Verwaltungs-Assistent*in im Sicherheitsmanagement- Global Security

Sie sind die erste Anlaufstelle für Kolleg*innen im ZDF in Berlin und externe Dienstleister – bei Ihnen laufen alle Fäden zusammen, die die Stabsstelle Sicherheitsmanagement - Global Security betreffen. Sie recherchieren Informationen, verwandeln sie in aussagekräftige Präsentationen und strukturieren die digitale Korrespondenz so, dass sie nicht nur vollständig, sondern auch jederzeit abrufbar ist. Sie entwickeln digitale Workflows weiter, denken Prozesse neu und bringen frischen Wind in die Abläufe – stets mit einem Blick für smarte Lösungen.

Sie bereiten Besprechungen und Veranstaltungen nicht nur professionell vor, sondern dokumentieren sie auch präzise – Ihr Protokoll ist mehr als nur eine Mitschrift, es ist Strukturgeber und Entscheidungsgrundlage. Sie steuern Termine, behalten den Überblick über komplexe Abläufe und sorgen dafür, dass nichts untergeht – auch dann nicht, wenn es mal hektisch wird. Sie übernehmen die Administrationen innerhalb der Stabsstelle – transparent, gewissenhaft und mit einem sicheren Gespür für Details. Sie werfen einen ersten Blick auf eingehende Rechnungen.

Sie sind organisiert, digital affin und lieben es, wenn alles sicher läuft. Sie mögen es, wenn Prozesse reibungslos laufen, Informationen klar strukturiert sind und Kommunikation auf den Punkt kommt. Im Sicherheitsmanagement - Global Security des ZDF dreht sich am Standort Berlin alles um den Schutz unserer Mitarbeitenden – ob am Standort, bei Veranstaltungen oder im Ernstfall. Wir kümmern uns um Site Security, Bedrohungsmanagement, Veranstaltungsschutz und Krisenmanagement. Und Sie? Sie orchestrieren den Alltag - mit Überblick, Empathie und digitaler Power.

Vorkenntnisse in den genannten Sicherheitsbereichen brauchen Sie nicht - was zählt, sind Ihr Engagement, Ihre Neugier und Ihr Talent, Dinge zu organisieren und voranzubringen. Wenn Sie Organisation lieben, digitale Tools wie selbstverständlich nutzen und gerne Verantwortung übernehmen, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Denn bei uns geht es nicht nur um Sicherheit, sondern darum, gemeinsam etwas zu bewegen.

Sie besitzen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder eine vergleichbare Berufsausbildung) und mehrjährige Berufserfahrung oder durch eine entsprechend gleichwertige Ausbildung oder langjährige Berufserfahrung erworbene Kenntnisse. Sie haben Erfahrung im digitalen Büromanagement. Sie wenden die Software der Microsoft-Produktfamilie sicher an und sind in der Lage, sich schnell in interne IT-Systeme einzuarbeiten. Sie sind gewandt im Verfassen und Formulieren von Berichten, Protokollen und digitaler Korrespondenz. Sie verfügen über solide Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift. Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, sehen sich aber dennoch als Teil eines Teams und bringen sich entsprechend ein. Sie sind zuverlässig, verfügen über ein freundliches und sicheres Auftreten sowie eine schnelle Auffassungsgabe. Sie haben Kenntnisse im Umgang mit sozialen Netzwerken.