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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Gründer bei der Organisation und Optimierung des Unternehmenswachstums.
- Arbeitgeber: Dynamisches Startup mit flachen Hierarchien und offener Kommunikation.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, modernes Büro, kostenlose Snacks und regelmäßige Team-Events.
- Andere Informationen: Enger Austausch mit den Gründern und spannende Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines wachsenden Teams und gestalte aktiv die Zukunft des Unternehmens mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Studium, erste Erfahrung in Assistenz oder Projektmanagement.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Deine Aufgaben:
- Als Executive Assistant arbeitest du sehr eng mit den Gründern zusammen und bist Sparringspartner im operativen Tagesgeschäft.
- Gemeinsam gebt ihr Vollgas, um das Unternehmen strukturell und organisatorisch auf den nächsten Wachstumsschritt – hin zu 60+ Mitarbeitenden – vorzubereiten und weiterzuentwickeln.
- Unterstützung der Geschäftsführung bei Planung, Steuerung und Kontrolle sämtlicher Geschäftsvorgänge.
- Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Organisation von Terminen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen.
- Recherche, Analyse und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen.
- Übernahme des Dokumentenmanagements sowie Verwaltung der digitalen Post.
- Vorbereitung der Buchhaltung und zentrale Schnittstelle zum Steuerberater.
- Sicherstellung fristgerechter Rechnungszahlungen und Einhaltung relevanter Fristen.
- Versand und Verwaltung von Verträgen (Mandanten & Mitarbeitende).
- Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen.
- Organisation interner Teamevents.
- Aktive Mitgestaltung und Optimierung interner Prozesse und Strukturen.
Das bringst du idealerweise mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Wirtschaftswissenschaften oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
- Erste Berufserfahrung als Referent, Assistenz der Geschäftsführung, im Projektmanagement oder in der Projektkoordination von Vorteil.
- Erfahrung im Umgang mit DATEV sowie gängigen Buchhaltungs-Tools (z. B. Stripe, Lexoffice oder vergleichbar).
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Interesse an Prozessoptimierung, KI-Tools und Automatisierung.
Persönlich überzeugst du durch:
- Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
- Strukturierte, selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise.
- Eigeninitiative sowie vorausschauendes Denken und Handeln.
- Teamgeist und Freude daran, gemeinsam ambitionierte Wachstumsziele zu erreichen.
Was wir dir bieten:
- Modernes Büro in Charlottenburg mit Dachterrasse sowie kostenlosen Getränken und Snacks.
- Flexible Arbeitszeiten.
- Regelmäßige gemeinsame Mittag- und Abendessen sowie Team-Events.
- Enge Zusammenarbeit mit den beiden Gründern.
- Die Möglichkeit, direkt am starken Wachstum eines Startups mitzuwirken.
- Flache Hierarchien und offene Kommunikation.
- Cooles und aufgeschlossenes Team.
- Eine faire Vergütung, sowie Corporate Benefits.
Executive Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: Yoursquares
Kontaktperson:
Yoursquares HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, mit den Gründern oder dem Team in Kontakt zu treten, nutze sie. Zeige dein Interesse an der Position und stelle Fragen, die deine Motivation und dein Engagement unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 2
Networking ist der Schlüssel! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern über LinkedIn oder andere Plattformen. So bekommst du Insider-Informationen und kannst dich besser auf das Gespräch vorbereiten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten konkret auf die Aufgaben als Executive Assistant anwenden kannst. Denk an Beispiele, die deine Kommunikationsfähigkeit und Organisationstalent zeigen.
✨Tip Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Wir haben dort alle Informationen und Ressourcen, die du brauchst, um dich optimal auf die Stelle vorzubereiten und deine Chancen zu maximieren. Lass uns gemeinsam durchstarten!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Lass deinen Stil durchscheinen und sei authentisch in deinem Anschreiben. Das macht einen großen Unterschied.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können schnell einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles gründlich zu überprüfen.
Zeige deine Motivation!: Erkläre uns, warum du bei StudySmarter arbeiten möchtest und was dich an der Position als Executive Assistant reizt. Deine Begeisterung kann uns überzeugen!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnell bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Yoursquares vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben eines Executive Assistants vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in diese Rolle passen und bereite Beispiele vor, die deine Eignung unterstreichen.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.
✨Präsentation deiner Fähigkeiten
Sei bereit, deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung mit Tools wie DATEV oder Buchhaltungssoftware zu demonstrieren. Zeige, wie du Prozesse optimiert hast oder welche KI-Tools du bereits genutzt hast.
✨Teamgeist betonen
Da Teamarbeit in dieser Rolle wichtig ist, solltest du Beispiele für erfolgreiche Zusammenarbeit in der Vergangenheit parat haben. Betone, wie du zur Erreichung gemeinsamer Ziele beigetragen hast und wie du das Wachstum des Unternehmens unterstützen möchtest.