Karrierechancen: Büroassistent*in / Sekretär*in (Rechtemanagement)

Bereich: Verwaltungsdirektion / Hauptabteilung Rechtemanagement und Zentraleinkauf / Abteilung Rechtemanagement I und II

Kennziffer: 1520

Tarifliche Funktion: Sekretär*in

Einsatzort: Mainz

Eintrittsdatum: zum frühestmöglichen Zeitpunkt

Vertragsart: Festanstellung

Arbeitszeitumfang: Voll- oder Teilzeit (38.50 Std.)

Dauer/Befristung: unbefristet

Es sind zwei Stellen zu besetzen – jeweils eine in der Abteilung Rechtemanagement I sowie in der Abteilung Rechtemanagement II.

Sie sind ein Organisationstalent und behalten auch in stressigen Situationen den Überblick? Dann freuen wir uns auf Ihre Unterstützung!

Die Abteilungen Rechtemanagement I und Rechtemanagement II sind in der Hauptabteilung Rechtemanagement und Zentraleinkauf für den Erwerb von Rechten für Programme und Inhalte aus der Chefredaktion, Programmdirektion und Audience sowie für die klassische freie Mitarbeit zuständig und für die Erstellung und Abwicklung aller Produktions- und Dienstverträge aus diesen Bereichen. Zudem verantworten wir die Rechte- und Kostenklärungen, die Abrechnung von Vergütungen, die nicht gewerbliche Programmverwertung und den Programmaustausch mit der ARD.

Wir arbeiten eng mit internen und externen Partner*innen zusammen und legen großen Wert auf eine professionelle Kommunikation und ein kollegiales Miteinander.

Ihre Aufgaben:

• Kommunikationsmanagement: Sie koordinieren die interne und externe Korrespondenz (E-Mail, Telefon, Post) inklusive Vorbereitung von Schreiben / E-Mails für die Abteilungsleitung und eigenständige Erstellung kurzer Antworten.
• Dokumenten- und Datenpflege: Sie pflegen Datenbanken, Ablage- und Disposysteme und sind verantwortlich für die Fristenkontrolle und Wiedervorlage.
• Bestell- und Berechtigungswesen: Sie führen Bestellungen und die Beantragung von Zugriffsberechtigungen für die Abteilungsleitung und das Team durch.
• Termin- und Kalendermanagement: Sie koordinieren interne und externe Besprechungen und sind verantwortlich für die Kalenderpflege.
• Veranstaltungsorganisation: Sie organisieren Termine inklusive Raumplanung sowie die Vorbereitung und Betreuung vor Ort.
• Dienstreiseorganisation: Sie planen Dienstreisen und wickeln diese ab, inklusive Vorbereitung der Reisekostenabrechnung für die Abteilungsleitung und das Team.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung oder durch eine entsprechend gleichwertige Ausbildung oder langjährige Berufserfahrung erworbene Kenntnisse im Assistenz- oder Sekretariatsbereich.
• Sie können sicher und souverän mit MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams) umgehen und sind bereit, sich in interne Systeme einzuarbeiten.
• Sie besitzen Erfahrung mit Copilot oder vergleichbaren KI-Systemen.
• Sie haben mindestens Grundkenntnisse in Englisch.
• Eine selbstständige, strukturierte, verantwortungsbewusste, zügige und vertrauliche Arbeitsweise ist für Sie selbstverständlich.

Freuen Sie sich auf ein engagiertes Team mit flachen Hierarchien und viel Expertise, moderne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, einen digitalen LernCampus und Personalentwicklungsprogramme, mit denen wir die persönliche Weiterentwicklung fördern, attraktive Rahmenbedingungen, wie z. B. eine gerechte Vergütung nach Haustarifvertrag, eine arbeitgeberfinanzierte Altersversorgung und 31 Tage Urlaub sowie Sonderurlaub zu bestimmten Anlässen.

Schwerbehinderte Menschen und ihnen gleichgestellte Menschen im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher persönlicher und fachlicher Qualifikation bevorzugt eingestellt.

Seien auch Sie dabei und bewerben Sie sich bis zum 07.05.2026.