Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Du bist die organisatorische Schaltzentrale eines PropTech-Startups, das gerade eine der steilsten Wachstumskurven der Immobilienbranche fährt. Als direkte Schnittstelle zu den Gründern arbeitest du auf echter Augenhöhe: Du antizipierst, koordinierst und entscheidest mit — nicht nach Anweisung, sondern mit echtem Verständnis für unser Geschäft. Als bootstrapped Startup wachsen wir in einem Tempo, das Strukturen nicht nur fordert, sondern täglich neu auf die Probe stellt — und dieses Tempo erfordert jemanden, der vorausschauend aufbaut statt nur zu pflegen. Wer hier aufgeht, bewegt Dinge proaktiv, bevor jemand danach fragt.

Strategische Entlastung der Geschäftsführung: Du übernimmst die vollständige Vor- und Nachbereitung von Meetings, steuerst Terminkalender, koordinierst Geschäftsreisen und fungierst als erste Instanz bei eingehenden Anfragen — telefonisch wie schriftlich. Du trägst die Ergebnisverantwortung dafür, dass die Gründer ihren Fokus auf das Wesentliche richten können.

Finanz- & Vertragsmanagement: Du bereitest die Buchhaltung vor, bist zentrale Schnittstelle zum Steuerberater und stellst sicher, dass Rechnungen, Fristen und Verträge — sowohl für Mandanten als auch für Mitarbeitende — fristgerecht und lückenlos abgewickelt werden. Kein Chaos, keine Lücken.

Entscheidungsgrundlagen & Dokumentation: Du recherchierst, analysierst und verdichtest Informationen zu klaren Entscheidungsvorlagen. Das digitale Dokumentenmanagement liegt in deiner Hand — strukturiert, auffindbar, gepflegt. Du baust die Informationsarchitektur mit, auf die das ganze Unternehmen sich verlässt.

Prozessgestaltung & KI-gestützte Automatisierung: Bestehende interne Workflows hinterfragst du proaktiv und optimierst sie — mit einem Blick für Skalierbarkeit und dem Werkzeugkasten moderner KI-Tools und Automatisierungslösungen. Bei yoursquares ist das kein Nice-to-have, sondern Teil deiner täglichen Arbeitsweise.

Team & Unternehmenskultur: Du organisierst interne Teamevents und trägst aktiv dazu bei, dass das Miteinander bei unserem Wachstumstempo nicht auf der Strecke bleibt. Du weißt: Kultur entsteht nicht von allein — sie wird gestaltet.

Das bringst du idealerweise mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium in BWL, Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbar
• Erste Berufserfahrung als Assistenz, im Projektmanagement oder einer ähnlichen Koordinationsrolle
• Sicherer Umgang mit Buchhaltungstools: DATEV, Lexoffice oder vergleichbar
• Erfahrung mit Zahlungsabwicklungstools wie Stripe von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise — auch wenn mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft sind
• Hohe Eigeninitiative und vorausschauendes Denken: Du löst Probleme, bevor sie entstehen
• Offenheit für KI-Tools und Prozessautomatisierung — echte Neugier, kein Lippenbekenntnis

Kultur-Check: Wer hier nicht aufblüht. Wer Mikromanagement braucht, um in Gang zu kommen, wird in unserem Umfeld keine verlässliche Leistung erbringen — denn bei yoursquares bekommst du Eigenverantwortung, keine tägliche Anleitung. Wer Silodenken mitbringt und nur den eigenen Aufgabenbereich im Blick hat, wird als Schnittstelle zur Geschäftsführung das Team bremsen statt voranzubringen. Wer Fehler vermeidet, anstatt aus ihnen zu lernen, passt nicht zu einer Kultur, in der Geschwindigkeit und iteratives Arbeiten höher bewertet werden als Perfektion auf dem Papier.

Was wir dir bieten:

• Kein Tag bei yoursquares läuft wie der vorherige und das ist kein Werbeversprechen, sondern unser Alltag.
• Wir feiern Meilensteine gemeinsam, treiben uns gegenseitig zu Höchstleistungen an und sorgen dafür, dass die Energie stimmt.
• Modernes Büro in Berlin-Charlottenburg mit Dachterrasse, Snacks und Getränken für Mittag und After-Work
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Homeoffice
• Regelmäßige Team-Lunches, gemeinsame Dinners und Teamevents, die wirklich erinnerungswürdig sind
• Kurze Entscheidungswege, direkte Kommunikation — du redest mit den Entscheidern, nicht über drei Umwege
• Individuelles Benefit-Budget: Mobilitätsbudget, Shopping-Guthaben oder Essenszuschuss — du wählst, was zu dir passt, plus exklusive Rabatte über unser Corporate-Benefits-Portal