Geschäftsleitungsassistenz mit Schwerpunkt im Personalbereich (m/w/d) (Vollzeit | Hamburg)

Wir stellen ein! Sie haben Freude an Personalthemen, behalten auch bei unterschiedlichen Aufgaben den Überblick und arbeiten gerne nah an Mitarbeitenden und Führungskräften? Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Geschäftsleitungsassistenz mit Schwerpunkt im Personalbereich (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit (30–40 Std./Woche). Sie erwartet eine vielseitige Position mit Verantwortung, kurzen Abstimmungswegen und einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag. Dabei verbinden Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten mit einem sicheren Gespür für Menschen und unterstützen uns dort, wo Struktur, Verlässlichkeit und eine gute Kommunikation gefragt sind.

Darum geht’s: Aufgaben und Verantwortung

• Assistenz der Geschäftsbereichsleitung/Geschäftsführung
• Laufende organisatorisch-technische Unterstützung
• Koordination und Organisation von Terminen und Kalendern
• Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen einschließlich Protokollführung
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Briefings und weiteren Unterlagen
• Unterstützung bei der internen und externen Korrespondenz
• Übernahme weiterer organisatorischer, administrativer und projektbezogener Aufgaben

Schwerpunkt Personalwesen

• Eigenständige Betreuung und Administration des Personalwesens sowie zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende in personalrelevanten Fragestellungen
• Steuerung und Begleitung des gesamten Recruiting-Prozesses von der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen über das Bewerbermanagement bis zur Koordination des Auswahlprozesses
• Planung und Koordination des On- und Offboardings
• Vorbereitung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie zentrale Schnittstelle zur externen Lohnbuchhaltung, digitale Personaladministration und Pflege des HR-Managementsystems
• Koordination von Maßnahmen zur Personalentwicklung, Weiterbildung und Mitarbeiterbindung
• Weiterentwicklung, Standardisierung und Optimierung bestehender HR-Prozesse

Das suchen wir: Erfahrungen und Skills

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation im Personalwesen, oder ein Studium mit Schwerpunkt Personal/BWL bzw. eine vergleichbare Qualifikation
• Fundierte Berufserfahrung im Personalwesen und gute Kenntnisse in der operativen Personalarbeit
• Gute Kenntnisse im Arbeitsrecht und Sicherheit im Umgang mit personalrelevanten Fragestellungen
• Erfahrung in der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie in der Zusammenarbeit mit externen Abrechnungsstellen
• Sicherer Umgang mit digitalen HR-Managementsystemen und eine hohe IT-Affinität
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsvermögen
• Kommunikationsstärke und ein professioneller, serviceorientierter Umgang mit Führungskräften und Mitarbeitenden
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, absolute Diskretion und Loyalität

Das bieten wir

• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, regelmäßig mobil zu arbeiten.
• Eine Position in Teil- oder Vollzeit mit individuellem Arbeitszeitumfang.
• Viel Raum für eigenverantwortliches Arbeiten und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten.
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und enger Austausch mit unseren Führungskräften.
• Eine vielseitige Position an der Schnittstelle zwischen Personalwesen, Organisation und Geschäftsleitung.
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung.

Na, Lust bekommen? Dann bewirb dich und werde Teil unseres Teams! Wir freuen uns auf deine Bewerbung unter Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins und deiner Gehaltsvorstellung.