Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere unser Büro, empfange Kunden und koordiniere Meetings.
- Unternehmen: XING - ein innovatives Unternehmen mit einer offenen Kultur.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, 6 Wochen Urlaub, Mitarbeiterrabatte und tolle Events.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit Fokus auf Vielfalt und Inklusion.
- Warum dieser Job: Werde die gute Seele unseres Büros und gestalte eine positive Arbeitsumgebung.
- Qualifikationen: Erfahrung in Office Management oder Assistenz, gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Über uns
Als Office Manager:in bist du die zentrale Anlaufstelle unseres Düsseldorfer Büros und sorgst für eine strukturierte und serviceorientierte Arbeitsumgebung. Du empfängst Kunden und Mitarbeitende, koordinierst Termine, Meetings sowie interne Abläufe und übernimmst vielfältige organisatorische Aufgaben. Dazu gehören unter anderem Eventorganisation, Travel Management, Facility-Themen sowie administrative Tätigkeiten wie On- und Offboarding oder Postbearbeitung. Mit deiner Hands-on-Mentalität, deinem Organisationstalent und deiner Kommunikationsstärke trägst du zu einem reibungslosen Büroalltag und einer positiven Unternehmenskultur bei.
Deine Aufgaben:
- Du lebst Serviceorientierung, verstehst dich als "Gute Seele des Büros" und hast Spaß, als zentrale Anlaufstelle zu agieren. Dazu gehört auch, dass du für Struktur & Ordnung an unserem Standort sorgst.
- Du betreust den Front Desk und empfängst unsere Kunden & Mitarbeiter. Du agierst als erste Visitenkarte für unseren Standort.
- Du bist ein Organisationstalent: Von Mitarbeiter-Benefits, über Travel Management & Veranstaltungen bis zum Facility Management, kann alles dabei sein.
- Du koordinierst und organisierst Termine, Meetings und interne Abläufe.
- Administrative Tätigkeiten, wie z.B. das On- und Offboarding von Mitarbeitern, die Postbearbeitung und die Verwaltung des Deutschlandtickets begleiten dich durch deinen Arbeitsalltag und ergänzen die vielfältige Aufgabe.
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern gehört zu deinem Alltag. Du kannst dich in standortübergreifenden Projekten einbringen und Themen vorantreiben, wie z.B. das Thema Arbeitssicherheit.
- Die Dokumentation in unserem CRM-System (Salesforce) erledigst du sorgfältig und genau.
Das bringst Du mit:
- Du hast bereits einige Jahre Berufserfahrung in der Assistenz oder Administration, im Office Management oder im Hotelmanagement, idealerweise kannst du zusätzlich auch gut mit Zahlen umgehen.
- Deine Ausbildung fokussierte sich vorzugsweise auf Tourismus, Wirtschaft oder das Hotelgewerbe. Dein Arbeitsplatz wird zu 100% vor Ort im Düsseldorfer Büro sein.
- Du hast bereits selbst Events organisieren können. Du besitzt gute Kommunikationsskills und behältst stets den Überblick über simultan laufende Themen - wenn nötig kannst du dich auch mal durchsetzen.
- Du siehst dich als Kulturträger·in wenn es um unsere Werte geht. Dich machen konzeptionelle Fähigkeiten aus, du bist äußerst zuverlässig, denkst lösungsorientiert und hast Spaß daran, eigene Ideen zu entwickeln und voranzutreiben.
- Du liebst es mit Tools wie MS Office zu arbeiten, sprichst fließend Deutsch und kannst dich im besten Fall auch in Englisch verständigen.
- Du verfügst über eine hohe Selbstorganisation und Eigeninitiative, bist durchsetzungsstark und begeisterungsfähig. Außerdem bist du eine serviceorientierte Person mit starker Hands-on-Mentalität und hohem Verantwortungsbewusstsein? Dann bist du bei uns genau richtig!
Deine Benefits:
- Beratungsleistungen durch das Fürstenberginstitut
- Mobile Geräte auch zum privaten Gebrauch
- Sommer- und Weihnachtsparty
- Drinks, Food & Goodies
- Bus- und Bahnticket
- Bike Leasing
- Restauranttickets und Mitarbeiterrabatte
- Du-Kultur mit Kommunikation auf Augenhöhe
- Marktkonformes und transparentes Gehalt
- 6 Wochen Urlaub
Deine Ansprechperson:
Du hast noch Fragen? Dann melde dich gerne bei uns.
Theresa Lemmer
Manager Human Resources Recruiting
Office manager (m/w/d) - xing Arbeitgeber: XING
XING ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine positive und inklusive Unternehmenskultur fördert. Mit einem klaren Fokus auf Vielfalt und Teamgeist bietet das Düsseldorfer Büro nicht nur ein strukturiertes Arbeitsumfeld, sondern auch zahlreiche Benefits wie mobile Geräte zur privaten Nutzung, Mitarbeiterrabatte und ein transparentes Gehalt. Zudem haben Mitarbeiter die Möglichkeit, sich in standortübergreifenden Projekten einzubringen und ihre Ideen aktiv zu gestalten, was die persönliche und berufliche Weiterentwicklung unterstützt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office manager (m/w/d) - xing erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager:in bewirbst, schau dir das Unternehmen genau an und überlege, wie du deine Fähigkeiten direkt einbringen kannst. Zeig in Gesprächen, dass du die perfekte 'Gute Seele des Büros' bist!
✨Tipp Nummer 2
Networking ist alles! Nutze Plattformen wie XING, um Kontakte zu knüpfen und dich mit Leuten aus der Branche auszutauschen. Vielleicht gibt es sogar jemanden, der dir einen Fuß in die Tür bei deinem Wunschunternehmen öffnen kann.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du organisatorische Herausforderungen gemeistert hast. Das wird dir helfen, deine Kommunikationsstärke und dein Organisationstalent zu unterstreichen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So zeigst du dein Interesse und bekommst die Chance, dich von anderen Bewerbern abzuheben. Denk daran, dass wir Vielfalt und Inklusion schätzen – sei einfach du selbst!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office manager (m/w/d) - xing mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte 'Gute Seele des Büros' bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und eine logische Reihenfolge, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch gleich dein Organisationstalent!
Zeig deine Erfahrungen!:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Office Management oder in der Assistenz. Konkrete Beispiele helfen uns, ein Bild von deinen Fähigkeiten zu bekommen und wie du unser Team unterstützen kannst.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten und dich vielleicht schon bald im Team begrüßen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei XING vorbereitet
✨Sei die gute Seele des Büros
Mach dir bewusst, dass du als Office Manager:in die erste Anlaufstelle bist. Überlege dir, wie du einen positiven ersten Eindruck hinterlassen kannst. Übe, freundlich und offen zu kommunizieren, damit du dich beim Empfang von Kunden und Mitarbeitenden wohlfühlst.
✨Organisation ist alles
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. Bring Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung mit, wo du erfolgreich Events oder Meetings organisiert hast. Zeige, dass du auch in stressigen Situationen den Überblick behältst.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da du viel mit internen und externen Stakeholdern kommunizierst, solltest du deine Kommunikationsfähigkeiten betonen. Bereite dich auf Fragen vor, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und Konfliktlösung testen. Sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Technikaffinität zeigen
Da du mit Tools wie MS Office und CRM-Systemen arbeiten wirst, sei bereit, deine technischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Informiere dich über die Software, die das Unternehmen verwendet, und zeige, dass du schnell lernfähig bist und dich in neue Systeme einarbeiten kannst.
