Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro, unterstütze bei Recruiting und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: YouLend, ein schnell wachsendes FinTech mit innovativer Kultur.
- Vorteile: Wachstumsmöglichkeiten, wettbewerbsfähiges Gehalt und ein dynamisches Team.
- Weitere Informationen: Flexibles Arbeitsumfeld mit viel Eigenverantwortung und Entwicklungschancen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines erfolgreichen Teams und gestalte die Zukunft des Finanzwesens mit.
- Qualifikationen: Erfahrung in Büroorganisation und Recruiting, starke Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Über uns
YouLend ist ein schnell wachsendes FinTech und die bevorzugte Embedded-Finance-Plattform für viele der weltweit führenden E-Commerce-Plattformen, Tech-Unternehmen und Payment Service Provider. Unsere Software ermöglicht es Partnern, ihr Angebot zu erweitern, indem sie ihren Händlerinnen und Händlern flexible Finanzierungsprodukte unter eigener Marke anbieten - ohne eigenes Kapitalrisiko. Wir gehören zur führenden Private-Equity-Gesellschaft EQT und wachsen seit 2020 jedes Jahr um mehr als 100 %. Unser Hauptsitz ist in London, wir sind aber auch in mehreren europäischen Ländern und in den USA vertreten. Zu unseren Partnern zählen u. a. eBay, Amazon, Lieferando, Shopify und Stripe.
Die Rolle
Wir suchen eine*n hoch organisierte*n und engagierte*n Office Koordinator*in (m/w/d), die unser dynamisches Team in unserem Berliner Büro unterstützt und an unsere Office Managerin im Londoner Büro reportet. Die ideale Person spielt eine zentrale Rolle bei der reibungslosen täglichen Büroorganisation, unterstützt administrativ und operativ und treibt gleichzeitig unsere Recruiting-Aktivitäten voran, um talentierte neue Kolleginnen und Kollegen zu gewinnen und zu halten. Dies ist eine großartige Gelegenheit, Teil unseres wachsenden Teams zu werden, das auf Erfolgskurs ist - mit hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten.
Aufgaben im Office Management
- Betreuung von Besucherinnen und Besuchern: Begrüßung, Empfang, Weiterleitung an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen sowie Benachrichtigung der relevanten Ansprechpersonen.
- Allgemeine administrative Aufgaben wie Postbearbeitung, Organisation von Kurierdiensten, Bestellung von Geschenken/Incentives sowie Büromaterial.
- Sicherstellen, dass die Besprechungsräume stets ordentlich sind, und Vorbereitung von Meetings nach Bedarf.
- Kommunikation mit Vermieter und Facility-Team zur Lösung von Problemen im Büro.
- Erkennen und - wenn möglich - eigenständiges Lösen von Problemen im Büro bzw. Weiterleitung an die Office Managerin.
- Unterstützung bei Projekten wie Büroumzügen, Arbeitsplatzveränderungen oder Health & Safety-Prüfungen.
- Weitergabe von unternehmensweiten Informationen an die Mitarbeitenden.
- Verwaltung des gemeinsamen E-Mail-Postfachs und Bearbeitung eingehender Anfragen.
- Administrative Unterstützung des Teams, einschließlich Terminplanung, Kalenderverwaltung und Korrespondenz.
- Koordination von Reisebuchungen und -plänen.
- Durchführung von Gesundheits- und Sicherheitsprüfungen, Dokumentation und Meldung von Vorfällen.
- Betreuung und Verwaltung von Dienstleistern und Lieferanten, Sicherstellung einer organisierten und effizienten Büroinfrastruktur.
- Bestellung von Team-Lunches bei Bedarf.
- Hauptansprechperson für interne und externe Stakeholder.
Aufgaben im Bereich Recruiting und HR
- Sichtung von Lebensläufen für offene Positionen, Terminvereinbarung für erste Kennenlerngespräche sowie Koordination von Interviews mit Kandidatinnen und Kandidaten und den Hiring Managern.
- Unterstützung im Onboarding-Prozess durch Vorbereitung der Unterlagen, Koordination des IT-Setups und Begleitung neuer Mitarbeitender bei der Einführung.
- Unterstützung beim Offboarding, um einen reibungslosen Ablauf aller Austrittsprozesse sicherzustellen.
- Abstimmung mit dem HR-Team, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterdaten stets aktuell sind.
- Mithilfe bei der Organisation von Mitarbeiter-Events und Engagement-Initiativen.
Requirements
- Fließende Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch.
- Nachgewiesene Erfahrung als Koordinator/in oder Assistent/in in einem Büro- oder Verwaltungsumfeld.
- Erfahrung im Recruiting, insbesondere in der Sichtung von Lebensläufen und der Durchführung von Erstgesprächen.
- Starke organisatorische Fähigkeiten sowie ausgezeichnetes Zeitmanagement und Multitasking-Fähigkeiten.
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mit einem professionellen und positiven Auftreten - persönlich, telefonisch und schriftlich.
- Sicherer Umgang mit der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie anderen relevanten Tools.
- Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit Diskretion zu behandeln.
- Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise mit einer Hands-on-Mentalität.
- Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team effektiv zu arbeiten.
- Freundliches, aufgeschlossenes Auftreten - du repräsentierst YouLend und bist erste/r Ansprechpartner/in für externe Gäste.
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, unter Druck zu arbeiten und flexibel auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren.
Wünschenswert
- Interesse an persönlicher Weiterentwicklung und kontinuierlichem Lernen.
- Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder Management-Teams.
- Schulung als Brandschutzhelfer/in oder Ersthelfer/in.
Benefits
Warum YouLend? Jetzt wird's spannend. Wir haben starke Lösungen entwickelt, bedeutungsvolle Partnerschaften gewonnen und wachsen extrem schnell - aber das globale Potenzial ist riesig, wir fangen gerade erst an.
Deine Benefits
- Starkes Wachstum (>100 % YoY seit 2020) → klare Perspektiven für Gehalt, Bonus, und Karriereentwicklung.
- Finanzstark dank Private-Equity-Backing.
- Teil der Banking Circle Group mit einer voll lizenzierten Bank in Luxemburg - ermöglicht Expansion in komplex regulierte Märkte.
Arbeitsumfeld
- Ein Team auf Top-Niveau, das sich gegenseitig pusht und durch direktes Feedback weiterbringt.
- Starke, transparente Kultur - wir halten zusammen.
- Viel Eigenverantwortung - Ergebnisse zählen.
- Datengetriebene Arbeitsweise, wenig Bürokratie, viel Geschwindigkeit.
Rahmenbedingungen
- Startdatum: Januar 2026.
- Vergütung: Branchenübliches Gehalt + Bonus.
- Standort: Berlin (vor Ort).
Seniority level
Entry level
Employment type
Full-time
Job function
Human Resources
Industries
IT Services and IT Consulting
Office Koordinator(in) (m/w/d) Arbeitgeber: YouLend
YouLend ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und internationale Arbeitsumgebung in Berlin bietet. Mit starken Wachstumsraten und klaren Entwicklungsmöglichkeiten fördert das Unternehmen die berufliche Weiterentwicklung seiner Mitarbeiter und bietet gleichzeitig ein hohes Maß an Eigenverantwortung. Die offene Unternehmenskultur, gepaart mit direktem Feedback und minimaler Bürokratie, macht YouLend zu einem attraktiven Ort für alle, die eine bedeutungsvolle Karriere im FinTech-Bereich anstreben.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Koordinator(in) (m/w/d) erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf YouLend aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch YouLend, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Koordinator(in) (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei YouLend klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei YouLend vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie YouLend die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
