Deine Rolle
Als Executive Assistant unterstützt du die Geschäftsführung und das Business-Development-Team im Tagesgeschäft und hältst ihnen den Rücken frei – von der Kalender- und Reiseorganisation über die Vorbereitung von Kundenterminen im Defence-Umfeld bis zur Koordination von Messen und Events. Du arbeitest an der Schnittstelle zu Kunden, Partnern und Behörden und behandelst sensible Informationen mit absoluter Diskretion.
Deine Aufgaben
- Eigenständige Organisation von Kalendern, Reisen und Terminen der Geschäftsführung.
- Vorbereitung und Nachbereitung von Kunden- und Partnerterminen, inklusive Unterlagen und Follow-ups.
- Koordination von Messen, Delegationsbesuchen und internen Events (z. B. Demos für Bundeswehr- und Behördenvertreter).
- Professionelle interne und externe Kommunikation auf Deutsch und Englisch.
- Unterstützung bei administrativen Prozessen, Beschaffung und Office-Management am Standort Hamburg.
- Aufbau und Pflege effizienter Abläufe, Vorlagen und Tools für das Business-Development-Team.
Dein Profil
- Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz auf Geschäftsführungs- oder C-Level-Ebene, idealerweise im Tech-, Beratungs- oder Defence-Umfeld.
- Herausragendes Organisationstalent, Eigeninitiative und die Fähigkeit, viele Themen parallel souverän zu steuern.
- Absolute Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Verhandlungssicheres Deutsch (C1+) und sehr gutes Englisch in Wort und Schrift.
- Sicherer Umgang mit modernen Office- und Kollaborationstools.
- Wohnsitz in oder Umzugsbereitschaft nach Hamburg; regelmäßige Präsenz im Büro.
- Erfahrung im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern, Behörden oder dem Defence-Sektor.
- Erfahrung in der Organisation von Messen und Großveranstaltungen.
- Weitere Sprachen (z. B. Ukrainisch).
Was wir bieten
- Sinnstiftende Mission: Deine Arbeit verbessert die Einsatzbereitschaft derer, die uns schützen.
- Modernes Büro in zentraler Lage in Hamburg mit hybridem Arbeitsmodell (Office & Home-Office) und einem Deutschlandticket.
- Internationales Team mit Kolleg:innen in Deutschland, der Ukraine und weiteren Standorten.
- Startup-Umfeld mit echter Verantwortung, flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungen.
- Wettbewerbsfähige Vergütung entsprechend Erfahrung und Verantwortung.
- Top-Ausstattung inklusive neuester XR-Hardware.
- Individuelle Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten über die eigene Rolle hinaus.
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Executive Assistant Hamburg Arbeitgeber: YouTrain
YouTrain ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine bedeutungsvolle Mission verfolgt: Ihre Arbeit trägt zur operativen Einsatzbereitschaft derjenigen bei, die uns schützen. Mit einem modernen Büro im Herzen Hamburgs und einem hybriden Arbeitsmodell bietet YouTrain ein dynamisches Startup-Umfeld mit flachen Hierarchien, schnellen Entscheidungen und individuellen Wachstumschancen. Zudem profitieren Mitarbeiter von wettbewerbsfähigen Vergütungen, Fitness- und Wellnessprogrammen sowie modernster XR-Technologie.
