Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die gute Seele unseres Büros und organisiere alles von Meetings bis Events.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen in Düsseldorf mit einer offenen und inklusiven Kultur.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, 6 Wochen Urlaub, Firmenrente und viele weitere Vorteile.
- Weitere Informationen: 100% vor Ort im Düsseldorfer Büro mit tollen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte eine positive Arbeitsumgebung und bring deine Ideen ein.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office Management oder Hotelmanagement und gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2500 - 3000 € pro Monat.
Als Office Manager:in bist du die zentrale Anlaufstelle unseres Düsseldorfer Büros und sorgst für eine strukturierte und serviceorientierte Arbeitsumgebung. Du empfängst Kunden und Mitarbeitende, koordinierst Termine, Meetings sowie interne Abläufe und übernimmst vielfältige organisatorische Aufgaben. Dazu gehören unter anderem Eventorganisation, Travel Management, Facility-Themen sowie administrative Tätigkeiten wie On- und Offboarding oder Postbearbeitung. Mit deiner Hands-on-Mentalität, deinem Organisationstalent und deiner Kommunikationsstärke trägst du zu einem reibungslosen Büroalltag und einer positiven Unternehmenskultur bei.
Deine Aufgaben:
- Du lebst Serviceorientierung, verstehst dich als "Gute Seele des Büros" und hast Spaß, als zentrale Anlaufstelle zu agieren.
- Du betreust den Front Desk und empfängst unsere Kunden & Mitarbeiter.
- Du bist ein Organisationstalent: Von Mitarbeiter-Benefits, über Travel Management & Veranstaltungen bis zum Facility Management, kann alles dabei sein.
- Du koordinierst und organisierst Termine, Meetings und interne Abläufe.
- Administrative Tätigkeiten, wie z.B. das On- und Offboarding von Mitarbeitern, die Postbearbeitung und die Verwaltung des Deutschlandtickets begleiten dich durch deinen Arbeitsalltag.
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern gehört zu deinem Alltag.
- Du kannst dich in standortübergreifenden Projekten einbringen und Themen vorantreiben, wie z.B. das Thema Arbeitssicherheit.
- Die Dokumentation in unserem CRM-System (Salesforce) erledigst du sorgfältig und genau.
Das bringst Du mit:
- Du hast bereits einige Jahre Berufserfahrung in der Assistenz oder Administration, im Office Management oder im Hotelmanagement, idealerweise kannst du zusätzlich auch gut mit Zahlen umgehen.
- Deine Ausbildung fokussierte sich vorzugsweise auf Tourismus, Wirtschaft oder das Hotelgewerbe.
- Du hast bereits selbst Events organisieren können.
- Du besitzt gute Kommunikationsskills und behältst stets den Überblick über simultan laufende Themen.
- Du siehst dich als Kulturträger·in wenn es um unsere Werte geht.
- Dich machen konzeptionelle Fähigkeiten aus, du bist äußerst zuverlässig, denkst lösungsorientiert und hast Spaß daran, eigene Ideen zu entwickeln und voranzutreiben.
- Du liebst es mit Tools wie MS Office zu arbeiten, sprichst fließend Deutsch und kannst dich im besten Fall auch in Englisch verständigen.
- Du verfügst über eine hohe Selbstorganisation und Eigeninitiative, bist durchsetzungsstark und begeisterungsfähig.
- Außerdem bist du eine serviceorientierte Person mit starker Hands-on-Mentalität und hohem Verantwortungsbewusstsein.
Deine Benefits:
- Company pension
- Mobile devices also for private use
- Summer and Christmas parties
- Drinks, food & goodies
- Public transport ticket
- Bike leasing
- Restaurant vouchers and employee discount
- Communication on equal terms
- 6 week vacation
Du hast noch Fragen? Dann melde dich gerne bei uns. Theresa Lemmer, Manager Human Resources Recruiting.
Office Manager (m/w/d) - Teilzeit Arbeitgeber: XING
XING ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine positive und inklusive Unternehmenskultur fördert. Mit einem klaren Fokus auf Vielfalt und Teamgeist bietet das Unternehmen nicht nur attraktive Benefits wie eine betriebliche Altersvorsorge, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Der Standort in Düsseldorf ermöglicht es dir, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, wo deine Ideen geschätzt werden und du als 'Gute Seele des Büros' einen bedeutenden Beitrag zum Büroalltag leisten kannst.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager (m/w/d) - Teilzeit erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager:in bewirbst, schau dir das Unternehmen genau an und überlege, wie du deine Fähigkeiten einbringen kannst. Zeig in Gesprächen, dass du die zentrale Anlaufstelle sein möchtest und bringe konkrete Ideen mit.
✨Tip Nummer 2
Networking ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn oder XING, um Kontakte zu knüpfen. Vielleicht gibt es jemanden im Unternehmen, der dir einen Einblick geben kann oder sogar eine Empfehlung aussprechen kann. Wir bei StudySmarter unterstützen dich dabei!
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen der Rolle. Überlege dir, wie du deine Kommunikationsstärke und dein Organisationstalent am besten präsentieren kannst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So hast du die besten Chancen, gesehen zu werden. Und vergiss nicht, deine Leidenschaft für die Position und das Unternehmen zu zeigen – das kommt immer gut an!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager (m/w/d) - Teilzeit mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und erzähle uns, warum du die perfekte 'Gute Seele des Büros' für unser Team bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch gleich dein Organisationstalent!
Begeisterung zeigen!:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Office Management oder bei der Eventorganisation. Zeige uns, wie sehr du für diese Aufgaben brennst und welche Ideen du mitbringst, um unseren Büroalltag noch besser zu gestalten.
Bewerbung über unsere Website!:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unsere Website einzureichen. So können wir sicherstellen, dass alles reibungslos läuft und du die bestmögliche Chance hast, Teil unseres Teams zu werden!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei XING vorbereitet
✨Sei die gute Seele des Büros
Mach dir bewusst, dass du als Office Manager:in die erste Anlaufstelle bist. Überlege dir, wie du einen positiven ersten Eindruck hinterlassen kannst. Übe, freundlich und offen zu kommunizieren, denn das wird in deinem Job entscheidend sein.
✨Organisation ist alles
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. Bring Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung mit, wo du erfolgreich Events oder Meetings organisiert hast. Zeige, dass du auch in stressigen Situationen den Überblick behältst.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da du viel mit internen und externen Stakeholdern kommunizierst, solltest du deine Kommunikationsfähigkeiten betonen. Bereite dich auf Fragen vor, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Konfliktlösung testen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Technikaffinität zeigen
Da du mit Tools wie MS Office und CRM-Systemen arbeiten wirst, sei bereit, deine technischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Informiere dich über die Software, die im Unternehmen verwendet wird, und zeige, dass du schnell lernfähig bist und dich in neue Systeme einarbeiten kannst.
