Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die zentrale Anlaufstelle im Büro und organisiere alles von Meetings bis Events.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen mit einer offenen und inklusiven Kultur.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, 6 Wochen Urlaub, mobile Geräte und tolle Mitarbeiter-Events.
- Weitere Informationen: 100% vor Ort in Düsseldorf, tolle Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte eine positive Büroatmosphäre und bring deine Ideen ein.
- Qualifikationen: Erfahrung in Office Management oder Assistenz, gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Über uns
Als Office Manager:in bist du die zentrale Anlaufstelle unseres Düsseldorfer Büros und sorgst für eine strukturierte und serviceorientierte Arbeitsumgebung. Du empfängst Kunden und Mitarbeitende, koordinierst Termine, Meetings sowie interne Abläufe und übernimmst vielfältige organisatorische Aufgaben. Dazu gehören unter anderem Eventorganisation, Travel Management, Facility-Themen sowie administrative Tätigkeiten wie On- und Offboarding oder Postbearbeitung. Mit deiner Hands-on-Mentalität, deinem Organisationstalent und deiner Kommunikationsstärke trägst du zu einem reibungslosen Büroalltag und einer positiven Unternehmenskultur bei.
Deine Aufgaben:
- Du lebst Serviceorientierung, verstehst dich als "Gute Seele des Büros" und hast Spaß, als zentrale Anlaufstelle zu agieren. Dazu gehört auch, dass du für Struktur & Ordnung an unserem Standort sorgst.
- Du betreust den Front Desk und empfängst unsere Kunden & Mitarbeiter. Du agierst als erste Visitenkarte für unseren Standort.
- Du bist ein Organisationstalent: Von Mitarbeiter-Benefits, über Travel Management & Veranstaltungen bis zum Facility Management, kann alles dabei sein.
- Du koordinierst und organisierst Termine, Meetings und interne Abläufe.
- Administrative Tätigkeiten, wie z.B. das On- und Offboarding von Mitarbeitern, die Postbearbeitung und die Verwaltung des Deutschlandtickets begleiten dich durch deinen Arbeitsalltag und ergänzen die vielfältige Aufgabe.
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern gehört zu deinem Alltag. Du kannst dich in standortübergreifenden Projekten einbringen und Themen vorantreiben, wie z.B. das Thema Arbeitssicherheit.
- Die Dokumentation in unserem CRM-System (Salesforce) erledigst du sorgfältig und genau.
Das bringst Du mit:
- Du hast bereits einige Jahre Berufserfahrung in der Assistenz oder Administration, im Office Management oder im Hotelmanagement, idealerweise kannst du zusätzlich auch gut mit Zahlen umgehen.
- Deine Ausbildung fokussierte sich vorzugsweise auf Tourismus, Wirtschaft oder das Hotelgewerbe. Dein Arbeitsplatz wird zu 100% vor Ort im Düsseldorfer Büro sein.
- Du hast bereits selbst Events organisieren können. Du besitzt gute Kommunikationsskills und behältst stets den Überblick über simultan laufende Themen - wenn nötig kannst du dich auch mal durchsetzen.
- Du siehst dich als Kulturträger·in wenn es um unsere Werte geht. Dich machen konzeptionelle Fähigkeiten aus, du bist äußerst zuverlässig, denkst lösungsorientiert und hast Spaß daran, eigene Ideen zu entwickeln und voranzutreiben.
- Du liebst es mit Tools wie MS Office zu arbeiten, sprichst fließend Deutsch und kannst dich im besten Fall auch in Englisch verständigen.
- Du verfügst über eine hohe Selbstorganisation und Eigeninitiative, bist durchsetzungsstark und begeisterungsfähig. Außerdem bist du eine serviceorientierte Person mit starker Hands-on-Mentalität und hohem Verantwortungsbewusstsein? Dann bist du bei uns genau richtig!
Deine Benefits:
- Beratungsleistungen durch das Fürstenberginstitut
- Mobile Geräte auch zum privaten Gebrauch
- Sommer- und Weihnachtsparty
- Drinks, Food & Goodies
- Bus- und Bahnticket
- Bike Leasing
- Restauranttickets und Mitarbeiterrabatte
- Du-Kultur mit Kommunikation auf Augenhöhe
- Marktkonformes und transparentes Gehalt
- 6 Wochen Urlaub
Deine Ansprechperson:
Du hast noch Fragen? Dann melde dich gerne bei uns.
Theresa Lemmer
Manager Human Resources Recruiting
Office manager (m/w/d) - xing Arbeitgeber: XING
XING ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine positive und inklusive Unternehmenskultur fördert. In unserem Düsseldorfer Büro bieten wir nicht nur ein strukturiertes Arbeitsumfeld, sondern auch zahlreiche Benefits wie mobile Geräte zur privaten Nutzung, Mitarbeiterrabatte und eine Du-Kultur, die Kommunikation auf Augenhöhe ermöglicht. Zudem legen wir großen Wert auf die persönliche und berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter und bieten vielfältige Möglichkeiten zur Mitgestaltung und Eigenverantwortung.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office manager (m/w/d) - xing erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager:in bewirbst, schau dir das Unternehmen genau an und überlege, wie du deine Fähigkeiten direkt einbringen kannst. Zeig in Gesprächen, dass du die perfekte 'Gute Seele des Büros' bist!
✨Tipp Nummer 2
Networking ist alles! Nutze Plattformen wie XING, um Kontakte zu knüpfen und dich mit anderen Fachleuten auszutauschen. Vielleicht findest du sogar einen Insider, der dir wertvolle Tipps geben kann oder dich direkt weiterempfiehlt.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du organisatorische Herausforderungen gemeistert hast. Das wird dir helfen, deine Kommunikationsstärke und dein Organisationstalent zu unterstreichen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So zeigst du dein Interesse und erhältst die besten Chancen, im Auswahlprozess wahrgenommen zu werden. Und vergiss nicht, deine Begeisterung für die Unternehmenskultur und die Werte von XING zu betonen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office manager (m/w/d) - xing mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und erzähl uns, warum du die perfekte 'Gute Seele des Büros' bist.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns auch gleich dein Organisationstalent!
Zeig deine Erfahrungen!:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Office Management oder in der Assistenz. Konkrete Beispiele helfen uns, ein Bild von deinen Fähigkeiten zu bekommen und wie du unser Team unterstützen kannst.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist über unsere Website. Dort findest du alle Infos und kannst deine Bewerbung direkt einreichen. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei XING vorbereitet
✨Sei die gute Seele des Büros
Mach dir Gedanken darüber, wie du als Office Manager:in eine positive Atmosphäre schaffen kannst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, wo du durch deine Serviceorientierung und Organisationstalent einen Unterschied gemacht hast.
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung im Eventmanagement und der Koordination von Meetings. Überlege dir konkrete Situationen, in denen du erfolgreich mehrere Aufgaben gleichzeitig gemeistert hast, um deine Kommunikationsstärke und dein Organisationstalent zu demonstrieren.
✨Zeige deine Hands-on-Mentalität
Bereite dich darauf vor, über deine proaktive Herangehensweise an Herausforderungen zu sprechen. Sei bereit, Beispiele zu nennen, bei denen du selbstständig Lösungen gefunden hast, um den Büroalltag zu verbessern.
✨Vertrautheit mit Tools und Systemen
Stelle sicher, dass du mit MS Office und CRM-Systemen wie Salesforce vertraut bist. Bereite dich darauf vor, deine technischen Fähigkeiten zu erläutern und wie du diese in der Vergangenheit effektiv eingesetzt hast.
