Koordinator Kunden-Onboarding & Technische Einsatzplanung (m/w/d) in Stuttgart

Worum es bei uns geht: Mit YOLii digitalisieren wir die aktive Therapie in Physiotherapiepraxen, Rehazentren und Gesundheitseinrichtungen. Unsere Lösung verbindet moderne Trainingsgeräte mit intelligenter Software und unterstützt therapeutische Teams dabei, Training effizient zu steuern und individuell zu begleiten. Nach dem Vertragsabschluss beginnt die nächste wichtige Phase: das Onboarding und die Vorbereitung auf den erfolgreichen Einsatz beim Kunden. Dafür müssen technische und räumliche Voraussetzungen geklärt, Informationen eingeholt, Termine abgestimmt und Montage- sowie Schulungseinsätze koordiniert werden.

Deine Rolle bei uns: Du wirst Teil unseres Onboarding-Teams und betreust gemeinsam mit drei erfahrenen Kolleginnen und Kollegen unsere Kunden nach dem Vertragsabschluss. Du übernimmst eigene Kunden und vertrittst bei Bedarf Teammitglieder. So verteilen wir Wissen und Verantwortung bewusst auf mehrere Köpfe und stellen sicher, dass unsere Kunden jederzeit verlässlich betreut werden. Für deine Kunden bist du während des Onboardings ein wichtiger Ansprechpartner. Du erklärst den Ablauf, klärst offene Fragen, holst fehlende Informationen ein und sorgst dafür, dass der Kunde weiß, wo sein Projekt steht und was als Nächstes passiert. Damit führst du den professionellen Eindruck aus dem Vertrieb konsequent fort.

Ein weiterer wichtiger Bereich deiner Rolle ist die Koordination und Vorbereitung unserer technischen Einsätze. Gemeinsam mit unserem zuständigen Kollegen sorgst du dafür, dass Montage- und Servicetermine gut geplant sind und alle notwendigen Vorbereitungen rechtzeitig ineinandergreifen. Dabei behältst du Termine, benötigte Teile und anstehende Aufgaben im Blick, koordinierst die einzelnen Schritte und stellst sicher, dass zum Einsatz alles bereitsteht. So bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Support, Technik und Montage und trägst dazu bei, dass unsere Einsätze gut vorbereitet und reibungslos durchgeführt werden können.

Dein Arbeitsplatz ist überwiegend an unserem Standort im Friesenweg in Hamburg. Hier arbeitest du gemeinsam mit unserem rund 30-köpfigen Team. Gerade für die enge Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen den verschiedenen Abteilungen sind uns kurze Wege und der persönliche Austausch wichtig. Homeoffice ist nach Absprache und abhängig von den aktuellen Aufgaben möglich.

Was du konkret machst:

• Kunden-Onboarding: Du übernimmst eigene Neukunden nach Vertragsabschluss und begleitest sie bis zum erfolgreichen Start mit YOLii. Du führst strukturierte Onboarding-Gespräche und klärst technische, räumliche und organisatorische Voraussetzungen. Du koordinierst Termine, Fristen und offene Aufgaben und holst fehlende Informationen aktiv bei Kunden sowie internen und externen Ansprechpartnern ein. Du hältst deine Kunden regelmäßig auf dem Laufenden und gibst ihnen klare Orientierung über den nächsten Schritt. Du vertrittst bei Bedarf deine Kolleginnen und Kollegen im Onboarding. Du dokumentierst Bearbeitungsstände, Absprachen und nächste Schritte so, dass jedes Teammitglied jederzeit übernehmen kann.
• Technische Einsatzplanung & Vorbereitung: Du koordinierst Montage-, Inbetriebnahme- und Serviceeinsätze gemeinsam mit den zuständigen Kolleginnen und Kollegen. Du stimmst Termine und Zeitfenster mit unseren Kunden ab und planst, welche Monteure oder technischen Mitarbeitenden wann und wo benötigt werden. Du stellst sicher, dass Geräte, Komponenten, Ersatz- und Montageteile rechtzeitig verfügbar sind und koordinierst bei Bedarf die Beschaffung. Du behältst Liefertermine, Reisezeiten, Ressourcen und parallele Einsätze im Blick und planst möglichst effizient. Wenn sich Termine, Lieferungen oder Voraussetzungen ändern, koordinierst du pragmatisch die nächsten Schritte.

Dabei arbeitest du eng mit den Kollegen im Onboarding, Schulung, Technischer Implementierung, Support, Vertrieb, sowie internen und externen Partnern zusammen.

Prozesse gemeinsam besser machen: Unsere Abläufe sind aus der täglichen Praxis entstanden und entwickeln sich mit YOLii weiter. Deshalb suchen wir jemanden, der nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern auch mitdenkt. Du erkennst wiederkehrende Probleme und bringst Ideen ein, wie wir Abläufe einfacher, transparenter und robuster machen können. Du entwickelst gemeinsam mit dem Team Checklisten, Vorlagen und Standards weiter. Du hilfst dabei, Informationen und Zuständigkeiten so zu dokumentieren, dass Vertretung und Zusammenarbeit zuverlässig funktionieren. Du bringst eigene Erfahrung aus vergleichbaren Abläufen ein und hinterfragst konstruktiv, was wir besser machen können. Du bist offen dafür, digitale Werkzeuge und KI sinnvoll einzusetzen, wenn sie wiederkehrende Aufgaben vereinfachen oder Informationen besser verfügbar machen.

Was du bei uns bekommst: Attraktives Gehalt, moderne helle Büros mit moderner technischer Ausstattung, kostenlose kalte & warme Getränke, Trainingsbereich & Sonnenterrasse zum Wohlfühlen, regelmäßige Teamevents & starkes Teamgefühl, Top Verkehrsanbindung, strukturierte Einarbeitung & klarer Onboarding-Prozess, arbeite an einem innovativen Produkt mit echtem Mehrwert, eine Branche mit Sinn: Mit YOLii unterstützen wir Therapeutinnen und Therapeuten dabei, Menschen auf ihrem Weg zu mehr Gesundheit und Beweglichkeit besser zu begleiten. Eine sichtbare Aufgabe mit direktem Einfluss darauf, wie unsere Kunden YOLii nach dem Kauf erleben. Ein engagiertes und dynamisches Team mit kurzen Wegen und direkter Abstimmung. Verantwortung im Team statt Einzelkämpfertum: Wir verteilen Wissen und Aufgaben bewusst und vertreten uns gegenseitig. Gestaltungsspielraum: Unsere Abläufe entwickeln sich weiter und gute Ideen sind ausdrücklich erwünscht. Raum für Entwicklung in einem wachsenden Unternehmen.

Bei uns organisierst du nicht einfach Termine. Du sorgst gemeinsam mit deinem Team dafür, dass Kunden nach ihrer Entscheidung für YOLii professionell begleitet werden und am Ende alles dort ist, wo es sein muss. Zur richtigen Zeit, beim richtigen Kunden und mit den richtigen Informationen. Wenn du gerne organisierst, Verantwortung übernimmst, Menschen zusammenbringst und Freude daran hast, Dinge zuverlässig ans Ziel zu bringen, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Das bringst du mit: Für uns ist weniger entscheidend, welchen exakten Jobtitel du bisher hattest. Wichtig ist, wie du arbeitest. Du kommunizierst klar, freundlich und verbindlich und trittst im Kundenkontakt professionell auf. Du hörst gut zu, stellst die richtigen Fragen und merkst, wenn wichtige Informationen fehlen. Du bleibst an Themen dran und wartest nicht darauf, dass sich offene Punkte von selbst lösen. Du arbeitest strukturiert und behältst auch bei mehreren parallelen Kunden, Terminen und Aufgaben den Überblick. Du arbeitest gerne im Team, übernimmst Verantwortung und sorgst mit sauberer Dokumentation dafür, dass Übergaben funktionieren. Du denkst praktisch und findest auch bei kurzfristigen Änderungen eine gute Lösung. Idealerweise hast du Erfahrung in Kundenbetreuung, Onboarding, Einsatzplanung, Disposition, Projektkoordination oder vergleichbaren organisatorischen Aufgaben. Du bringst ein gutes technisches Grundverständnis mit und kannst dich schnell in technische Zusammenhänge einarbeiten. Das hilft dir insbesondere in den Onboarding-Gesprächen, in denen du gemeinsam mit unseren Kunden unterschiedliche Montage- und Installationsmöglichkeiten besprichst. Die YOLii-spezifischen technischen Details und unsere verschiedenen Montagevarianten lernst du selbstverständlich im Rahmen deiner Einarbeitung kennen. Wichtig ist uns vor allem, dass du Interesse an Technik mitbringst, Zusammenhänge verstehst und diese verständlich vermitteln kannst. Erfahrungen mit CRM-, ERP-, Projektmanagement- oder Ticketsystemen sind hilfreich. Du bist offen für neue digitale Werkzeuge und möchtest KI sinnvoll im Arbeitsalltag einsetzen.