:in interessierst, zögere nicht, direkt im Büro vorbeizuschauen und dich vorzustellen. Ein persönlicher Eindruck kann oft mehr bewirken als eine E-Mail.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon bei XING arbeiten oder in der Branche tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und dich eventuell sogar empfehlen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Position. Zeige, dass du die 'Gute Seele des Büros' sein kannst und bringe eigene Ideen mit.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office manager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte 'Gute Seele des Büros' bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch gleich dein Organisationstalent!
Begeisterung zeigen!:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen und wie sie dich auf die Rolle als Office Manager:in vorbereitet haben. Zeige uns deine Begeisterung für die Aufgaben, die auf dich warten – das macht einen großen Unterschied!
Bewerbung über unsere Website!:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alles richtig erhalten und du die besten Chancen hast, Teil unseres Teams zu werden!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei XING vorbereitet
✨Sei die gute Seele des Büros
Bereite dich darauf vor, deine serviceorientierte Einstellung zu zeigen. Überlege dir konkrete Beispiele, wie du in der Vergangenheit als zentrale Anlaufstelle agiert hast und wie du Kunden sowie Mitarbeitende empfangen hast. Das zeigt, dass du die Rolle des Office Managers verstehst.
✨Organisation ist alles
Bring einige deiner besten Organisationstechniken mit in das Gespräch. Erkläre, wie du Termine, Meetings und interne Abläufe effizient koordinierst. Vielleicht hast du auch ein Beispiel für eine erfolgreiche Eventorganisation, das du teilen kannst.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da Kommunikation eine zentrale Rolle spielt, solltest du dich darauf vorbereiten, wie du mit internen und externen Stakeholdern umgehst. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen in der Kommunikation gemeistert hast und welche Tools du dafür genutzt hast.
✨Zeige deine Hands-on-Mentalität
Bereite dich darauf vor, deine proaktive und lösungsorientierte Denkweise zu demonstrieren. Teile Beispiele, bei denen du selbstständig Probleme gelöst oder Ideen entwickelt hast, um den Büroalltag zu verbessern. Das wird deine Begeisterungsfähigkeit unterstreichen.
