Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Deine Aufgaben:

• Als Assistenz der Geschäftsführung arbeitest du sehr eng mit den Gründern zusammen und bist Sparringspartner im operativen Tagesgeschäft.
• Gemeinsam gebt ihr Vollgas, um das Unternehmen strukturell und organisatorisch auf den nächsten Wachstumsschritt – hin zu 60+ Mitarbeitenden – vorzubereiten und weiterzuentwickeln.
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Planung, Steuerung und Kontrolle sämtlicher Geschäftsvorgänge.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Organisation von Terminen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
• Recherche, Analyse und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen.
• Übernahme des Dokumentenmanagements sowie Verwaltung der digitalen Post.
• Vorbereitung der Buchhaltung und zentrale Schnittstelle zum Steuerberater.
• Sicherstellung fristgerechter Rechnungszahlungen und Einhaltung relevanter Fristen.
• Versand und Verwaltung von Verträgen (Mandanten & Mitarbeitende).
• Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen.
• Organisation interner Teamevents.
• Aktive Mitgestaltung und Optimierung interner Prozesse und Strukturen.

Das bringst du idealerweise mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Wirtschaftswissenschaften oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Erste Berufserfahrung als Referent, Assistenz der Geschäftsführung, im Projektmanagement oder in der Projektkoordination von Vorteil.
• Erfahrung im Umgang mit DATEV sowie gängigen Buchhaltungs-Tools (z. B. Stripe, Lexoffice oder vergleichbar).
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Interesse an Prozessoptimierung, KI-Tools und Automatisierung.

Persönlich überzeugst du durch:

• Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
• Strukturierte, selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise.
• Eigeninitiative sowie vorausschauendes Denken und Handeln.
• Teamgeist und Freude daran, gemeinsam ambitionierte Wachstumsziele zu erreichen.

Was wir dir bieten:

• Modernes Büro in Charlottenburg mit Dachterrasse sowie kostenlosen Getränken und Snacks.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Regelmäßige gemeinsame Mittag- und Abendessen sowie Team-Events.
• Enge Zusammenarbeit mit den beiden Gründern.
• Die Möglichkeit, direkt am starken Wachstum eines Startups mitzuwirken.
• Flache Hierarchien und offene Kommunikation.
• Cooles und aufgeschlossenes Team.
• Eine faire Vergütung.

Über uns:

Möchtest du Teil eines innovativen Unternehmens sein, das die Immobilienbranche digitalisiert? Willkommen bei yoursquares! Wir sind ein wachsendes Prop Tech-StartUp, das eine All-in-One-Lösung für den datengetriebenen Vertrieb und die Vermarktung von Immobilienprojekten bietet. Unsere Mission: Bauträgern helfen, auch in der aktuellen Marktlage erfolgreich Wohneinheiten zu verkaufen. Durch digitale Vertriebskanäle wie Google, LinkedIn & Meta Ads gewinnen wir qualifizierte Kaufinteressenten für die Bauvorhaben unserer Kunden. Mit einem klaren Wachstumskurs, einem siebenstelligen Jahresumsatz und als bootstrapped Startup haben wir das Ziel, schnellstmöglich im DACH-Raum die #1 Lösung für Bauträger im Immobilienvertrieb zu werden. Unsere Plattform und Leistungen kombinieren modernste Technologie mit datengetriebenen Marketing- und Vertriebsmaßnahmen, um Bauträger und Projektentwickler effizient mit den richtigen Käufern zusammenzubringen.