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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die zentrale Anlaufstelle im Büro und organisiere alles von Meetings bis Events.
- Arbeitgeber: Dynamisches Unternehmen mit einer offenen und freundlichen Unternehmenskultur.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Vergünstigungen, flexible Arbeitszeiten und 12 Wochen Workation.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag aktiv mit und bring deine Ideen ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in Office Management oder Assistenz, gute Kommunikationsfähigkeiten.
- Andere Informationen: Wachstumsmöglichkeiten und ein motiviertes Team warten auf dich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Als Office Manager:in bist du die zentrale Anlaufstelle unseres Düsseldorfer Büros und sorgst für eine strukturierte und serviceorientierte Arbeitsumgebung. Du empfängst Kunden und Mitarbeitende, koordinierst Termine, Meetings sowie interne Abläufe und übernimmst vielfältige organisatorische Aufgaben. Dazu gehören unter anderem Eventorganisation, Travel Management, Facility-Themen sowie administrative Tätigkeiten wie On- und Offboarding oder Postbearbeitung. Mit deiner Hands-on-Mentalität, deinem Organisationstalent und deiner Kommunikationsstärke trägst du zu einem reibungslosen Büroalltag und einer positiven Unternehmenskultur bei.
Deine Aufgaben:
- Du lebst Serviceorientierung, verstehst dich als "Gute Seele des Büros" und hast Spaß, als zentrale Anlaufstelle zu agieren.
- Du betreust den Front Desk und empfängst unsere Kunden & Mitarbeiter.
- Du bist ein Organisationstalent: Von Mitarbeiter-Benefits, über Travel Management & Veranstaltungen bis zum Facility Management, kann alles dabei sein.
- Du koordinierst und organisierst Termine, Meetings und interne Abläufe.
- Administrative Tätigkeiten, wie z.B. das On- und Offboarding von Mitarbeitern, die Postbearbeitung und die Verwaltung des Deutschlandtickets begleiten dich durch deinen Arbeitsalltag.
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern gehört zu deinem Alltag.
- Du kannst dich in standortübergreifenden Projekten einbringen und Themen vorantreiben, wie z.B. das Thema Arbeitssicherheit.
- Die Dokumentation in unserem CRM-System (Salesforce) erledigst du sorgfältig und genau.
Das bringst Du mit:
- Du hast bereits einige Jahre Berufserfahrung in der Assistenz oder Administration, im Office Management oder im Hotelmanagement, idealerweise kannst du zusätzlich auch gut mit Zahlen umgehen.
- Deine Ausbildung fokussierte sich vorzugsweise auf Tourismus, Wirtschaft oder das Hotelgewerbe.
- Du hast bereits selbst Events organisieren können.
- Du besitzt gute Kommunikationsskills und behältst stets den Überblick über simultan laufende Themen - wenn nötig kannst du dich auch mal durchsetzen.
- Du siehst dich als Kulturträger·in wenn es um unsere Werte geht.
- Dich machen konzeptionelle Fähigkeiten aus, du bist äußerst zuverlässig, denkst lösungsorientiert und hast Spaß daran, eigene Ideen zu entwickeln und voranzutreiben.
- Du liebst es mit Tools wie MS Office zu arbeiten, sprichst fließend Deutsch und kannst dich im besten Fall auch in Englisch verständigen.
- Du verfügst über eine hohe Selbstorganisation und Eigeninitiative, bist durchsetzungsstark und begeisterungsfähig.
- Außerdem bist du eine serviceorientierte Person mit starker Hands-on-Mentalität und hohem Verantwortungsbewusstsein.
Deine Benefits:
- Mobile Geräte auch zum privaten Gebrauch
- Bus- und Bahnticket
- Bike Leasing
- Restauranttickets und Mitarbeiterrabatte
- Du-Kultur mit Kommunikation auf Augenhöhe
- 12 Wochen Workation
- 6 Wochen Urlaub
- Attraktives Bonusmodell
Deine Ansprechperson: Du hast noch Fragen? Dann melde dich gerne bei uns. Janne Minoux Manager Human Resources Recruiting janne.wurr@new-work.se
Office Manager (m/w/d) - Düsseldorf Arbeitgeber: XING
Kontaktperson:
XING HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (m/w/d) - Düsseldorf
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager:in bewirbst, schau dir das Unternehmen genau an und überlege, wie du deine Fähigkeiten einbringen kannst. Zeig in Gesprächen, dass du die perfekte Lösung für ihre Herausforderungen bist.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn oder Xing, um Kontakte zu knüpfen. Vielleicht gibt es jemanden im Unternehmen, der dir einen Einblick geben kann oder sogar eine Empfehlung aussprechen kann. Wir alle wissen, wie wichtig Beziehungen sind!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Rolle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du die Aufgaben meistern würdest. Das macht einen guten Eindruck!
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So hast du die besten Chancen, gesehen zu werden. Und vergiss nicht, deine Leidenschaft für die Position und das Unternehmen zu zeigen – das kommt immer gut an!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (m/w/d) - Düsseldorf
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Lass deinen Charakter in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte "Gute Seele des Büros" bist.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch gleich dein Organisationstalent!
Begeisterung zeigen!: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Office Management oder bei der Eventorganisation. Zeige, dass du mit Leidenschaft dabei bist und wie du zur positiven Unternehmenskultur beitragen kannst.
Bewerbung über unsere Website!: Vergiss nicht, deine Bewerbung über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie direkt bei uns landet und wir sie schnell bearbeiten können. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei XING vorbereitest
✨Sei die gute Seele des Büros
Mach dir bewusst, dass du als Office Manager:in die erste Anlaufstelle für Kunden und Mitarbeitende bist. Überlege dir, wie du einen positiven ersten Eindruck hinterlassen kannst – sei freundlich, offen und zeige deine Serviceorientierung.
✨Organisation ist alles
Bereite dich darauf vor, über deine Erfahrungen in der Organisation von Meetings und Events zu sprechen. Bring konkrete Beispiele mit, wie du in der Vergangenheit erfolgreich Termine koordiniert oder Veranstaltungen geplant hast. Das zeigt dein Organisationstalent!
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da du viel mit internen und externen Stakeholdern kommunizierst, solltest du deine Kommunikationsfähigkeiten betonen. Übe, wie du komplexe Informationen klar und präzise vermitteln kannst. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel nennen, wo du eine Herausforderung in der Kommunikation gemeistert hast.
✨Zeige deine Hands-on-Mentalität
Sei bereit, über Situationen zu sprechen, in denen du proaktiv Lösungen gefunden hast. Zeige, dass du nicht nur Probleme erkennst, sondern auch bereit bist, selbst Hand anzulegen, um Dinge voranzutreiben. Das wird deine Eigeninitiative unterstreichen!