Executive Assistant (m/w/d)

Deine Aufgaben:

• Als Executive Assistant arbeitest du sehr eng mit den Gründern zusammen und bist Sparringspartner im operativen Tagesgeschäft.
• Gemeinsam gebt ihr Vollgas, um das Unternehmen strukturell und organisatorisch auf den nächsten Wachstumsschritt – hin zu 60+ Mitarbeitenden – vorzubereiten und weiterzuentwickeln.
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Planung, Steuerung und Kontrolle sämtlicher Geschäftsvorgänge.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Organisation von Terminen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
• Recherche, Analyse und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen.
• Übernahme des Dokumentenmanagements sowie Verwaltung der digitalen Post.
• Vorbereitung der Buchhaltung und zentrale Schnittstelle zum Steuerberater.
• Sicherstellung fristgerechter Rechnungszahlungen und Einhaltung relevanter Fristen.
• Versand und Verwaltung von Verträgen (Mandanten & Mitarbeitende).
• Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen.
• Organisation interner Teamevents.
• Aktive Mitgestaltung und Optimierung interner Prozesse und Strukturen.

Das bringst du idealerweise mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Wirtschaftswissenschaften oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Erste Berufserfahrung als Referent, Assistenz der Geschäftsführung, im Projektmanagement oder in der Projektkoordination von Vorteil.
• Erfahrung im Umgang mit DATEV sowie gängigen Buchhaltungs-Tools (z. B. Stripe, Lexoffice oder vergleichbar).
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Interesse an Prozessoptimierung, KI-Tools und Automatisierung.

Persönlich überzeugst du durch:

• Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
• Strukturierte, selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise.
• Eigeninitiative sowie vorausschauendes Denken und Handeln.
• Teamgeist und Freude daran, gemeinsam ambitionierte Wachstumsziele zu erreichen.

Was wir dir bieten:

• Modernes Büro in Charlottenburg mit Dachterrasse sowie kostenlosen Getränken und Snacks.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Regelmäßige gemeinsame Mittag- und Abendessen sowie Team-Events.
• Enge Zusammenarbeit mit den beiden Gründern.
• Die Möglichkeit, direkt am starken Wachstum eines Startups mitzuwirken.
• Flache Hierarchien und offene Kommunikation.
• Cooles und aufgeschlossenes Team.
• Eine faire Vergütung, sowie Corporate Benefits.

Über uns:

Willst du Teil eines der am schnellsten wachsenden PropTech-Startups in der Immobilienbranche werden? Willkommen bei yoursquares. Wir digitalisieren und automatisieren den gesamten Vertriebs- und Vermarktungsprozess von Neubauprojekten für Bauträger - von der Gewinnung qualifizierter Kaufinteressenten abseits klassischer Immobilienportale über KI-gestützte telefonische Vorqualifizierung bis hin zu unserem eigenen Bauträger-CRM mit Automatisierungen, Analytics Dashboards und KI-Tools. Mit über 150 Bauträgerkunden in Deutschland, Österreich und Frankreich sind wir bereits heute der digitale Vertriebspartner für Neubauprojekte. Als bootstrapped Startup wachsen wir aktuell mit über 700% pro Jahr und werden in den nächsten Jahren stark skalieren. Unsere Mission: Die europaweit #1 digitale Vertriebs- und Vermarktungsplattform von Neubau-Immobilienprojekten werden.