Kaufmännische*r Mitarbeiter*in Administration & Vertragswesen

Zeit für eine berufliche Veränderung? Dann lassen Sie uns reden. Wir sind ein regionaler Personaldienstleister mit dem Schwerpunkt Vermittlung von qualifiziertem Fachpersonal an Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen. Aktuell haben wir zur Direktvermittlung folgende Stelle zu besetzen.

Das sind Ihre Aufgaben:

• In dieser vielseitigen Position sind Sie maßgeblich für die Organisation und Administration in verschiedenen Bereichen unseres Unternehmens verantwortlich.
• Ihr Aufgabenschwerpunkt liegt im Vertragswesen, wo Sie die Erstellung und Pflege von Arbeitsverträgen sowie Dienstleistungsverträgen übernehmen.
• Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und passen bestehende Vertragsvorlagen entsprechend den aktuellen Anforderungen an.
• Sie überwachen wichtige Fristen, Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen und stellen sicher, dass alle Vertragsunterlagen dokumentiert und revisionssicher abgelegt werden.
• Im Bereich des Rechnungswesens (vorbereitend) sind Sie für die Erstellung und Prüfung von Ausgangsrechnungen verantwortlich und kontrollieren sowie kontieren Eingangsrechnungen.
• Die Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen für das Steuerbüro fällt ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich.
• Sie überwachen Zahlungseingänge, pflegen die Offene-Posten-Listen und führen das Mahnwesen durch, um einen reibungslosen Zahlungsverkehr zu gewährleisten.
• In der Personaladministration unterstützen Sie durch die Vorbereitung von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen und sind für die Pflege der Personalakten zuständig.
• Sie erstellen Bescheinigungen und stehen in direkter Kommunikation mit Steuerberatern, Krankenkassen und Behörden.
• Die Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten gehört zu Ihrem Verantwortungsbereich.
• Sie bearbeiten den Posteingang und -ausgang, kümmern sich um die Telefon- und E-Mail-Korrespondenz und organisieren Termine sowie Meetings.
• Sie sorgen für ein effektives Dokumentenmanagement und die Pflege von Ablagesystemen und unterstützen die Geschäftsführung in sämtlichen administrativen Belangen.

Ihre strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise trägt dazu bei, dass alle administrativen Prozesse reibungslos und effizient ablaufen.

Folgende Qualifikation bringen Sie mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Bürokauffrau/-mann, Industriekauffrau/-mann oder in einem vergleichbaren Berufsfeld.
• Mehrjährige Erfahrung in der Büroorganisation.
• Grundkenntnisse im Arbeitsrecht sowie sicherer Umgang mit Verträgen.
• Ein sehr sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit.

Darauf können Sie zählen:

In dieser Position erwartet Sie ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet, das Ihnen ausreichend Raum für eigene Ideen und Gestaltungsmöglichkeiten bietet. Sie arbeiten in einem kollegialen und motivierten Team, das gemeinsam an der Erreichung der Unternehmensziele arbeitet und sich gegenseitig unterstützt. Darüber hinaus bieten wir Ihnen vielfältige Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, damit Sie Ihre Fachkenntnisse kontinuierlich erweitern und Ihr Potenzial voll ausschöpfen können.