Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, unterstütze bei Recruiting und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: YouLend, ein schnell wachsendes FinTech mit innovativer Kultur.
- Vorteile: Wachstumsmöglichkeiten, wettbewerbsfähiges Gehalt und ein dynamisches Team.
- Weitere Informationen: Flexibles Arbeitsumfeld mit viel Eigenverantwortung und Entwicklungschancen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines erfolgreichen Teams und gestalte die Zukunft des Finanzwesens mit.
- Qualifikationen: Erfahrung in Büroorganisation und Recruiting, starke Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Über uns
YouLend ist ein schnell wachsendes FinTech und die bevorzugte Embedded-Finance-Plattform für viele der weltweit führenden E-Commerce-Plattformen, Tech-Unternehmen und Payment Service Provider. Unsere Software ermöglicht es Partnern, ihr Angebot zu erweitern, indem sie ihren Händlerinnen und Händlern flexible Finanzierungsprodukte unter eigener Marke anbieten - ohne eigenes Kapitalrisiko. Wir gehören zur führenden Private-Equity-Gesellschaft EQT und wachsen seit 2020 jedes Jahr um mehr als 100 %. Unser Hauptsitz ist in London, wir sind aber auch in mehreren europäischen Ländern und in den USA vertreten. Zu unseren Partnern zählen u. a. eBay, Amazon, Lieferando, Shopify und Stripe.
Die Rolle
Wir suchen eine*n hoch organisierte*n und engagierte*n Office Koordinator*in (m/w/d), die unser dynamisches Team in unserem Berliner Büro unterstützt und an unsere Office Managerin im Londoner Büro reportet. Die ideale Person spielt eine zentrale Rolle bei der reibungslosen täglichen Büroorganisation, unterstützt administrativ und operativ und treibt gleichzeitig unsere Recruiting-Aktivitäten voran, um talentierte neue Kolleginnen und Kollegen zu gewinnen und zu halten. Dies ist eine großartige Gelegenheit, Teil unseres wachsenden Teams zu werden, das auf Erfolgskurs ist - mit hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten.
Aufgaben im Office Management
- Betreuung von Besucherinnen und Besuchern: Begrüßung, Empfang, Weiterleitung an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen sowie Benachrichtigung der relevanten Ansprechpersonen.
- Allgemeine administrative Aufgaben wie Postbearbeitung, Organisation von Kurierdiensten, Bestellung von Geschenken/Incentives sowie Büromaterial.
- Sicherstellen, dass die Besprechungsräume stets ordentlich sind, und Vorbereitung von Meetings nach Bedarf.
- Kommunikation mit Vermieter und Facility-Team zur Lösung von Problemen im Büro.
- Erkennen und - wenn möglich - eigenständiges Lösen von Problemen im Büro bzw. Weiterleitung an die Office Managerin.
- Unterstützung bei Projekten wie Büroumzügen, Arbeitsplatzveränderungen oder Health & Safety-Prüfungen.
- Weitergabe von unternehmensweiten Informationen an die Mitarbeitenden.
- Verwaltung des gemeinsamen E-Mail-Postfachs und Bearbeitung eingehender Anfragen.
- Administrative Unterstützung des Teams, einschließlich Terminplanung, Kalenderverwaltung und Korrespondenz.
- Koordination von Reisebuchungen und -plänen.
- Durchführung von Gesundheits- und Sicherheitsprüfungen, Dokumentation und Meldung von Vorfällen.
- Betreuung und Verwaltung von Dienstleistern und Lieferanten, Sicherstellung einer organisierten und effizienten Büroinfrastruktur.
- Bestellung von Team-Lunches bei Bedarf.
- Hauptansprechperson für interne und externe Stakeholder.
Aufgaben im Bereich Recruiting und HR
- Sichtung von Lebensläufen für offene Positionen, Terminvereinbarung für erste Kennenlerngespräche sowie Koordination von Interviews mit Kandidatinnen und Kandidaten und den Hiring Managern.
- Unterstützung im Onboarding-Prozess durch Vorbereitung der Unterlagen, Koordination des IT-Setups und Begleitung neuer Mitarbeitender bei der Einführung.
- Unterstützung beim Offboarding, um einen reibungslosen Ablauf aller Austrittsprozesse sicherzustellen.
- Abstimmung mit dem HR-Team, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterdaten stets aktuell sind.
- Mithilfe bei der Organisation von Mitarbeiter-Events und Engagement-Initiativen.
Requirements
- Fließende Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch.
- Nachgewiesene Erfahrung als Koordinator/in oder Assistent/in in einem Büro- oder Verwaltungsumfeld.
- Erfahrung im Recruiting, insbesondere in der Sichtung von Lebensläufen und der Durchführung von Erstgesprächen.
- Starke organisatorische Fähigkeiten sowie ausgezeichnetes Zeitmanagement und Multitasking-Fähigkeiten.
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mit einem professionellen und positiven Auftreten - persönlich, telefonisch und schriftlich.
- Sicherer Umgang mit der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie anderen relevanten Tools.
- Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit Diskretion zu behandeln.
- Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise mit einer Hands-on-Mentalität.
- Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team effektiv zu arbeiten.
- Freundliches, aufgeschlossenes Auftreten - du repräsentierst YouLend und bist erste/r Ansprechpartner/in für externe Gäste.
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, unter Druck zu arbeiten und flexibel auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren.
Wünschenswert
- Interesse an persönlicher Weiterentwicklung und kontinuierlichem Lernen.
- Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder Management-Teams.
- Schulung als Brandschutzhelfer/in oder Ersthelfer/in.
Benefits
Warum YouLend? Jetzt wird's spannend. Wir haben starke Lösungen entwickelt, bedeutungsvolle Partnerschaften gewonnen und wachsen extrem schnell - aber das globale Potenzial ist riesig, wir fangen gerade erst an.
Deine Benefits
- Starkes Wachstum (>100 % YoY seit 2020) → klare Perspektiven für Gehalt, Bonus, und Karriereentwicklung.
- Finanzstark dank Private-Equity-Backing.
- Teil der Banking Circle Group mit einer voll lizenzierten Bank in Luxemburg - ermöglicht Expansion in komplex regulierte Märkte.
Arbeitsumfeld
- Ein Team auf Top-Niveau, das sich gegenseitig pusht und durch direktes Feedback weiterbringt.
- Starke, transparente Kultur - wir halten zusammen.
- Viel Eigenverantwortung - Ergebnisse zählen.
- Datengetriebene Arbeitsweise, wenig Bürokratie, viel Geschwindigkeit.
Rahmenbedingungen
- Startdatum: Januar 2026.
- Vergütung: Branchenübliches Gehalt + Bonus.
- Standort: Berlin (vor Ort).
Seniority level
Entry level
Employment type
Full-time
Job function
Human Resources
Industries
IT Services and IT Consulting
Office Koordinator(in) (m/w/d) Arbeitgeber: YouLend
YouLend ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und internationale Arbeitsumgebung in Berlin bietet. Mit starken Wachstumsraten und klaren Entwicklungsmöglichkeiten fördert das Unternehmen die berufliche Weiterentwicklung seiner Mitarbeiter und bietet gleichzeitig ein hohes Maß an Eigenverantwortung. Die offene Unternehmenskultur, gepaart mit direktem Feedback und minimaler Bürokratie, macht YouLend zu einem attraktiven Ort für alle, die eine bedeutungsvolle Karriere im FinTech-Bereich anstreben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Koordinator(in) (m/w/d) erhalten könntest
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen dich finden. Nutze LinkedIn und andere Netzwerke, um aktiv nach Kontakten in der Branche zu suchen. Schicke ihnen eine Nachricht und stelle dich vor – manchmal ist es der persönliche Kontakt, der den Unterschied macht!
✨Networking ist alles!
Nimm an Branchenevents oder Meetups teil, um Gleichgesinnte zu treffen. Oft sind es die Gespräche bei einem Kaffee, die dir den Zugang zu ungeschriebenen Stellen ermöglichen. Lass uns gemeinsam dein Netzwerk erweitern!
✨Bereite dich auf Interviews vor!
Mach dir Gedanken über häufige Interviewfragen und übe deine Antworten. Sei bereit, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, die zeigen, wie du Probleme gelöst hast. Wir helfen dir gerne dabei, deine Antworten zu verfeinern!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wenn du eine Stelle bei YouLend im Auge hast, bewirb dich direkt über unsere Website. So zeigst du dein Interesse und erhöhst deine Chancen, von uns wahrgenommen zu werden. Lass uns gemeinsam deinen Traumjob finden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Koordinator(in) (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu unserem Team passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Mach es übersichtlich:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Betone relevante Erfahrungen:Stell sicher, dass du deine Erfahrungen und Fähigkeiten, die für die Rolle als Office Koordinator(in) wichtig sind, besonders hervorhebst. Zeig uns, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben gemeistert hast!
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell bei uns ankommt und wir dich zeitnah kontaktieren können!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei YouLend vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über YouLend verschaffen. Schau dir die Unternehmenswebsite an, lies über ihre Produkte und Dienstleistungen und informiere dich über die Unternehmenskultur. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und dein Zeitmanagement unter Beweis stellen. Du könntest Situationen beschreiben, in denen du mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigt hast oder wie du ein Problem im Büro gelöst hast.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen möchtest. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern hilft dir auch, mehr über die Rolle und das Team zu erfahren. Fragen zur Unternehmenskultur oder zu den Erwartungen an die Position sind immer gut.
✨Sei du selbst
Versuche, während des Interviews authentisch zu sein. Zeige deine Persönlichkeit und sei offen für Gespräche. YouLend sucht nach jemandem, der nicht nur die Fähigkeiten hat, sondern auch gut ins Team passt. Ein freundliches und aufgeschlossenes Auftreten kann hier den Unterschied machen.
